Ідентифікація та доступ до звітів у Microsoft CRM

Microsoft CRM містить попередньо визначені звіти та діаграми, розділені на чотири основні категорії — продажі, обслуговування, адміністративні та маркетингові. Кожна з цих категорій містить звіти, які відображають інформацію, пов’язану з цією конкретною областю Microsoft CRM. Пам’ятайте, що деякі звіти можуть бути приховані від певних користувачів, залежно від їхніх ролей безпеки, а деякі просто не призначені до категорії чи організації:

• Звіти про продажі. Зберіть усі дії, пов’язані з продажем, від потенційного клієнта до фактичного продажу. Ці звіти також можуть надавати статистичну інформацію про облікові записи, потенційні джерела, конкурентів і продукти.

• Звіти про послуги: надають статистичну інформацію, пов’язану з контрактами та справами, а також резюме статей бази знань. Ці звіти надають швидкий аналіз того, які продукти потребують найбільшої підтримки та де ваші представники служби проводять найбільше часу.

• Адміністративні звіти: надайте зведену інформацію про користувачів Microsoft CRM. Цей розділ є логічним місцем для зберігання користувацьких звітів, пов’язаних з інформацією в масштабі всієї компанії, як-от список усіх співробітників, які беруть участь у вашому плані 401(k).

• Маркетингові звіти: опис облікових записів, кампаній, ефективності джерела потенційних клієнтів та інших областей, які цікавлять відділ маркетингу. Звіти надають підсумкову та детальну інформацію про облікові записи, кампанії та джерела потенційних клієнтів.

Ваш системний адміністратор, консультант або торговельний посередник може створювати спеціальні звіти і робити звіт доступним в одній або кількох категоріях, а також із форм для пов’язаних типів записів або зі списків для пов’язаних типів записів.

Звіти також можна призначити сутності (випадок, контакт, обліковий запис, діяльність тощо), і їх можна переглянути з цієї сутності, натиснувши кнопку Звіти на панелі інструментів.

Якщо ваш профіль безпеки забороняє вам отримати доступ до даних у Microsoft CRM, ви не зможете побачити ці дані в жодному створеному звіті. Функція звітування поважає налаштування безпеки.

Налаштування вашого профілю безпеки визначають, які звіти ви можете бачити. Це ще одна область, де Microsoft CRM виділяється, дозволяючи налаштувати багаторівневий доступ до безпеки для ваших співробітників. Наприклад, ви можете надати лише своєму відділу кадрів доступ до звітів, які містять конфіденційну інформацію, наприклад зарплати та комісійні ставки. Або, можливо, системні адміністратори можуть обмежити доступ до ресурсомістких звітів, щоб запобігти помилковому запуску звітів протягом дня, коли система вже зайнята.

Ви можете отримати доступ до звітів у вікні Звіти або, для звітів, пов’язаних з конкретними об’єктами, як зазначено, зсередини об’єктів.

Нижче описано, як деталізувати результати пошуку звітів (що стане в нагоді для пошуку голки в копі сіна):

1. Унизу панелі навігації натисніть кнопку Робоче місце. Потім у верхній частині панелі натисніть Звіти (у розділі Моя робота).

З’явиться вікно Звіти. Пам’ятайте, що ви бачитимете лише звіти, які дозволяє переглядати ваш профіль безпеки.

2. Заповніть поле Шукати та натисніть кнопку Знайти.

Це перший метод, який ми використовуємо, щоб зменшити розмір списку. Якщо ввести текст у полі Шукати, відображатимуться лише звіти з цим текстом будь-де на дисплеї (тобто в стовпці «Назва звіту», «Тип звіту», «Змінено ввімкнено» або «Опис»).

3. Клацніть стрілку біля поля Категорія та виберіть категорію.

Це ще один спосіб звузити перераховані звіти, який стане в нагоді, якщо у вас велика кількість звітів.

4. Клацніть стрілку біля поля Entity та виберіть об’єкт.

Вибір об’єкта дає змогу знайти звіти, пов’язані з цим об’єктом. Ви можете вибрати облікові записи, випадки, відповіді на кампанії, маркетингові списки, пропозиції тощо.

5. Коли ви знайдете звіт, який шукаєте, клацніть його, щоб виділити його.

6. Щоб запустити щойно виділений звіт, натисніть «Додаткові дії» на панелі інструментів вікна та виберіть «Виконати звіт».

Відкриється екран засобу перегляду звітів, де ви побачите сповіщення про те, що звіт генерується. Тоді ви побачите сам звіт.