Як інтегрувати Dynamics 365 з електронною поштою Outlook

Microsoft серйозно ставиться до інтеграції між Outlook та іншими його програмами, і Dynamics 365, безумовно, не є винятком. Зрештою, більшість бізнес-користувачів відповідають на електронні листи цілий день. Листи, які ви отримуєте, часто визначають, на яких завданнях ви зосередьтесь.

Ви спілкуєтеся як з колегами, так і з клієнтами, переважно електронною поштою. Отже, якщо ваша система електронної пошти відокремлена від CRM (автоматизація відділу продажів і обслуговування клієнтів) і бек-офісної ERP (фінанси та операції), ви будете перемикатися між відключеними програмами, вирізати та вставляти дані, копітко завантажувати вкладені файли, перегляньте, щоб знайти ці файли, а потім створіть нові вкладені файли. Контакти у вашій системі CRM або ERP потрібно буде вручну додати до ваших контактів електронної пошти, або адреси електронної пошти потрібно буде вирізати та вставляти туди й назад. Зрозуміло, що відсутність тісної інтеграції між вашими критичними програмами фронт-офіс, бек-офіс та електронною поштою є неефективним, схильним до помилок і займає багато часу.

Відповідь Microsoft на інтеграцію електронної пошти Outlook із Dynamics 365 — це програма Dynamics 365 для Outlook. Ця програма, яка є надбудовою Microsoft Office, є найкращою програмою, особливо якщо ви використовуєте Dynamics 365 на мобільних пристроях.

Раніше Microsoft інтегрувала програма під назвою Dynamics 365 for Outlook (стара назва не містить слова app). Старіша програма (іноді її називають клієнтом Dynamics 365 for Outlook) все ще доступна через зворотну сумісність.

Наступні нові функції включені в програму Dynamics 365 для Outlook, але вони відсутні в Dynamics 365 for Outlook:

• Дозволяє одним клацанням миші встановити відповідний запис (іншими словами, зв’язати запис у Dynamics 365, наприклад обліковий запис клієнта, з електронною поштою Outlook).
• Відображає підсумок інформації від Dynamics 365 для одержувачів електронної пошти в Outlook.
• Відображає підсумок щодо запису в електронному листі або зустрічі.
• Сумісний з Outlook Web App.
• Сумісний з Outlook для Mac.
• Сумісний зі смартфонами та планшетами.
• Можливість відстежувати відправлені листи.
• Можливість створювати документи для злиття пошти Word.

На щастя, незалежно від того, яку версію Outlook ви використовуєте, програма Dynamics 365 для Outlook доступна для останніх випусків для всіх цих версій Outlook:

• Outlook для робочого столу
• Outlook Web App (входить до Office 365)
• Outlook Mobile App (для смартфонів і планшетів)

Коли інстальовано програму Dynamics 365 App for Outlook, праворуч від повідомлення електронної пошти з’являється панель Dynamics 365; ця сама панель з’являється щоразу, коли ви налаштовуєте нараду. Одним клацанням миші можна зв’язати повідомлення електронної пошти із записом Dynamics 365, як-от випадок у службі підтримки клієнтів Dynamics 365. Пов’язаний електронний лист автоматично стає діяльністю у справі. Іншими словами, електронна пошта тепер є частиною справи з обслуговуванням клієнтів, і тому її можна побачити в обох програмах. (Зверніть увагу, що тип інтеграції, який дозволяє передавати дані в обох напрямках, називається двонаправленою інтеграцією або синхронізацією .)

Щоб запустити панель Dynamics 365 в Outlook, клацніть піктограму Dynamics 365 — цей стильний логотип, що складається з двох трикутників і однієї трапеції. Ознайомтеся з цим логотипом, оскільки він означає Dynamics 365 Finance and Operations (Enterprise ERP-система) і тому, що він часто з’являється в інших програмах, де доступна інтеграція з Dynamics 365.

Логотип Dynamics 365.

Використовуючи функції, доступні в Dynamics 365 App for Outlook, ви можете

• Переглядайте інформацію про свої контакти та потенційних клієнтів Dynamics 365, коли ви переглядаєте електронні листи, зустрічі чи зустрічі в Outlook.
• Зв’яжіть повідомлення електронної пошти, зустрічі та зустрічі з обліковим записом (клієнтом), можливістю продажу, справою або будь-яким користувацьким об’єктом, який ви створили в Dynamics 365.
• Відкрийте облікові записи Dynamics 365 (клієнти), можливості або справи безпосередньо з Outlook.
• Додавайте дії (іншими словами, телефонні дзвінки, завдання або зустрічі) в Dynamics 365 безпосередньо з Outlook.
• Під час створення електронного листа або зустрічі включіть статті знань та літературу з продажу з Dynamics 365 до електронної пошти або зустрічі Outlook.
• Відстежуйте контакти Outlook безпосередньо в Dynamics 365.

Для використання програми Dynamics 365 для Outlook необхідна синхронізація вхідних листів на стороні сервера з вашою електронною скринькою. Вашому системному адміністратору може знадобитися внести зміни в налаштування електронної пошти для вашої організації. Ці зміни конфігурації стосуються вашої підписки на Exchange Online і профілю сервера електронної пошти для Microsoft Exchange Online, а також встановлення методу синхронізації за замовчуванням. Після того, як все це налаштовано, синхронізація відбувається кожні 5 хвилин. Ця частота автоматично збільшується до кожні 2 хвилини, якщо користувач має багато вхідних повідомлень електронної пошти.

Щоб зв’язати повідомлення електронної пошти з обліковим записом Dynamics 365, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть кнопку Dynamics 365 на панелі електронної пошти.
З’явиться вікно попереднього перегляду.

Клацніть піктограму «Встановити щодо/посилання» (два перекриваються овали, які виглядають як ланки ланцюга).
З’явиться вікно пошуку.

Введіть текст пошуку та натисніть значок лупи.
Під ним з’явиться список облікових записів та інших записів, які відповідають вашим критеріям пошуку. Ви можете обмежити список записів лише обліковими записами, натиснувши кнопку Рахунки, яка знаходиться над списком записів.

Щоб зв’язати електронний лист, клацніть обліковий запис, з яким ви хочете його зв’язати.

Ви також можете відстежувати без урахування, що означає, що електронна пошта відстежується в Dynamics 365, але не пов’язана з певним обліковим записом, контактом чи іншим об’єктом у Dynamics 365. Електронна пошта відображається в Dynamics 365 у вашому списку. відстежуваних електронних листів, але не з’являється у зв’язку з переглядом певного запису.

Терміни, що використовуються корпорацією Майкрософт для опису цієї функції, відстежуються, пов’язуються та встановлюються. Ці три терміни використовуються досить взаємозамінно для опису електронних листів, інтегрованих між Outlook і Dynamics 365.

Корисною функцією програми Dynamics 365 для Outlook є можливість автоматичного додавання контакту або посилання на систему Dynamics 365 Customer Engagement (іншими словами, CRM) на основі отриманого вами електронного листа. Це заощаджує натискання клавіш, уникаючи необхідності перемикатися між додатками, вирізати та вставляти дані або, що ще гірше, повторювати одні й ті самі дані кілька разів.

Щоб додати контакт до Dynamics 365 від одержувача електронної пошти в Outlook за допомогою програми Dynamics 365 для Outlook, виконайте такі дії:

На панелі Dynamics 365, що з’являється в Outlook, клацніть знак плюс (+).
У меню, що з’явиться, ви можете вибрати між контактом або потенційним клієнтом.

Виберіть контакт.
Контакт додається до програми Dynamics 365 Customer Engagement.

Ви можете створити завдання, зустріч або телефонний дзвінок на панелі Dynamics 365. Іншими словами, вам не потрібно переміщатися, перемикати чи перемикати програми. Панель Dynamics 365 вбудована безпосередньо в Outlook; це частина Outlook, але ви додаєте нові записи в Dynamics 365 CRM. (Це глибока інтеграція.)

Щоб додати нагадування про телефонний дзвінок з Outlook до Dynamics 365 Customer Engagement (CRM) за допомогою панелі Dynamics 365 програми Dynamics 365 App for Outlook, виконайте такі дії:

Відкрийте повідомлення електронної пошти в Outlook, як зазвичай.

Клацніть піктограму Dynamics 365.
Панель Dynamics 365 з’являється в Outlook праворуч від вікна.

Відстежуйте електронну пошту (якщо вона ще не відстежується).

Установіть Відносно, щоб зв’язати електронний лист із певним контактом у Dynamics 365.

Клацніть синій знак «плюс» у колі, розташованому в нижньому правому куті вікна «Відносно контакту».

З’явиться спадне меню, у якому перелічено варіанти Завдання, Зустріч і Телефонний дзвінок.

Виберіть Телефонний дзвінок.
З'явиться вікно Створити телефонний дзвінок.

Встановіть пріоритет і термін виконання.
Ці поля є необов’язковими. Перед обов’язковими полями стоїть червона зірочка.

Термін виконання включає час, тому обов’язково встановіть час дня, коли ви плануєте зателефонувати цьому контакту, якщо певний час було заздалегідь домовлено.

Поле Тема, яке є обов’язковим, автоматично заповнюється темою повідомлення електронної пошти за замовчуванням.

Ви можете перезаписати тему.

Виклик від і виклик автоматично заповнюється вашим ім’ям користувача (Дзвінок від) та ім’ям контакту (Дзвінок кому).

Натисніть кнопку Зберегти.
З’являється повідомлення (зеленого кольору), що повідомляє, що телефонний дзвінок створено успішно. Телефонний дзвінок буде пов’язано з контактом у Dynamics 365, і ви отримаєте нагадування в Dynamics 365, щоб слідкувати та здійснити телефонний дзвінок у визначену дату в призначений час.