Адресні книги Outlook 2013

Outlook 2013 все ще використовує кілька різних адресних книг, які дійсно є частиною Microsoft Exchange Server. Адресні книги мають кілька окремих незалежних списків імен та адрес електронної пошти — це досить заплутано. Microsoft спростила проблему роботи з адресними книгами в Outlook 2002 і новіших версіях, але це не допомагає, якщо ви використовуєте Outlook у великій корпоративній мережі.

Список контактів Outlook (що ви бачите, коли натискаєте кнопку Контакти на панелі навігації) містить усі види особистої інформації, тоді як адресна книга (те, що ви бачите, коли ви натискаєте кнопку Кому в новому повідомленні) зосереджується лише на електронній - поштові адреси.

Адресна книга також може врахувати найдрібніші деталі фактичного надсилання вашого повідомлення людям у вашій корпоративній системі електронної пошти, особливо якщо ця система є Microsoft Exchange Server.

Ось короткий опис вашої безлічі адресних книг:

• Глобальний список адрес: якщо ви використовуєте Outlook у корпоративній мережі, глобальний список адрес, який веде ваш системний адміністратор, зазвичай містить імена та адреси електронної пошти всіх у вашій компанії. Глобальний список адрес дає змогу адресувати повідомлення електронної пошти будь-кому у вашій компанії без необхідності шукати адресу електронної пошти.

• Адресна книга контактів: адресна книга контактів – це адреси електронної пошти зі списку контактів. Outlook автоматично заповнює адресну книгу контактів, щоб ви могли легко додавати людей до повідомлення, яке ви надсилаєте, натискаючи кнопку Кому.

• Додаткові адресні книги: якщо ви створюєте папки для контактів Outlook, ці папки також стають окремими адресними книгами. Ваш системний адміністратор також може створювати додаткові адресні книги, і якщо ви підключите Outlook до таких служб, як LinkedIn, ваші контакти LinkedIn також можуть відображатися як окрема адресна книга.

Якщо вам пощастить, ви ніколи не побачите адресну книгу. Усі адреси всіх людей, яким ви коли-небудь надсилали електронні листи, перераховані в глобальному списку адрес, який підтримує хтось інший, наприклад у корпоративній мережі. За таких обставин Outlook – це мрія.

Більшу частину часу вам не потрібно знати, що таке адресна книга — ви просто введіть ім’я особи, якій ви надсилаєте електронну пошту, у поле «Кому» повідомлення. Outlook перевіряє орфографію імені та подбає про надсилання вашого повідомлення. Ви б поклялися, що у вашому комп’ютері живе крихітний екстрасенс, який знає, що вам потрібно.

Однак якщо ваш дядько Боб не працює у вашій компанії або є постійним клієнтом, сумнівно, що його електронна адреса буде знайдена в глобальному списку адрес.

У менш ніж ідеальних умовах, коли ви намагаєтеся надіслати повідомлення, Outlook або скаржиться, що не знає, як надіслати повідомлення, або не може зрозуміти, про кого ви говорите. Тоді вам доведеться возитися з адресою.

Така ситуація трапляється лише тоді, коли адреси немає в одній з адресних книг або вона не у формі, яку розуміє Outlook. У таких випадках потрібно ввести повну адресу вручну або додати ім’я та адресу одержувача до списку контактів.