6 поширених запитів Microsoft Access

Для вашого задоволення та розваги ось шість корисних типів запитів, які ви можете виконувати в Microsoft Access. Access 2019 пропонує кілька інших запитів, але це звичайні запити. Ці запити досить складні. Однак якщо ви вмієте створювати запити, вам пропонується заглянути в довідкову систему в Access, щоб отримати поради щодо запуску типів запитів, які тут не пояснюються.

Microsoft Access 2019: виберіть запит

Виберіть запит стандартний вид запиту. Запит на вибірку збирає інформацію з однієї або кількох таблиць бази даних і відображає інформацію в таблиці. Запит на вибірку — це найпоширеніший запит, основний запит, відправна точка для більшості інших запитів.

Microsoft Access 2019: запит з найвищою цінністю

Запит із найвищим значенням — це простий спосіб дізнатися в полі «Число чи валюта» найвищі чи найнижчі значення. У сітці «Запит» введіть назву поля «Число або валюта», про яке ви хочете дізнатися більше; потім у спадному списку «Сортування» виберіть «За зростанням», щоб оцінити значення від найнижчого до найвищого, або «За спаданням» у спадному списку «Сортування», щоб оцінити значення від найвищого до найнижчого. Нарешті, на вкладці (Інструменти запитів) Дизайн введіть значення в текстове поле Повернення або виберіть значення у спадному списку Повернення:

• Найвищий або найнижчий у відсотках: введіть або виберіть відсоток, щоб знайти, наприклад, найвищі чи найнижчі 25 відсотків значень. Щоб ввести відсоток, після введення введіть знак відсотка (%) і натисніть клавішу Enter.
• Найвищий або найнижчий за номером рейтингу: введіть або виберіть число, щоб знайти, наприклад, десятку чи найнижчу десятку значень. Після введення номера натисніть клавішу Enter.

Це може здатися нерозумним, але щоб побачити найвищі значення, потрібно відсортувати поле, яке ви ранжуєте, у порядку спадання. Наприклад, якщо відсортувати співробітників за кількістю продажів у порядку спадання, працівники з найбільшими продажами з’являться вгорі. Щоб побачити нижні значення, відсортуйте їх у порядку зростання.

Microsoft Access 2019: підсумковий запит

Подібно до запиту з найвищим значенням, підсумковий запит — це спосіб отримати сукупну інформацію про всі дані в полі. У полі, яке зберігає дані про продажі в Кентуккі, наприклад, можна знайти середню суму кожного продажу, загальну суму всіх продажів, загальну кількість усіх продажів та інші дані.

Щоб запустити підсумковий запит, перейдіть на вкладку (Інструменти запитів) Дизайн і натисніть кнопку Підсумки. У сітці запиту з’явиться новий рядок під назвою «Усього». Відкрийте спадний список Всього в полі, вміст якого ви хочете підсумувати, і виберіть функцію.

Зведені функції запиту

Параметри Групувати за, Вираз і Де в розкривному списку Підсумки призначені для включення полів, для яких ви не виконуєте функцію:

• Групувати за: для вибору полів для показу підсумків.
• Вираз: для створення обчислюваного поля.
• Де: для встановлення критеріїв (ви не можете включати поле в запит).

Microsoft Access 2019: запит на обчислення

Запит на обчислення — це запит , у якому обчислення виконуються як частина запиту. Наприклад, ви можете розрахувати податок з продажу проданих товарів або підсумувати числа в двох полях в одному записі. Принадність запиту на обчислення полягає в тому, що дані перераховуються щоразу, коли ви запускаєте запит. Якщо дані, використані для розрахунку, змінюються, змінюється і результат обчислення. Якби ви включили обчислення в таблицю бази даних, вам доведеться самостійно перераховувати дані щоразу, коли одне із значень змінюється. За допомогою запиту на обчислення Access обчислює за вас.

Щоб побудувати запит на обчислення, ви створюєте нове поле в сітці запитів для збереження результатів обчислення; потім введіть назву поля та формулу для розрахунку. Щоб створити запит на обчислення, виконайте такі дії:

Створіть запит, як зазвичай, і не забудьте включити поля, які ви хочете використовувати для розрахунків, до сітки запиту.

У полі Поле порожнього поля введіть назву поля Розрахунок і за ним двокрапку.
На зображенні нижче було введено проміжний підсумок:. Мета нового поля «Проміжний підсумок» — помножити ціну за одиницю на кількість.

: запит на обчислення.

Після двокрапки в квадратних дужках ([]) введіть назву поля, дані якого ви використовуєте для обчислення.

У розрахунку використовуються дані з полів Ціна одиниці та Кількість, тому їх назви відображаються у квадратних дужках: [Ціна одиниці] та [Кількість]. Переконайтеся, що назви полів написані правильно, щоб Access міг їх розпізнати.

Завершіть розрахунок.
Як ви це робите, залежить від того, який тип розрахунку ви робите. На зображенні вище було введено зірочку (*), щоб помножити одне поле на інше. Рівняння перемножує значення в полях Ціна одиниці та Кількість. Ви можете додати дані з двох різних полів, включно з обчислювальними полями, помістивши їх назви в дужки та об’єднавши їх знаком плюс, наприклад: [Підсумок]+[Вартість доставки].

Іноді результати запиту неправильно відформатовані в таблиці. Щоб призначити новий формат полю, створеному для запиту на обчислення, клацніть правою кнопкою миші поле в сітці запиту та виберіть Властивості. З’явиться аркуш властивостей. На вкладці Загальні клацніть спадний список Формат і виберіть правильний формат для нового поля, створеного вручну.

Microsoft Access 2019: видалити запит

Будьте обережні, виконуючи запити на видалення. Видалення запит видаляє запис і не дає вам можливість отримати записи назад , якщо ви передумаєте їх видалення. Однак, якщо його вміло використовувати, запит на видалення є прекрасним способом очищення записів з кількох таблиць бази даних одночасно. Перед виконанням запиту на видалення створіть резервну копію файлу бази даних.

Щоб запустити запит на видалення, почніть новий запит і на вкладці (Інструменти запиту) Дизайн натисніть кнопку Видалити. Потім зробіть так, ніби ви виконуєте запит вибору, але націлюєтеся на записи, які потрібно видалити. Нарешті, натисніть кнопку Виконати, щоб запустити запит.

Ви можете видаляти записи з кількох таблиць, якщо ці таблиці пов’язані, і ви вибрали параметр Каскадне видалення пов’язаних записів у діалоговому вікні «Редагувати зв’язки», коли ви зв’язували таблиці.

Щоб попередньо переглянути записи, які будуть видалені перед виконанням запиту на видалення, перейдіть до перегляду таблиці (натисніть кнопку «Перегляд»). Ці записи ви бачите? Запит на видалення видалить їх, якщо натиснути кнопку Виконати.

Microsoft Access 2019: запит на оновлення

Запит на оновлення — це спосіб отримати доступ до бази даних і оновити записи в кількох різних таблицях одночасно. Запити на оновлення можуть бути безцінними, але, як і запити на видалення, вони можуть мати неприємні наслідки. Створіть резервну копію бази даних перед запуском запиту на оновлення; потім виконайте такі дії, щоб запустити його:

Починаючи з перегляду конструктора, перейдіть на вкладку (Інструменти запитів) Дизайн і натисніть кнопку Оновити.

У полі з даними, які потребують оновлення, введіть текст або значення в рядку Оновити до. Ви навіть можете ввести іншу назву поля в квадратних дужках ([]).

Те, що ви вводите в рядок «Оновити до», замінює те, що вказано в полі зібраних вами записів.

Натисніть кнопку Виконати.
Щоб оновити записи в кількох таблицях, під час пов’язування таблиць у діалоговому вікні «Редагувати зв’язки» потрібно вибрати параметр «Каскадне оновлення пов’язаних полів».