Автоматичне оновлення вашого журналу в Outlook 2000

Зоряна дата 2001: у « Зоряному шляху» капітан зоряного корабля « Ентерпрайз» сумлінно робить щоденні записи в журналі капітана. Капітан записує інформацію про планети, які досліджував екіпаж, інопланетян, з якими вони боролися, і дивні явища, які вони спостерігали в глибокому космосі, куди ще ніхто не бував!

Тепер твоя черга. Так само, як і капітан « Ентерпрайза», ви можете записувати свою щоденну взаємодію з дивними істотами в химерних умовах за стресових обставин, навіть якщо дивні істоти перебувають у вашому власному офісі. Журнал Outlook — це журнал вашого капітана.

Безсумнівно, високі гади галактики використовують журнал капітана для страшенно важливих речей, але ваш Журнал служить вам більш безпосередньо. Іноді, коли вам потрібно знайти документ або запис розмови, ви не пам’ятаєте, як ви назвали документ або де ви його зберігали, але пам’ятаєте, коли ви створили або отримали елемент. У цьому випадку ви можете зайти в Журнал і перевірити дату, коли ви пам’ятаєте, що мали справу з предметом, і знайти те, що вам потрібно знати.

Однак, щоб добре використовувати Журнал, вам потрібно його використовувати. Ви можете налаштувати Outlook, щоб робити записи в журналі майже для всього, що ви робите, або ви можете повністю вимкнути журнал і не робити в ньому жодних записів. Якщо ви нічого не вносите в Журнал, ви нічого не отримаєте.

Який найпростіший спосіб зробити записи в журналі? Нічого не робити. Журнал автоматично записує будь-який документ, який ви створюєте, редагуєте або друкуєте в будь-якій програмі Office 2000. Журнал також автоматично відстежує повідомлення електронної пошти, запити на зустрічі та відповіді, а також запити та відповіді на завдання. У майбутньому інші програми, крім пакету Microsoft Office, можуть мати можливість робити записи в журналі, але зараз ця функція обмежена програмами Office 2000.

Є загвоздка: вам потрібно повідомити Outlook, що ви хочете ввімкнути автоматичний запис журналу. На щастя, якщо ви не активували функцію автоматичного запису журналу, Outlook 2000 запитує вас, чи хочете ви вмикати цю функцію кожного разу, коли ви натискаєте піктограму «Журнал».

Щоб увімкнути функцію автоматичного запису журналу, виконайте такі дії:

1. Виберіть Інструменти–>Параметри.

З’явиться діалогове вікно Параметри.

2. Натисніть кнопку Параметри журналу.

З’явиться діалогове вікно «Параметри журналу» (див. малюнок 1) із прапорцями для всіх типів дій, які можна записувати автоматично, та іменами всіх людей, для яких можна автоматично записувати транзакції, наприклад електронну пошту.

Малюнок 1: діалогове вікно Параметри журналу.

3. Натисніть, щоб поставити прапорець у прапорці для тих елементів і файлів, які ви хочете автоматично записати, а також для контактів, про які потрібно записати інформацію.

Список людей у ​​полі «Для цих контактів» такий самий, як і список людей у ​​вашому списку контактів. Ви можете вручну створювати записи в журналі для людей, яких немає у вашому списку контактів.

Коли ви додаєте імена до списку контактів у модулі Контакти, ці імена не налаштовуються для автоматичного запису в Журнал. Вам потрібно або перевірити ім’я в діалоговому вікні «Параметри журналу», або відкрити запис контактів, перейти на вкладку «Журнал» і встановити прапорець «Автоматично записувати записи журналу для цих контактів».

4. Натисніть OK.

Журнал автоматично записує ті елементи та файли, які ви вибрали для названих контактів.