Як працює Access 2019 і як ви з ним працюєте

Коли ви подивитеся на всі програми в Microsoft Office 2019 — Word, Excel, PowerPoint, Outlook і, звісно, ​​Access — ви побачите деякі функції, узгоджені в усьому пакеті. Access має кілька спільних функцій з іншими програмами пакету Microsoft Office. Ви знайдете ті самі кнопки на кількох вкладках, а панель швидкого доступу з’являється у всіх програмах.

Якщо ви вже знаєте, як відкривати, зберігати та друкувати, скажімо, у Word, ви, ймовірно, готові робити те ж саме в Access без будь-яких труднощів.

Щоб переконатися, що ви повністю готові до Access, ось перегляньте основні процедури, які можуть дати вам міцну основу, на якій можна будувати.

Як відкрити Access

Доступ відкривається одним із кількох способів. Тож, як ресторан із дуже повним меню, деяким людям сподобається весь вибір, а інші скажуть: «Я не можу визначитися! Просто надто багато варіантів на вибір!»

Тепер ви зіткнетеся з ситуаціями, коли один із способів є вражаюче кращим вибором, і це буде найкращим. Але що, якщо ви ніколи про це не чули? Ви намагатиметеся знайти мій номер телефону (я не в списку — ха!), щоб ви могли дати мені частину свого розуму. Отже, щоб ознайомити вас з усіма вашими виборами (тоб ви будете готові до будь-якої ситуації), ось усі способи, якими ви можете відкрити Access:

• Користувачі Windows 8.1 можуть використовувати будь-який із кількох методів для запуску програми — клацніть у нижньому лівому куті екрана, щоб відобразити значок «Пуск», натисніть клавішу Windows на клавіатурі або, якщо у вас є сенсорний екран, натисніть кнопку «Пуск». Коли з’явиться початковий екран, торкніться плитки програми Access.

Якщо ви нещодавно використовували Access, ви побачите його в списку зліва в меню «Пуск». Просто виберіть Пуск→ Microsoft Access 2019, і відкриється Access.

• Двічі клацніть будь-який існуючий файл бази даних Access на робочому столі або в папці (як показано). Доступ відкривається автоматично.

Двічі клацніть файл бази даних Access, і Access відкриється.

Хороші новини: Access 2019 відкриє файли бази даних, які ви створили в попередніх версіях Access, і має підтримувати будь-які функції, які використовуються в цих файлах бази даних. Усі ваші таблиці мають відкриватися належним чином, а звіти, форми та запити також мають працювати нормально.

• Якщо якась корисна людина додала Access до панелі інструментів швидкого запуску (на панелі завдань), ви можете клацнути піктограму Access 2019 (вона виглядає як A на обкладинці книги), і готово. Доступ відкривається для вас тут же.

Як вибрати початкову точку в Access

Отже, Access відкритий, і (якщо ви відкрили його з меню «Пуск» або з частини швидкого запуску на панелі завдань) ви дивитеся на інтерфейс Access. Ви можете побачити функції, цілі яких ускользнуть від вас або які ви ще не знаєте, як використовувати.

Подивіться, як Access пропонує вам розпочати роботу з вашою базою даних, будь то існуюча, яка потребує роботи, або нова, яку ви вже запланували та готові до роботи.

Відкриття існуючої бази даних

Ну, це найпростіше. Якщо база даних уже існує, її можна відкрити, перейшовши на вкладку «Файл» (у верхньому лівому куті робочої області) та вибравши «Відкрити» зі списку команд, що з’явиться. Як показано тут, відкриється панель, яка відображає типи файлів, які ви можете відкривати (праворуч від довгої червоної панелі «Файл»), а також бази даних, які ви нещодавно використовували. Клацніть слово « Останні» у списку ліворуч, а потім клацніть базу даних у списку «Останні», і воно відкриється з переліком поточних таблиць, запитів, звітів і форм у крайній лівій частині вікна.

Виберіть нещодавно використану базу даних зі списку Останні праворуч.

Коли база даних відкриється, ви можете відкрити та переглянути її різні частини, просто двічі клацнувши їх на крайній лівій панелі; те, що ви відкриєте, з’являється в головній, центральній частині вікна. На наступному малюнку показаний приклад: таблиця, готова до редагування.

Існуюча таблиця, готова до додаткових записів.

Відкривши таблицю, можна почати вводити або редагувати записи. Якщо ви хочете повозитися з будь-якими наявними запитами, ви також можете відкрити їх, просто клацнувши їх у списку зліва на робочій області.

Запуск нової бази даних з нуля

Отже, у вас немає бази даних для відкриття, еге ж? Ну, нехай це вас не зупиняє. Щоб почати новий, все, що вам потрібно зробити, це відкрити Access.

Файл бази даних містить усі компоненти бази даних. Все, що пов’язано з даними, є частиною бази даних, включаючи:

• Усі таблиці, які містять ваші дані
• Запити, які допомагають шукати та використовувати дані
• Звіти, які показують, що таке ваші дані та що вони означають
• Форми, які дозволяють людям переглядати, вводити та редагувати дані

Після відкриття Access клацніть команду Нова на вкладці Файл (якщо це ще не активна команда). На дисплеї, що відобразиться, ви можете натиснути кнопку Пуста база даних робочого столу (показано тут), щоб почати.

Натисніть кнопку Пуста база даних робочого столу в групі Створити.

Далі введіть назву своїй базі даних (перегляньте діалогове вікно, яке з’явиться на малюнку нижче) і натисніть кнопку Створити.

Назвіть свою базу даних щось, що замінить загальний DatabaseX.accdb.

X у підписі означає число; Access призначає послідовні номери іменам за замовчуванням. На малюнку показано 1, додане до імені файлу.

Якщо це ваша абсолютна перша база даних у новій інсталяції Access, на цій панелі буде запропонована назва файлу Database1. Зауважте, що вам не потрібно вводити тут розширення файлу; Access додасть правильний для вас.

Що це за маленька жовта папка у діалоговому вікні, де ви назвали свою нову базу даних? Він дозволяє вибрати папку (окрім папки Документи за замовчуванням у Windows 8/8.1), в яку можна зберегти свою базу даних. Клацніть піктограму папки після введення імені для вашої бази даних, а потім скористайтеся діалоговим вікном «Файл Нова база даних», щоб вибрати розташування — наявну підтеку в Документах, робочий стіл, мережевий диск (якщо ви перебуваєте в мережі, скажіть на ваш офіс) або ваш Office 365 OneDrive. Діалогове вікно виглядає дуже знайомим кожному, хто використовував будь-яку програму Windows, тому це не буде для вас новою територією.

На цьому етапі, коли ваша нова база даних відкрита, ви можете почати вводити записи в свою першу таблицю або почати називати свої поля та налаштовувати їх. Назви полів розміщуються в самому верхньому рядку (поле ідентифікатора вже створено, за замовчуванням у новій таблиці), а мітка «Натисніть, щоб додати» знаходиться у верхній частині стовпця з активною коміркою. Якщо ви вирішите зберегти таблицю зараз (клацніть правою кнопкою миші вкладку Таблиця1 і виберіть Зберегти), ви можете назвати свою таблицю чимось більш корисним, ніж Таблиця1.

Починаючи з шаблону

Access надає шаблони (підготовлені файли, які працюють як інструменти для вирізання файлів cookie бази даних) для потреб вашої нової бази даних. Ви знайдете набір піктограм шаблонів на тій самій панелі «Нова», де ми щойно вибрали порожню базу даних робочого столу. Як показано, ви можете вибрати категорію шаблонів, клацнувши будь-яке зі слів у вікні пошуку онлайн-шаблони, і здійснити пошук шаблонів у цій категорії в Інтернеті.

Перегляньте шаблони бази даних для вибраної категорії.

Після завершення онлайн-пошуку (якщо ви в цей момент ви перебуваєте в мережі), з’явиться серія великих кнопок, по одній для кожного знайденого шаблону, який відповідає вашому пошуку. Зауважте, що праворуч з’являється більший список категорій, який буде використовуватися, якщо ви хочете знову шукати іншу категорію шаблонів.