Як надати доступ до книг Excel 2019, збережених у вашому OneDrive

Щоб надати доступ до книг Excel 2019 із OneDrive, виконайте такі дії:

Відкрийте файл книги, до якого потрібно поділитися, в Excel 2019, а потім натисніть кнопку «Поділитися» у крайньому правому куті рядка зі стрічкою. Якщо ви ще не зберегли книгу на OneDrive, з’явиться діалогове вікно «Спільний доступ» із запрошенням завантажити файл книги в OneDrive. Після натискання кнопки OneDrive і завантаження файлу в хмару діалогове вікно «Надіслати» змінюється на діалогове вікно «Надіслати посилання» (подібне до показаного на малюнку), де ви вказуєте людей, з якими надавати спільний доступ до файлу.

Почніть вводити ім’я або адресу електронної пошти першої особи, з якою ви хочете надати спільний доступ до книги, у текстове поле з точкою вставки. Коли Excel знайде відповідність імені людини у вашій адресній книзі Outlook або підтвердить введену адресу електронної пошти, натисніть кнопку під цим текстовим полем, щоб додати цього одержувача.

(Необов’язково) Натисніть кнопку спадного меню Будь-хто з цим посиланням може редагувати, щоб відкрити діалогове вікно Параметри посилання, де ви можете змінити людей, для яких працює посилання, заборонити права редагування тим, з ким ви надаєте спільний доступ до файлу, та/або встановити термін дії, після якого посилання більше не працює, перш ніж натиснути кнопку Застосувати.

За замовчуванням Excel 2019 створює посилання для спільного доступу, яке дає змогу кожному, хто має доступ до файлу книги, отримати онлайн-доступ до файлу, навіть якщо вони не ввійшли в Office 365 або OneDrive.

• Щоб обмежити доступ лише для співробітників у вашій компанії, які ввійшли в Office 365, клацніть параметр Люди в < організації > (де організація — це назва вашої компанії, як у People in Mind Over Media — назва моєї компанії).
• Щоб обмежити спільний доступ до файлів лише тим, кому ви раніше надали доступ до файлу книги або папки на вашому сайті SharePoint, виберіть параметр Люди з наявним доступом.
• Щоб створити посилання для спільного доступу, яке можуть використовувати лише певні люди, клацніть параметр Конкретні люди, перш ніж натиснути кнопку Застосувати.

Потім у діалоговому вікні «Надіслати посилання» клацніть три крапки (…) праворуч від заголовка «Надіслати посилання» та клацніть «Керувати доступом» у спадному меню, щоб відкрити діалогове вікно «Дозволи», де ви вибираєте імена людей, з якими потрібно поділитися. файл книги, перш ніж натиснути кнопку зі стрілкою назад, щоб повернутися до діалогового вікна Надіслати посилання.

За замовчуванням Excel дозволяє людям, з якими ви надаєте спільний доступ до своїх книг, вносити зміни до книги, які автоматично зберігаються в OneDrive. Якщо ви хочете обмежити одержувачів переглядати дані, не маючи можливості вносити зміни, обов’язково встановіть прапорець «Дозволити редагування», щоб зняти його, перш ніж натиснути «Застосувати».

Якщо ви бажаєте встановити дату закінчення терміну дії, після якої посилання для спільного доступу більше не діє, натисніть кнопку «Встановити дату закінчення терміну дії», щоб відкрити спливаюче вікно календаря, де ви вибираєте дату закінчення, клацнувши її в календарі. Вибравши дату закінчення терміну дії, клацніть десь у діалоговому вікні, щоб закрити спливаюче вікно, і введіть дату в діалоговому вікні «Параметри посилання».

5. (Необов’язково) Клацніть текстове поле «Додати повідомлення» та введіть будь-яке особисте повідомлення, яке ви хочете включити в електронний лист із загальним запрошенням надати доступ до файлу.

За замовчуванням Excel створює загальне запрошення.

6. Після додавання всіх одержувачів, з якими ви бажаєте надати доступ до файлу книги таким чином, натисніть кнопку Надіслати на панелі Надіслати посилання.

Щойно ви натиснете цю кнопку «Поділитися», Excel надсилає електронною поштою запрошення надати доступ до книги кожному з одержувачів.

Усі люди, з якими ви надаєте спільний доступ до книги, отримують повідомлення електронної пошти, що містить гіперпосилання на книгу на вашому OneDrive. Коли вони переходять за цим посиланням (і входять на сайт, якщо це потрібно), копія книги відкривається на новій сторінці у веб-переглядачі за замовчуванням за допомогою веб-програми Excel Online. Якщо ви надали користувачеві дозвіл редагувати файл, веб-програма містить кнопку спадного меню «Редагувати книгу».

Коли колеги, з якими ви надали спільний доступ до книги, натискають цю кнопку в Excel Online, вони мають вибір між варіантом «Редагувати в Excel» або «Редагувати в Excel Online» зі спадного меню. Коли користувач вибирає Редагувати в Excel, книга завантажується та відкривається у його версії Excel. Коли користувач вибирає «Редагувати в Excel Online», браузер відкриває книгу в новій версії Excel Online, яка містить вкладки «Домашня сторінка», «Вставка», «Дані», «Огляд» і «Перегляд», кожна з яких має більш обмежений набір параметрів команд, ніж Excel 2019, який ви можете використовувати для внесення будь-яких необхідних змін і які автоматично зберігаються в книзі на OneDrive, коли ви закриваєте Excel Online.

Під час спільного доступу до книги за умовчанням будь-хто може редагувати, усі зміни, внесені людьми, з якими ви надали спільний доступ до книги, автоматично зберігаються за допомогою функції автозбереження. Якщо ви відкрили книгу в Excel 2019 на вашому комп’ютері з тим самим аркушем, їх зміни автоматично з’являться на вашому робочому аркуші (у режимі реального часу, який забезпечує швидкість вашого доступу до Інтернету). Аналогічно, усі зміни редагування, які ви вносите до книги в Excel 2019, автоматично оновлюються в їхніх книгах у Excel Online. Microsoft називає цей процес співавторством.

Якщо сумнівна зміна редагування з’являється у вашому робочому аркуші під час співавторства з колегою, додайте коментар до комірки, що містить запитане редагування (Перегляд–>Новий коментар), який повідомляє про ваші застереження щодо внесених ними змін. Потім над коміркою, де ви зробили коментар, на робочому аркуші користувача в Excel Online з’явиться невелика кулька. Коли колега натискає цю спливаючу кульку, Excel Online відображає текст вашого коментаря, який ставить під сумнів його редагування в області завдань Коментарі. Потім вони можуть відповісти на ваші бронювання, ввівши пояснення щодо зміни в тому самому коментарі в цій області завдань, а потім оновивши його у вашій книзі, натиснувши кнопку Опублікувати, або вони можуть просто продовжити і внести будь-які необхідні оновлення, які відображають ваші бронювання безпосередньо в робочий аркуш в Excel Online.