10 порад щодо використання поштового модуля Outlook 2019

Налаштуйте стовпці та панелі. Стовпці в папці "Вхідні" та в інших місцях пошти можна налаштувати. Щоб розширити стовпець, розмістіть покажчик миші між двома заголовками стовпців і перетягніть, щоб змінити ширину заголовка ліворуч. Ви також можете налаштувати відносні розміри панелі навігації, списку розсилки та панелей читання; просто наведіть вказівник миші на роздільник між панелями та перетягніть.

Виберіть, які стовпці відображатимуться. Ви можете налаштувати стовпці, які відображатимуться у ваших поштових папках. На вкладці «Вид» клацніть «Додати стовпці», щоб відкрити діалогове вікно «Показати стовпці» та додати або видалити з нього стовпці.

Відкрийте повідомлення у окремому вікні. Іноді добре читати повідомлення на панелі читання, але іноді ви можете побачити повідомлення на більшому просторі. Двічі клацніть повідомлення, щоб відкрити його в новому вікні, або виберіть його, а потім на вкладці Перегляд натисніть кнопку Відкрити в новому вікні.

Закрийте всі відкриті елементи. Ось ярлик, коли у вас одночасно відкрито багато різних повідомлень або інших елементів. Щоб закрити їх усі одним махом, на вкладці Перегляд натисніть Закрити всі елементи.

Групуйте повідомлення за розмовами. Якщо було багато прямих повідомлень на тему, ви можете легко побачити всі пов’язані повідомлення одночасно. На вкладці «Перегляд» установіть прапорець «Показати як бесіди» та клацніть «Ця папка». Потім скористайтеся спадним меню кнопки Налаштування розмов, щоб точно налаштувати вигляд ланцюжків розмов.

Доступ до розширених налаштувань перегляду. Існує більше способів налаштувати вигляд модуля Mail, ніж ви могли собі уявити. Щоб отримати до них доступ, на вкладці «Вид» відкрийте галерею групи «Аранжування» і виберіть у її меню пункт «Налаштування перегляду». Відкриється діалогове вікно Додаткові параметри перегляду. Звідси ви можете отримати доступ до стовпців, груп, фільтрації сортування, умовного форматування тощо.

Виберіть улюблені папки. Щоб ярлик папки відображався в області «Вибране» у верхній частині панелі навігації в модулі «Пошта», перетягніть його туди з нижньої частини панелі навігації. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші папку та вибрати Показати у вибраному.

Фільтр електронної пошти. Чи пробували ви коли-небудь переглядати папку "Вхідні" в пошуках повідомлень певної позначки чи категорії або з вкладеннями? На вкладці «Головна» ви можете натиснути «Фільтрувати електронну пошту», а потім вибрати критерій, за яким потрібно швидко фільтрувати. Наприклад, якщо вибрати Вкладення, відображаються лише повідомлення, які містять вкладені файли. Ви також можете відфільтрувати, ввівши пошукове слово або фразу в поле Пошук у поточній поштовій скриньці над списком розсилки.

Відповідайте на запити на доставку або читайте квитанції. Деякі повідомлення приходять із запитом на підтвердження того, що ви їх отримали або прочитали. Деякі люди вважають це корисним; інші вважають це нав'язливим або грубим. Ви можете налаштувати свої переваги щодо того, що станеться, коли ви отримаєте такий запит. Виберіть «Файл», «Параметри», натисніть «Пошта» та прокрутіть униз до розділу «Відстеження». У розділі «Для будь-якого отриманого повідомлення, яке містить запит на підтвердження прочитання», виберіть потрібний параметр: Завжди надсилати сповіщення про прочитання, ніколи не надсилати його або запитувати щоразу.

Використовуйте канцелярські товари. Функція «Канцелярські товари» в Outlook не дуже підходить для бізнесу, оскільки вона додає непотрібну графіку до повідомлення, а більшість ділових людей вважає це непрофесійним. Але для особистого використання він може додати веселощів, химерності. Виберіть «Файл», «Параметри» та натисніть «Пошта». Клацніть «Канцелярські товари та шрифти», а потім налаштуйте свої канцелярські приладдя в діалоговому вікні «Підписи та канцелярські товари». Спробуйте натиснути кнопку Тема, щоб почати з теми. Після налаштування теми, створюючи нове повідомлення, переконайтеся, що на вкладці Формат тексту вибрано HTML, оскільки канцелярські приладдя працюють лише з повідомленнями у форматі HTML.