10 порад щодо запровадження Microsoft 365 Business

Отримати підтримку для впровадження Microsoft 365 Business непросто. Зрозуміло, що керівник, який затверджує значний бюджет для рішення SaaS (наприклад, Microsoft 365 Business), хоче побачити віддачу від інвестицій (ROI). Вгадайте, хто на гачку, щоб продемонструвати рентабельність інвестицій Microsoft 365 Business? Ваша IT-команда.

Один із способів переконати своїх керівників щодо рентабельності інвестицій — показати свій успіх у залученні кінцевих користувачів прийняти цю технологію. Але, на жаль, впровадження технології є складним. Якщо ви думаєте, що можете просто запровадити зміни і очікуєте, що користувачі почнуть використовувати цю технологію та співати вам дифірамби, подумайте ще раз. Зміни зазвичай зустрічають опір. Дослідження показали, що лише 34 відсотки користувачів зазвичай використовують нову технологію, як показано в теорії дифузійних інновацій .

Тут ви знайдете деякі з найкращих практик, підказок та підказок щодо впровадження Microsoft 365 Business. Не соромтеся налаштовувати та налаштовувати ці пропозиції відповідно до своєї організації. Поважайте, якщо будь-яка з пропозицій тут принесе вам успіх.

Попросіть лідерів спонсорувати впровадження Microsoft 365 Business

Спонсорство виконавчого керівництва в реалізації технологій, як правило, є надійним способом змусити користувачів прийняти нову технологію, навіть якщо це неохоче. Давайте будемо чесними, ІТ-адміністратор не має такого впливу, як президент, генеральний директор чи власник.

Після того, як ви визначите виконавчих спонсорів для впровадження своєї технології, переконайтеся, що ви погоджуєтеся з тим, що від них очікується. В ідеалі ви хочете, щоб виконавчі спонсори взяли на себе спільну відповідальність за успіх впровадження. Вони можуть забезпечувати повітряне прикриття, коли ви стикаєтеся з політичними проблемами у вашій організації або коли кінцеві користувачі відмовляються від змін, які ви впроваджуєте.

Зі свого боку, не забудьте провести навчання своїх виконавчих спонсорів щодо функціональних можливостей технології на основі відповідних сценаріїв. Наприклад, якщо вони часто використовують електронну пошту, а не співавторство документів, навчайте їх новим функціям Outlook замість того, щоб навчати їх зберігати файли та обмінюватися ними в SharePoint. Коли вони побачать цінність технології, вони зможуть поділитися своїм досвідом з рештою організації.

Набирайте та активуйте чемпіонів, щоб сприяти впровадженню Microsoft 365 Business

Вчені ще не придумали машину для клонування, але ви можете створити власних клонів, щоб збільшити свої зусилля в навчанні. Як? Набираючи та активуючи мережу лідерів для своєї справи, а саме впровадження Microsoft 365 Business . Зазвичай ці люди є першими користувачами та суперкористувачами поточних технологій у вашій організації. Надайте їм доступ до повного набору послуг Microsoft 365 Business і проведіть для них цілеспрямований тренінг. Застосуйте модель «навчання тренера», щоб вони зрозуміли, що їм буде доручено навчати інших людей в організації. Може допомогти, якщо ви дасте їм стимул бути в мережі Champs (наприклад, новий ноутбук) в обмін на досвід розгортання Windows 10 AutoPilot.

В ідеалі вам потрібен чемпіон із кожного відділу, який розуміє робочий процес для користувачів у відділі. Ви можете виявити, що люди у відділі маркетингу, наприклад, в захваті від Microsoft Stream, але люди з фінансового відділу не дуже.

Повідомте про зміни

Кажуть, що 90 відсотків роботи менеджера проекту — це спілкування. Ця статистика вірна й застосовна, коли ви впроваджуєте Microsoft 365 Business у своїй організації. Незалежно від того, чи є у вас призначений менеджер проекту, чи вам доручено виконувати роль менеджера проекту, найкраще мати чіткий план комунікації.

Пам’ятайте про ритм спілкування. Якщо ви надсилатимете електронний лист щодня протягом трьох місяців, нагадуючи кінцевим користувачам про майбутню зміну, ви можете отримати роздратовані люди, які створять правило для автоматичного видалення ваших електронних листів або перенаправлення їх до папки, щоб прочитати пізніше. Якщо розмістити комунікації занадто далеко один від одного, вони можуть пропустити комунікацію та виявитися неготовими, коли ви нарешті зробите перемикання. Вам потрібно знайти правильний баланс на основі того, що ви знаєте про своїх кінцевих користувачів.

Для малого бізнесу слід зробити початкове оголошення про впровадження Microsoft 365 приблизно під час придбання ліцензій. Потім приблизно за три тижні до того, як електронна пошта буде переведена на нову систему, починається крапельне спілкування, і частота поступово збільшується з наближенням дати перемикання.

Розробити та виконати план навчання Microsoft 365 Business

Прислів’я «не планувати, планувати зазнати невдачі» не може бути більш правдивим, коли йдеться про впровадження нової технології. Ключовим до загального плану впровадження є план навчання для кінцевих користувачів. План навчання не повинен бути складним. Навіть нарис того, хто буде навчатися чому і коли, достатньо, особливо якщо у вас невелика організація. Пам’ятаєте мережу чемпіонів та виконавчих спонсорів? Ці групи необхідно включити в план навчання.

Ви можете виявити, що вам потрібно відкоригувати свій план навчання, коли ви відчуєте, наскільки добре реагують ваші початкові групи слухачів. Таким чином, створіть свій план навчання у форматі, який можна легко оновлювати або працювати над ним. Ви можете ознайомити своїх слухачів із новою технологією, використовуючи списки SharePoint або бібліотеки документів як сховище для плану навчання. Вони почнуть навчатися функціональним можливостям, навіть не усвідомлюючи цього!

Почніть зі сценаріїв «легкий виграш».

Одного разу тренера попросили провести чотиригодинний тренінг з Office 365 для малого бізнесу з 25 користувачами. Спроби отримати інформацію від власника бізнесу про потреби в навчанні та набори технічних навичок співробітників були невдалими, і тренеру сказали просто навчати користувачів «спосіб aLuckyTemplates». Це сигналізувало тренеру про те, що він не міг мати фіксовану тему для тренінгу. У підсумку тренер підготував різні сценарії, щоб відповідати різноманітним персонажам. На основі перебігу розмови тренер вибрав певний сценарій і зосередив навчання навколо нього.

Отже, що таке сценарій? У наведеному вище прикладі сценарій виглядав приблизно так:

Джейн, Роб і Пол працюють у відділі маркетингу і постійно надсилають один одному документи, над якими вони співпрацюють. Важко відстежити останню версію документа і зрозуміти, хто який коментар зробив. Джейн, яка відповідає за відбір усіх відгуків, розчаровується, тому що якраз коли вона думає, що зробила остаточну версію документа, хтось надсилає запізнілий відгук. Або хтось залучає до розмови іншу людину, яка потім надає зворотній зв’язок щодо проблем, не знаючи, що вони вже розглядалися в попередніх розмовах.

Тренер представив цей сценарій учасникам семінару та запитав, чи трапляється це в їхній організації. Відповідь була переважною так. Виходячи з цього, тренер витратив 30 хвилин, показуючи їм функції співавторства в Word, OneDrive для бізнесу та SharePoint. Потім вони використовували власні ноутбуки для занять. До кінця 30 хвилин усі добре усвідомили концепцію і зрозуміли, хто з людей краще за інших. Ті, хто був більш кваліфікованим, ставали улюбленими для тих, кому потрібно було більше триматися за руки.

Урок полягає в тому, що якщо ви хочете, щоб користувачі перейняли Microsoft 365 Business, зробіть це швидкою перемогою для них і адаптуйте навчання до сценарію, який є реальним для них. Це не спрацювало б, якби тренер просто почав навчання з Outlook і як надсилати зашифровані електронні листи.

Надайте ресурси Microsoft 365 Business самообслуговування

Якщо у вас є невелика IT-команда або одна особа, ви можете зменшити навантаження на підтримку багатьох користувачів під час впровадження Microsoft 365 Business, створивши портал самообслуговування в SharePoint або Microsoft Stream або в обох. Ви можете опублікувати 30-секундні відео з інструкціями, щоб дати кінцевим користувачам освіжити тренування. Ви можете попросити чемпіонів публікувати вміст на вашому порталі або відкрити ваше сховище самообслуговування для будь-якого внеску. Роблячи це таким чином, ваші кінцеві користувачі будуть практикувати те, що вони навчилися, завантажуючи вміст у SharePoint або Stream. Якщо ви хочете проявити фантазію, ви можете гейміфікувати процес, надаючи заохочення користувачам, у яких відео найбільше сподобалося.

В Інтернеті є маса відео про різні сценарії для Microsoft 365, які ви можете включити до своїх ресурсів. Проте часто буває так, що вихідні відео, створені співробітником, що показують середовище організації, більше резонують у користувачів, ніж маркетингові відео з високою вартістю виробництва від Microsoft на YouTube та інших каналах.

Якщо ваші користувачі не люблять відео, інший варіант — запустити блокнот OneNote із сайту SharePoint . У зошиті створіть різні розділи, присвячені певній технології. У кожному розділі додайте покрокові інструкції, які показують, як виконати завдання за допомогою технології. Наприклад, ви можете мати розділ в Outlook, де у вас є сторінка для електронної пошти, сторінка для календаря та сторінка для завдань. Коли користувачі читатимуть ваш вміст, вони дізнаватимуться не лише про Outlook, але й про OneNote та SharePoint, хоча й несвідомо.

Підкресліть свої перемоги в Microsoft 365 Business

Впровадити нову технологію, як-от Microsoft 365 Business, непросте завдання. Коли у вас є історії успіху, знайдіть час, щоб відсвяткувати та поділіться перемогою з кінцевими користувачами. Коли користувачі розуміють цінність свого внеску в успіх впровадження, це допомагає мотивувати інших, які, можливо, не дуже беруть участь.

Прикладом перемоги є демонстрація того, скільки компанія заощадила за рахунок зменшення витрат на поїздку з тих пір, як люди почали проводити відеоконференції за допомогою Microsoft Teams. Перемога також може бути свідченням від когось про підвищення продуктивності від спільного авторства документів у режимі реального часу порівняно з надсиланням документів електронною поштою туди й назад.

У SharePoint Online є чудова функція під назвою «Новини», готова служба, яка дозволяє створювати вміст, який потім надається в різних програмах і продуктах SharePoint. Ви можете підкреслити свої перемоги, використовуючи SharePoint News для подальшого впровадження цієї технології. Щоб дізнатися більше про SharePoint News, завантажте цей PDF-файл .

Перевірте звіт про використання Microsoft 365 Business

Як глобальний адміністратор клієнта Microsoft 365, ви маєте доступ до звітів про використання, які дають уявлення про те, як ваша база користувачів використовує цю технологію. Звіти містять показники активності та використання для Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype для бізнесу та Yammer. Ви можете експортувати звіти в Excel для подальшого аналізу. Якщо ви так схильні, ви навіть можете проаналізувати дані в Power BI , ще одному інструменті від Microsoft для візуалізації даних.

Один із способів діяти на основі доступних даних, щоб стимулювати впровадження, — це переглянути використання OneDrive для бізнесу. Звіт містить інформацію про користувача, дату останньої активності, кількість файлів, кількість активних файлів і використовуване сховище. Якщо ви помітили, що користувач використовує нуль (0) файлів і дуже мало пам’яті, це може свідчити про те, що користувач не використовує OneDrive для бізнесу. На основі цієї інформації ви можете орієнтуватися на навчання для користувачів, які мало використовують OneDrive для бізнесу.

Будьте готові надати підтримку для вашої інтеграції Microsoft 365 Business

Під час розгортання нової технології ніщо так не виходить з ладу, як розгортання без моделі підтримки. Після розгортання людей навіть звільняли з роботи через поганий досвід користувачів і відсутність чіткого шляху для ескалації.

Залежно від способу придбання ліцензій у вас можуть бути різні варіанти підтримки. Якщо ви придбали ліцензії Microsoft 365 Business безпосередньо у Microsoft через їхній веб-сайт , вашу підтримку надає Microsoft. Якщо ви не сплачуєте великі гроші за підтримку Premiere, лише глобальний адміністратор може надсилати квитки в службу підтримки Microsoft. Це означає, що ви, як ІТ-адміністратор, зможете надавати підтримку своїм кінцевим користувачам. Однак ви можете подати заявку від імені своїх кінцевих користувачів, і служба підтримки Microsoft може в кінцевому підсумку працювати безпосередньо з ними, щоб вирішити проблему.

Якщо ви придбали ліцензії у партнера Microsoft через модель постачальника хмарних рішень (CSP) або корпоративної угоди (EA), партнер готовий надавати підтримку. Залежно від вашої угоди з партнером, ви можете надіслати своїх кінцевих користувачів безпосередньо до служби підтримки партнера або виступити посередником між вашими кінцевими користувачами та командою підтримки партнера. Майте на увазі, що партнери можуть стягувати додаткову плату за підтримку на додаток до ліцензійних зборів. У Cloud611 ви можете придбати ліцензії Microsoft 365, які включають цілодобову підтримку кінцевих користувачів за мінімальною платою на додаток до вартості ліцензії.

Залучіть професіоналів Microsoft 365 Business

Якщо ви дотримувалися всіх або більшості наведених вище порад і все ще не досягли успіху в запровадженні Microsoft 365 Business, можливо, настав час залучити професіоналів. Партнерська мережа Microsoft переповнена висококваліфікованими партнерами з навчання та усиновлення, які можуть допомогти вам розблокувати проблеми з усиновленням. Хоча вам доведеться викласти хороші гроші, щоб залучити цих партнерів, інвестиції можуть бути того варті в довгостроковій перспективі.

Ви можете шукати партнерів з навчання Microsoft . Застереження: ця веб-адреса може не працювати у браузері Chrome, але URL-адреса ідеально працює у браузері Microsoft Edge.

Одним із партнерів, яких ви знайдете в партнерській мережі Microsoft, є Softchoice Corporation . Вони мають надійну професійну послугу з прийняття кінцевих користувачів, яка включає визначення варіантів використання для розуміння потреб кінцевих користувачів аж до створення плану впровадження для досягнення бажаних результатів бізнесу.

Ще один партнер по тренувань ви можете розглянути Brainstorm Inc . Корпорація Майкрософт уклала з ними контракт на навчання за програмою Customer Immersion Experience.

Якщо ви відчуваєте, що ваша організація має унікальні потреби в навчанні, можливо, вам просто знадобиться зв’язатися з потрібним партнером. Будь ласка, надішліть електронного листа на адресу [email protected] із темою «Потрібна допомога з навчанням». Хтось відповість якнайшвидше.