Групування записів у зведених таблицях Excel

Ви можете використовувати зведені таблиці Excel, щоб узагальнити дані про продажі, намагаючись спрогнозувати продажі. Одним із способів точного налаштування підсумку в зведеній таблиці є групування поля рядка або поля стовпця.

Коли ви групуєте поле рядка або стовпця, ви об’єднуєте значення в полі. Наприклад, у вас може бути поле, яке показує дати, коли було здійснено продаж. Зведені таблиці Excel дають змогу групувати окремі дати, як-от 4 вересня і 6 вересня, у тижні, наприклад з 1 по 7 вересня. Або ви можете згрупувати в місяці, квартали чи роки. Все залежить від того, як ви хочете прогнозувати — за тиждень, місяць, квартал, рік. Пам’ятайте про період часу.

Знати, коли групувати записи

Якщо ви виконали дії, описані в попередньому розділі, у вас є зведена таблиця, яка підсумовує дохід, але вона все одно може робити це щодня. Причина в тому, що таблиця, на якій ви створили зведену таблицю, показує дохід за днями. Набагато краще було б підсумовувати дохід за місяцями (чи тижнями, чи кварталами, чи роками). Ось як це зробити.

Зверніть увагу, що базова таблиця має кілька однакових дат. Зведена таблиця об’єднує будь-які ідентичні дати лише в один рядок, додаючи по ходу їх дохід. Однією з речей, яку роблять зведені таблиці, є об’єднання ідентичних значень у таблиці в один і той самий елемент у рядку, стовпці або полі фільтра.

Зведена таблиця об’єднує однакові дати в один рядок.

Але ви не хочете робити прогнози за окремими датами. Це не відповідний період часу. У таких ситуаціях вам потрібно згрупувати окремі дати, які належать до одного місяця, в один рядок зведеної таблиці. Потім також підсумовуються всі доходи за згруповані дати.

Звичайно, ви не обмежуєтесь групуванням за місяцями. Ви можете використовувати семиденні періоди, квартали, роки та інші (наприклад, триденні або десятиденні періоди). Якщо вас турбує час доби, як це стосується онлайн-продажів, ви можете використовувати годину дня як період. Або якщо ваші вихідні дані показують час доби, коли було здійснено продаж, ви можете згрупувати окремі години у 8-годинні зміни.

Створення груп

Почніть з дня як поля рядка, як показано тут.

Ви хочете згрупувати щоденні продажі за місяцями.

Після того, як ви налаштуєте зведену таблицю, групування окремих дат у полі рядка стає простим. Виконайте такі дії:

Клацніть правою кнопкою миші будь-яку з клітинок у стовпці зведеної таблиці з датами — наприклад, клітинку E7 на малюнку.

У контекстному меню виберіть Група.

Виберіть Місяці зі списку в діалоговому вікні Групування. Дивіться наступний малюнок.

Натисніть OK.

Ви можете вкладати періоди, вибравши більше одного фактора групування.

Оскільки ви хочете підсумувати свої доходи за місяцями, ви можете прийняти вибір за умовчанням — місяці. Коли ви натискаєте кнопку OK, зведена таблиця змінюється і виглядає так, як показано тут.

Тепер ви можете побачити загальний дохід за кожен місяць.

Ви завжди повинні знати, як ви збираєтеся вийти. Якщо ви хочете розгрупувати записи, зробіть це:

Клацніть правою кнопкою миші клітинку зі згрупованими записами.
На малюнку це клітинка в області рядка.

У контекстному меню виберіть Розгрупувати.
Тепер поле рядка повернуто до початкового стану.

Якщо ви хочете змінити рівень групування з, скажімо, місяців на квартали, вам не потрібно спочатку розгруповувати. Просто клацніть правою кнопкою миші згруповану клітинку, зніміть вибір Місяці та виберіть Квартали. Потім натисніть OK.

У прогнозуванні групування в зведених таблицях зазвичай відбувається з полями дати. Але ця можливість поширюється на будь-яке числове поле. Ви можете згрупувати відсотки знижки, щоб переглянути розпродажі, у яких ціна була знижена менше ніж на 5%, від 5% до 10%, від 10% до 15% тощо. Або ви можете згрупувати за терміном оренди транспортних засобів.