10 незвичайних порад щодо Microsoft Access 2019

Технічні експерти — люди, які знають Microsoft Access 2019 всередині і зовні — можуть бути трохи лякають, але вони важливі — і вони (ми?) жодним чином не збираються залякати. Вони важливі для пересічних користувачів Access, оскільки вони надають безцінні поради, і вони важливі для самого Access, оскільки вони сприяють тому, як Microsoft постійно вдосконалює свої продукти. Ці чоловіки та жінки – це люди, які тестують продукти Office перед тим, як нові версії будуть випущені для громадськості, і саме вони пишуть книги, щоб допомогти користувачам усіх рівнів максимально використовувати програмне забезпечення.

Таким чином, люди, які розробляють бази даних для життя, є важливим ресурсом для пересічного користувача, для «досвідченого користувача», а також для виробника програмного забезпечення. Ось добірка кількох найкращих порад, зібраних із довгого списку експертів Access. Знаючи, що вони пропонують пропозиції для нових користувачів, вони запропонували поради, які відповідають вашим потребам і допоможуть вам дійсно впевнено та ефективно використовувати Access. До того часу, коли ви закінчите, ви приділите свої зусилля належному плану та організації — і ви матимете чіткі плани щодо розвитку та використання баз даних, створених за допомогою Access.

Отже, ось мудра порада — у десять швидких укусів.

Задокументуйте все так, ніби одного дня вас допитає ФБР

Не економте на час, витрачений на документування вашої бази даних. Чому? Бо потім будеш радий, що не поскупився. Ви будете мати всі свої плани, вашу загальну інформацію та всі свої ідеї — ті, які ви реалізували, і ті, які залишилися на креслярській дошці — готові наступного разу, коли вам потрібно буде створити базу даних. Ви також матимете на них посилання, коли або якщо щось піде не так з вашою поточною базою даних. Ви випадково видалили збережений запит? Без проблем. Зверніться до своєї документації. Забули, як ваші таблиці пов’язані? Перевірте документацію та відновіть відносини. Потрібно комусь пояснити, чому або як ви щось налаштували? Зверніться до своїх нотаток і вразіть їх своєю передбачливістю та уважним розглядом.

Отже, що має включати цей чудовий документ? Ну, все. Але ось список для початку:

• Загальна інформація про базу даних:
  • Розташування файлів/даних (із певними мережевими шляхами або URL-адресами в Інтернеті)
  • Пояснення, що робить база даних
  • Інформація про те, як це працює
• Макети столів:
  • Включіть назви полів, розміри, вміст і зразки вмісту.
  • Якщо деякі дані надходять з езотеричних або тимчасових джерел (скажімо, дані кредитної картки, які ви завантажуєте щомісяця в Інтернеті), зазначте цей факт у документації.
• Резюме звітів:
  • Назви звітів
  • Роз'яснення інформації до звіту

Якщо вам потрібно виконати деякі запити перед створенням звіту, документуйте процес. (Ще краще, зверніться до дружнього ботаніка, який допоможе вам автоматизувати роботу.)

• Запити та логіка: для кожного запиту надайте детальне пояснення того, як запит працює, особливо якщо він включає кілька таблиць або джерел даних за межами Access (наприклад, таблиці SQL або інші великі області зберігання інформації).
• Дайте відповідь на запитання «Чому?»: документуючи свою базу даних, зосередьтеся на тому, чому ваш дизайн працює так, як він працює. Чому в запитах використовуються саме ті таблиці? Звичайно, якщо ви працюєте в корпоративному середовищі, ви можете не знати, чому система працює так, як вона працює, але ніколи не завадить запитати.
• Деталі аварійного відновлення:
  • Процес резервного копіювання та розклад
  • Якщо резервні копії розташовані (ви будете робити резервні копії, НЕ так?) І як відновити з резервної копії файлу
  • Що робити, якщо база даних перестає працювати

Якщо ваша база даних виконує важливу організаційну функцію — наприклад, облік, інвентаризацію, керування контактами або введення замовлень — переконайтеся, що введено ручний процес, щоб підтримувати роботу організації, якщо база даних не працює — і не забудьте задокументувати цей процес!

Якщо вам потрібна допомога з будь-яким із цих пунктів, запитайте когось! Незалежно від того, чи позичите ви когось із відділу інформаційних технологій чи орендуєте комп’ютерного фанатів, отримайте необхідну допомогу. Ставтеся до своєї документації як до страховки — жодна організація не може працювати без неї.

Кожні 6–12 місяців перевіряйте свою документацію, щоб дізнатися, чи потрібні оновлення. Документація корисна лише в тому випадку, якщо вона оновлена ​​і якщо хтось інший, крім вас, може її зрозуміти. Так само переконайтеся, що ви (або ваші колеги в офісі) знаєте, де знаходиться документація. Якщо у вас є електронна версія, створіть її резервну копію та роздруківку — це ви будете раді, якщо ви або хтось інший спробуєте переробити частини вашої бази даних за допомогою функції «Частини програми».

Зробіть поля бази даних Access якомога меншими

Під час створення таблиць зробіть текстові поля відповідних розмірів для даних, які ви в них зберігаєте. За замовчуванням Access налаштовує текстові поля (відомі як короткий текст) так, щоб вони містили 255 символів — досить щедрий параметр, особливо якщо поле містить мізерні дволітерні скорочення стану.

Сто або більше додаткових пробілів — які не використовуються в більшості текстових полів — не здавалося б, щоб втратити сон, але помножте цей простір на таблицю зі 100 000 адресами клієнтів, і ви отримаєте багато мегабайт пам’яті. місця, які дуже зайняті, не тримаючи нічого.

Налаштуйте розмір поля за допомогою параметра «Розмір поля» на вкладці «Загальні» в поданні «Дизайн».

Використовуйте числові поля для дійсних чисел у базах даних Access

Використовуйте числові поля для чисел, які використовуються в обчисленнях , а не для тексту, який видає себе за число. Програмні програми сприймають величезну різницю між поштовим індексом 47999 і числом 47 999. Програма розглядає поштовий індекс як серію символів, усі вони є цифрами, але число розглядається як фактичне число, яке ви можете використовувати для математики та інших цікавих числових речей. Інша причина, чому поштовий індекс не є числом? Якщо ви перебуваєте в США і ваш поштовий індекс починається з нуля, програма відрізає нуль на початку й зберігає лише ненульові цифри в полі – 01234 стає 1234. Недобре!

Вибираючи тип для нового поля з числами, поставте собі просте запитання: чи збираєтеся ви коли-небудь робити обчислення або робити щось, пов’язане з математикою з цим полем?

• Якщо ви будете обчислювати за допомогою поля, використовуйте тип Число .
• Якщо ви не будете обчислювати за допомогою поля, збережіть поле як короткий текст .

Перевірте свої дані Access

Перевірка може допомогти запобігти потраплянню поганих даних до ваших таблиць. Перевірки легко зробити, швидко налаштувати та завжди пильними (навіть коли ви настільки втомлені, що не можете бачити чітко). Якщо ви не використовуєте перевірки для захисту цілісності своєї бази даних, вам справді варто почати.

Використовуйте зрозумілі назви в Access, щоб все було просто

Створюючи таблицю або базу даних, подумайте про файл бази даних, поля та імена таблиць, які ви використовуєте:

• Ви пам’ятаєте, що означають ці імена через три місяці? Через шість місяців?
• Чи достатньо інтуїтивно зрозумілі назви, щоб хтось інший міг подивитися на таблицю і зрозуміти, що вона робить, довго після того, як ви перейшли до більших і кращих речей?

Це стає ще важливішим, коли ви починаєте використовувати інструменти для розміщення ваших таблиць і баз даних Access в Інтернеті та спільного доступу до них через SharePoint — потенційно ви залучаєте мільйони користувачів «за стіл». Крім того, за допомогою функції Application Parts компоненти ваших баз даних можна переробити, щоб пришвидшити створення нової бази даних. Ви ж не хочете, щоб таємничі назви частин вашої бази даних поширювалися на нову базу даних — щоб створювати там кошмарні таємниці — чи не так?

Видаляйте значення полів Access з великою обережністю

Кожного разу, коли ви видаляєте значення полів із таблиці, переконайтеся, що ви вбиваєте значення в правильному записі — перевірте ще раз, а потім, лише коли ви впевнені, видаліть оригінал. Навіть тоді ви все одно можете швидко натиснути Ctrl+Z і відновити порушений елемент за умови скасування відразу після виявлення помилки.

Навіщо всі перевірки та повторні перевірки? Оскільки після того, як ви видалите значення поля та робите що-небудь ще в таблиці, Access повністю забуде про ваше старе значення. Його немає, ніби його ніколи не було. Якщо ви видалите запис із таблиці, запис справді зникне, оскільки для всього запису немає можливості скасувати. Якщо цей запис був важливим, і у вас не було поточного файлу резервної копії, коли запис зник, вам не пощастило. Вибачте!

Резервне копіювання, резервне копіювання, резервне копіювання ваших баз даних Access

Я це достатньо чітко сказав? Завжди зберігайте резервну копію своєї роботи! Поточна резервна копія ваших даних нічим не замінить, особливо якщо ці дані є життєво важливими для вашого особистого чи професійного життя. Ефективні стратегії часто включають збереження резервних копій в іншому місці на випадок, якщо катастрофа знищить ваш офіс, будь то в іншому офісі або в хмарі.

Якщо ви думаєте, що вам ніколи раніше не потрібна була резервна копія, то навіщо турбуватися, подумайте про повені. Згадайте, як ведучі новин кажуть, що підводний район ніколи раніше не затоплювався. Зобразіть життя людей, що пливуть по вулиці. Незалежно від того, чи зіткнулися ви зі справжньою катастрофою масштабів урагану, пожежею чи жорстким диском вашого комп’ютера, який вирішив загинути (і це трапляється, навіть якщо цього ніколи з вами не траплялося), ви будете набагато щасливішими, якщо резервну копію вашої бази даних.

Подумайте, подумайте і подумайте ще раз, перш ніж виконувати дії в Access

Ви знаєте гасло столяра: «Двічі відміряй, один раз відріж»? Те ж саме можна сказати і про мислення, коли справа доходить до вашої бази даних. Не просто думайте про щось, дійдіть швидкого висновку, а потім пориньте. Зачекайте, подумайте ще раз, а потім, можливо, подумайте про це втретє. Потім зробіть висновок і почніть діяти. Завдяки всій потужності, яку надає вам Access, у поєднанні з можливістю зберігати тисячі й тисячі записів у вашій базі даних, відносно проста помилка може коштувати досить дорого через потенційні наслідки в частині втрати даних або «невідмінних» дій. помилково.

Будьте організовані й організовані, працюючи в Access

Незважаючи на те, що пропозиції організуватися та зробити все просто, можуть здатися суперечливими, ці дві поради дійсно доречні. Дотримання простих речей часто може бути способом уникнути потреби у великій організації після факту. Хоча вам, напевно, набридло чути, як батьки нагадують, що «все є місце, і все на своєму місці» (або якщо вони були менш поетичні, « Прибери свою кімнату!!! »), вони мали рацію.

Якщо ви будете впорядковувати свою базу даних, ви заощадите свій час і горе. Добре сплановану, добре організовану таблицю буде легше робити запити, звітувати та включати у форму. Він також буде сортувати та фільтрувати, як блискавка.

Так, ви можете бути занадто організованими. Насправді, надмірна організація – це дуже легко. Заспокойте своє бажання організовувати, розвиваючи іншу пристрасть: працювати з мінімальною кількістю кроків. Обмежте кількість використовуваних папок і вкладених папок — максимум п’яти рівнів папок більш ніж достатньо для будь-кого. Якщо ви виходите за межі п’яти рівнів, ваша організація починає стикатися з вашою продуктивністю (і нікому не подобається втрата продуктивності, найменше люди, які придумують ці безглузді маленькі гасла для корпоративних плакатів про гарне самопочуття).

Не соромно звернутися за допомогою Access Help

Якщо у вас з чимось проблеми, проковтніть своє его і попросіть допомоги. Сказати «я не знаю» — а потім спробувати дізнатися про те, чого ви ще не знаєте — не соромно. Це правило особливо важливо, коли ви керуєтеся тисячами записів у базі даних. Маленькі помилки швидко збільшують і перетворюють маленьку проблему на величезну кризу. Попросіть допомоги, перш ніж ситуація стане жахливою.