Параметри перенесення даних у Salesforce

У Salesforce є простий у використанні майстер, який допоможе вам імпортувати оновлення учасників кампанії, потенційних клієнтів, облікові записи, контакти та користувацькі об’єкти. Якщо ви системний адміністратор або маєте відповідні дозволи профілю, ви можете виконувати ці завдання для своїх користувачів.

Для застарілих даних інших об’єктів (наприклад, можливостей, випадків і дій), які ви хочете мати в Salesforce, ви повинні ввести інформацію вручну або використовувати Data Loader, який є інструментом імпорту та експорту даних, який постачається з Enterprise та Unlimited. видання, щоб автоматично переносити дані в Salesforce.

Використання майстра імпорту даних Salesforce

Майстер імпорту даних для імпорту потенційних клієнтів, облікових записів, контактів, рішень та користувацьких об’єктів зручно розташований під заголовком Інтеграції в налаштуваннях Lightning Experience. Він має зручний інтерфейс, який допоможе вам імпортувати або оновлювати записи.

Запуск майстра імпорту даних Salesforce.

Якщо ви адміністратор, ви також бачите кнопку Імпорт у верхньому правому розділі головних сторінок вкладки. Наприклад, якщо ви хочете імпортувати потенційні клієнти своєї компанії, перейдіть на вкладку «Потенційні клієнти», а потім натисніть кнопку «Імпорт», яка знаходиться праворуч від заголовка відображеного списку сторінки. Кроки та поради щодо використання майстра імпорту для записів різних об’єктів відрізняються:

• Імпорт потенційних клієнтів: лише користувач із дозволом на імпорт потенційних клієнтів може виконувати цю операцію.
• Імпорт контактів та облікових записів: Salesforce використовує той самий майстер, який допоможе вам імпортувати контакти та/або облікові записи. Окремі користувачі також мають можливість імпортувати свої особисті контакти та облікові записи.
• Імпортуйте нових учасників кампанії або оновлюйте їх, якщо вони пов’язані з кампанією: Salesforce використовує той самий майстер імпорту даних, але цього разу надає лише об’єкт «Учасник кампанії» для оновлення маркетингових статусів для потенційних клієнтів і контактів.

Дослідження завантажувача даних Salesforce

Міграція даних є складною справою. Завантажувач даних — це невелика клієнтська програма, яка допомагає масово імпортувати або масово експортувати дані у форматі значень, розділених комами (.csv). Ви отримуєте доступ до цього інструмента, вибравши Інтеграції → Завантажувач даних. За допомогою цього інструмента ви можете переміщувати дані в будь-який тип записів у Salesforce та з нього, включаючи можливості та спеціальні об’єкти. Завантажувач даних підтримує вставку, оновлення, видалення та експорт записів Salesforce.

Як сказав один відомий, з великою силою приходить і велика відповідальність. Використовуйте Data Loader, лише якщо вам зручно розуміти, як об’єкти, записи, робочі процеси та/або тригери пов’язані один з одним. Data Loader є дуже потужним інструментом для нетехнічних користувачів. Ви можете експортувати дані, імпортувати дані, випадково перезаписувати та видаляти багато даних, а також використовувати ефект доміно правил робочого процесу, якщо ви не будете обережні. Завжди створюйте резервну копію даних, якщо плануєте оновити. Ви можете бути без проблем без резервної копії, доки цього разу не буде зроблено помилку, і ви не зможете скасувати 1000 полів, які ви перезаписали.

Кілька постачальників також надають перевірені інструменти вилучення, перетворення, завантаження (ETL), які дозволяють переносити записи до (або з) Salesforce, автоматично очищати та перетворювати дані на основі власної логіки, яку ви визначаєте, і додавати ці записи, де це необхідно.

Не вдаючись до технічних питань, експерти пов’язують дані за допомогою інтерфейсу прикладної програми Salesforce (API), щоб дозволити вашим технічним працівникам отримати доступ до даних програмно. Платформа Salesforce використовується для налаштування або інтеграції Salesforce, щоб робити ще цікавіші речі, ніж те, що ви можете зробити з нею з коробки. І перш ніж ви страждаєте від перевантаження жаргону, платформа — це в основному набір правил і команд, які програмісти можуть використовувати, щоб наказати програмі — у даному випадку Salesforce — виконувати певні дії. Однак, щоб отримати доступ до Salesforce API, вам потрібно мати Enterprise або Unlimited Edition.

Перенесення ваших застарілих даних у Salesforce

На етапі підготовки до впровадження вам потрібен добре продуманий і добре задокументований план вашої стратегії міграції даних. Цей план повинен містити детальну інформацію про цілі, ресурси, непередбачені обставини та терміни на основі різних кроків у вашому плані. Ось деякі кроки, які вам слід розглянути.

Визначення джерел даних

Більшість компаній зазвичай мають певний тип інструмента керування контактами, різноманітні електронні таблиці з іншими даними про клієнтів і часто контактну інформацію, що міститься в електронних скриньках користувачів і в програмах для підвищення продуктивності (не кажучи вже про документи Word та наклейки).

Проходячи підготовку, оцінюйте, яка інформація та скільки інформації має бути в Salesforce. Ось кілька порад щодо цього кроку:

• Сміття входить, сміття виходить. Коли ви переїжджаєте в новий будинок, ви зазвичай переглядаєте шафи свого старого будинку і вирішуєте, що тягнути з собою, а що викинути. Переміщення даних вимагає такого ж типу оцінки.
• Скласти перелік. Каталогуйте різні джерела даних, зокрема типи записів, діапазон і скільки.
• Розробити план зберігання. Співпрацюйте зі своєю проектною командою з управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), щоб визначити, куди має подаватися різна інформація — і чому.
• Подумайте про час і послідовність імпорту. Наприклад, багато компаній спочатку створюють записи користувачів, потім імпортують облікові записи та контакти і, нарешті, переносять і додають можливості.
• Зробіть це простим, якщо це можливо. Чим складніше ви зробите міграцію, тим більший вплив на вашу хронологію. Оцініть рівень зусиль у порівнянні з потенційною цінністю зусиль.

Підготовка ваших даних до міграції в Salesforce

Очистіть його зараз або почистіть пізніше. Деякі проектні команди люблять «вичищати» дані перед імпортуванням їх у Salesforce. Визначення та об’єднання дублікатів полегшує пошук потрібного запису. Виправлення невідповідностей у ваших даних, наприклад забезпечення того, щоб усі поля штату/провінції містили двозначні абревіатури, робить звіти точнішими.

Якщо ваша застаріла система не спрощує очищення, ви можете спочатку перенести всі записи в Salesforce, а потім використовувати інструменти керування даними Salesforce для очищення даних пізніше. Ризик полягає в тому, що люди з найкращими намірами все ще можуть піддатися людській природі і не захотіти зосередитися на очищенні, коли дані вже в новій системі.

Незалежно від того, коли ви це робите, очищення даних не є гламурною роботою, але це потрібно робити, і робити це потрібно регулярно. Ось кілька порад під час підготовки даних:

• Експортувати в простий формат. Часто найпростіше експортувати дані до таких програм, як Microsoft Access або Excel, за допомогою яких можна видаляти стовпці, сортувати рядки та вносити глобальні зміни.
• Намагайтеся використовувати стандартні правила імен. Якщо різні джерела даних посилаються на облікові записи під різними іменами (наприклад, IBM проти International Business Machines), зараз хороший час для стандартизації імен. Це може допомогти уникнути створення дублікатів записів.
• Відредагуйте або додайте поля в Salesforce для підтримки переміщення. Наприклад, якщо ваші звіти конвеєру відстежують маржу за можливістю, вам потрібно створити спеціальне поле можливостей для підтримки даних про маржу.
• Якщо ваше існуюче джерело даних має унікальні ідентифікатори записів, перенесіть ці ідентифікатори до спеціального поля, доступного лише для читання. Ви завжди можете видалити або приховати поле пізніше. Це не тільки допоможе вам перевірити точність вашої міграції, але й ці ідентифікатори можуть стати в нагоді для інтеграції (особливо якщо ви не плануєте закривати інше джерело даних).
• Зіставте стовпці даних з іменами полів у Salesforce. Наприклад, поле «Компанія» в Microsoft Outlook зазвичай збігається з полем «Обліковий запис» у Salesforce. Деякі системні адміністратори навіть перейменують заголовки стовпців у файлах міграції, щоб вони точно відповідали іменам полів у Salesforce. Це мінімізує міграційне божевілля.
• Налаштуйте свої дані відповідно до стандартів Salesforce (або навпаки). Кожне поле в Salesforce має певні властивості, які можуть включати обмеження розміру, десяткові коми, формати дати тощо.
• Додайте стовпець джерела даних до файлу імпорту та зіставте його зі спеціальним полем у Salesforce. Роблячи це, ви можете захистити, звідки надходять дані.
• Призначайте правильних власників записам, де це можливо. Якщо вам призначено не всі записи, власник за замовчуванням визначає, який адміністратор виконує переміщення.
• Отримайте схвалення від зацікавлених сторін підготовлених вами файлів. Принаймні, якщо ви дасте їм можливість переглянути, ви уникнете сюрпризів.

Тестування імпорту в Salesforce

Перевірте, перш ніж виконувати остаточну міграцію. Часто ви виявляєте речі, які ви пропустили або могли б покращити. Наприклад, поля можуть бути зіставлені неправильно, або вам просто знадобиться створити додаткові. Ось кілька порад:

• Виберіть невелику вибірку значущих записів. Чим вищі записи, тим краще — особливо якщо їх перевірить зацікавлена ​​сторона.
• Не забудьте вимкнути робочі процеси. Ви не хочете дратувати інших користувачів, сповіщаючи їх без потреби, коли тестові дані проходять через правила робочого процесу. Деякі з вас можуть подумати, що корисно дотримуватися певних правил робочого процесу, особливо якщо вони створені для запобігання надходження поганих даних. Це неправда. Виконайте роботу заздалегідь і добре підготуйте дані перед імпортуванням.
• Перегляньте макет сторінки. Спробуйте змінити макети сторінок, щоб спростити перевірку імпорту даних. Розмістіть поля в Salesforce в місцях, подібних до екранів ваших застарілих систем .

Аналіз результатів тестування

Коли ваші тестові дані знаходяться в Salesforce, уважно порівняйте їх із тестовим файлом, щоб переконатися в точності та повноті. Ось кілька порад щодо продуктивного аналізу результатів тестування:

• Створіть спеціальний звіт, який дає змогу переглядати дані запису разом.
• Відкрийте запис, якщо необхідно, і порівняйте його з файлом імпорту. Переконайтеся, що поля запису показують те, що, на вашу думку, вони мають відображати.
• Створіть спеціальне представлення даних з домашньої сторінки відповідної вкладки, щоб переглянути імпортовані дані, викладені в стовпцях на сторінці списку. Користувачі можуть перейти до звіту, але представлення даних зосереджує їх.
• Перевірте дані з вибраними зацікавленими сторонами, щоб отримати їхній відгук і підтвердити, що результати тестування виглядають правильно. Недостатньо того, що ви вважаєте, що тестовий імпорт був точним. Ваші кінцеві користувачі є остаточним випробуванням.
• Налаштуйте процес або внесіть зміни до файлу імпорту або Salesforce на основі результатів тестового імпорту. Наприклад, можливо, ви забули відобразити поле або дані імпортовано неправильно через властивості поля.

Переміщення кінцевих даних

Після того, як ви успішно проаналізуєте результати тестування, ви готові імпортувати файл(и). Так, це спрощення того, що може бути складним набором завдань, але загальний процес випробуваний і вірний.

Ось кілька порад щодо цього кроку:

• Повідомте своїх користувачів про очікування. Якщо ви переходите від однієї системи до іншої, можливо, у вас виникнуть проміжки, коли дані повинні бути оновлені перед запуском.
• Робіть це під час простою. Якщо у вас є значущі дані, розгляньте можливість запуску міграції в неробочий час. Особливо якщо система вже працює для деяких груп користувачів, це може уникнути плутанини.
• Збережіть файли журналів записів, які не імпортовано. Повідомлення про помилки досить інтуїтивно зрозумілі, і зазвичай ви можете побачити поширені причини відхилення, чому певні записи не були імпортовані. Не забудьте витратити час, щоб визначити, чи спричинено відхилення через проблеми форматування даних чи якість, а не від неприємного правила робочого процесу, яке ви не збиралися запускати.
• Зробіть собі подушку для помилок. Не намагайтеся виконати міграцію за день до тренінгу з продажу. Може статися щось непередбачене, що завадить успішному завершенню.

Перевірка та розширення ваших даних

Подібно до аналізу результатів тестових даних, коли дані були завантажені, запускайте звіти, щоб перевірити перехресну вибірку записів, щоб забезпечити точність і повноту. Якщо можете, порівняйте екрани в Salesforce з екранами вашої застарілої системи.

Переконайтеся, що дані зберігаються в правильних полях і що значення мають сенс. Якщо ви бачите адресу в полі телефону, вам потрібно очистити дані або виправити зіставлення полів. Прагніть до ідеально імпортованих даних, але очікуйте меншого.

Перш ніж запускати Salesforce, зробіть додатковий крок: вручну або автоматично оновіть деякі записи, щоб здивувати користувачів і досягти більшого успіху. Проводячи демонстрацію або тренінг, покажіть користувачам ці повністю введені приклади та повідомте їм про потенціал Salesforce.

Коли у вас є все в Salesforce, починається найцікавіше!