ДІЯ! Шаблон звіту 2007 розділений на розділи інформації. Кожен розділ має назву розділу, яка відображається в шаблоні звіту, але не відображається в самому звіті. Ви можете визначити, які поля ви хочете відображати в кожному розділі. Шаблон звіту складається з п'яти основних розділів; ви не можете видалити або змінити порядок розділів, але ви можете приховати розділ, якщо не хочете, щоб він відображався у вашому звіті.
П'ять основних розділів
- Заголовок звіту : інформація, яка відображається у верхній частині першої сторінки звіту, наприклад, назва та автор звіту.
- Заголовок сторінки: інформація, яка відображається у верхній частині кожної сторінки, наприклад заголовки стовпців
- Деталі: область, яка містить одне або кілька ваших полів контакту або групи
- Розділ «Детальні» — це м’ясо та картопля звіту, де ви знайдете відповідну інформацію, таку як ім’я, адреса та номер телефону контактної особи.
- Нижній колонтитул сторінки: інформація, яка відображається внизу кожної сторінки у вашому звіті, наприклад дата та номер сторінки
Ви можете змінити розмір розділу, щоб звільнити місце для додаткових полів, перетягнувши горизонтальну сіру лінію (яка з’являється внизу розділу) нижче шаблону.
Після того, як ви повозитеся зі своїм шаблоном звіту і отримаєте його саме так, як ви хочете, не забудьте змінити розмір кожного розділу до початкового розміру — або закрийте його якомога більше. Будь-які порожні області в розділі відображаються як порожні області у вашому звіті!
Змінення розділів звіту
Більшість із вас із задоволенням покладатиметься на п’ять розділів звіту за замовчуванням. Однак час від часу ви можете стати трохи моднішими. Можливо, ви хочете перерахувати кожен зі своїх контактів в алфавітному порядку за прізвищем, згрупованим за містом. Для цього у звіті потрібно створити підрозділи. Не проблема; ось все, що вам потрібно зробити:
1. У конструкторі звітів двічі клацніть будь-який заголовок розділу.
Відкриється діалогове вікно Визначення розділів. Зверніть увагу, що крім додавання підрозділів, ви також можете вибрати кілька інших опцій:
• Розрив сторінки: вказує, чи бажаєте ви, щоб кожен розділ з’являвся на новому аркуші паперу, чи починати новий аркуш в кінці розділу
• Згорнути, якщо порожній: закриває розділ, якщо в ньому немає інформації
• Дозволити розділу розбиватися на кілька сторінок: дозволяє довгому розділу продовжити на кілька сторінок
2. Натисніть кнопку Додати, щоб додати новий розділ до звіту.
Відкриється діалогове вікно Виберіть поле для групування.
3. Виберіть поле, яке потрібно використовувати для групування звіту, а потім натисніть кнопку OK.
4. Виберіть зростаючий порядок у діалоговому вікні Визначення розділів.
Після того, як ви виберете поле, яке потрібно згрупувати на кроці 3, ви повернетеся до діалогового вікна Визначення розділів. Новий підрозділ буде виділено, і ви можете вказати, чи відображатиметься новий підрозділ у алфавітному порядку: зростання чи спадання.
Після створення нового підрозділу ви можете розмістити в ньому необхідну кількість полів.
Приховування розділу звіту
Можливо, ви захочете приховати розділ. Наприклад, припустімо, що вам потрібен звіт, який підраховує кількість контактів у кожному з полів вашого ідентифікатора/статусу. Теоретично, ДІЙ! потрібно перерахувати всі ці контакти, щоб їх можна було підрахувати, але ви насправді не хочете бачити всі ці контакти, тому що вам цікаво побачити лише загальну кількість. Хоча ви не можете видалити жоден із стандартних розділів шаблону звіту, ви можете приховати їх, що дає той самий результат.
Щоб приховати розділ
1. У конструкторі звітів відкрийте вікно Властивості, вибравши Перегляд –> Вікно Властивостей.
2. Виберіть назву розділу, який потрібно приховати.
3. Клацніть властивість Visible у вікні властивостей, а потім змініть її на Ні.
Хоча ви все ще можете бачити цей розділ у конструкторі звітів, він не відображається у ваших готових звітах.