Архівування папок Outlook

У деяких випадках Outlook поміщає повідомлення електронної пошти, завдання та зустрічі старше шести місяців у папку «Архів» — спеціальну папку для елементів, які Outlook вважає застарілими або не варті зберігання. Outlook викликає, надсилаючи ці елементи до папки «Архів», автоархівування. Проте елементи, які архіви Outlook не втрачаються назавжди. Ви можете відвідати їх, відкривши папку «Архів» та її підтеки у списку папок. Outlook автоматично створює папку «Архів» та її підпапки під час першого архівування елементів.

Ви можете вирішувати, як і коли Outlook архівувати елементи. Щоб архівувати елементи, ви встановлюєте набір правил архівування за замовчуванням, які застосовуються до всіх папок, і якщо папка потребує окремої уваги (це означає, що ви не хочете, щоб на неї поширювалися правила архівування за замовчуванням), ви можете встановити спеціальні правила для цього папку. Кожна папка може мати власний набір правил архівування або підлягати правилам за замовчуванням.

Щоб розповісти Outlook, як архівувати старі матеріали, почніть з відображення діалогового вікна автоархівування:

• Встановлення правил архівування за замовчуванням: виберіть «Інструменти» –> «Параметри», а потім у діалоговому вікні «Параметри» виберіть вкладку «Інше». Натисніть кнопку Автоархівувати.

• Встановлення правил для певної папки: або клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть Властивості, або відобразіть папку та виберіть Файл –> Папка –> Властивості для імені папки. Потім у діалоговому вікні «Властивості» виберіть вкладку «Автоархівування». (Оскільки дата не пов’язана з елементами в папці Контакти, ви не можете автоматично архівувати імена та адреси.)

Обговоріть ці параметри, щоб встановити правила архівування за замовчуванням:

• Запускати автоархівування щоразу: введіть число, щоб указати Outlook, як часто архівувати елементи.

• Запрошувати перед запуском архівування: якщо встановити цей прапорець, перед початком архівування ви побачите вікно повідомлення, і ви можете відмовитися від архівування, якщо хочете, вибравши Ні у вікні повідомлення.

• Видалити прострочені елементи (лише папки електронної пошти): установіть цей прапорець, щоб видалити всі повідомлення електронної пошти після закінчення періоду.

• Архівувати або видаляти старі елементи: зніміть цей параметр, якщо ви не хочете архівувати елементи.

• Показати папку архіву в списку папок: виберіть цей параметр, якщо ви хочете зберегти папку архіву в списку папок. Ця папка містить заархівовані елементи.

• Очищення елементів старше: виберіть період часу, після якого потрібно архівувати елементи.

• Перемістити старі елементи до: Натисніть кнопку Огляд і виберіть папку, якщо ви хочете зберегти файл архіву в певному місці.

• Видалити старі елементи назавжди: виберіть цей параметр, якщо ви хочете видалити, а не архівувати старі елементи.

Виберіть один із цих параметрів, щоб встановити правила архівування для певної папки:

• Не архівувати елементи в цій папці: виберіть цей параметр, якщо елементи в папці не варто архівувати.

• Архівуйте елементи в цій папці за допомогою налаштувань за замовчуванням: виберіть цей параметр, щоб відкласти правила архівування за замовчуванням для папки.

• Архівуйте цю папку за допомогою цих налаштувань. Виберіть цей параметр, щоб встановити правила архівування для папки.

• Очищення елементів старше: виберіть період часу, після якого потрібно заархівувати елементи в папці.

• Перемістити старі елементи до: натисніть кнопку «Огляд» і виберіть папку, якщо ви хочете зберегти заархівовані елементи в певному місці.

• Видалити старі елементи назавжди: виберіть цей параметр, якщо ви хочете видалити, а не архівувати, елементи в цій папці.

Періодично стискайте файл, у якому зберігаються дані Outlook, щоб зменшити файл і отримати більше місця на жорсткому диску. Щоб стиснути файл даних Outlook, виконайте такі дії:

1. Виберіть Файл –> Керування файлами даних.

2. Виберіть Особисті папки у діалоговому вікні Файли даних Outlook.

3. Натисніть кнопку Налаштування.

З'явиться діалогове вікно Особиста папка.

4. Виберіть кнопку Compact Now.

Ущільнення файлу Outlook може зайняти деякий час, якщо файл заповнений даними.