В ДІЇ! У 2008 році додавання файлу на вкладку «Документи» є простим і варте зусиль. Вкладка «Документи», яку ви можете знайти у вікнах «Контакти», «Групи» або «Компанії», дозволяє прикріпити або створити ярлик до будь-яких ваших файлів, пов’язаних з поточним контактом, групою або компанією. Ви можете додати або створити ярлик до пропозиції, створеної в Excel, контракту, створеного в Word, або навіть до файлу PDF, який ви відскановано на своєму комп’ютері.
Просто виконайте такі дії, щоб додати документ на вкладку Документи:
1. Відобразіть контакт, групу чи компанію, до якої потрібно додати документ.
2. Перейдіть на вкладку Документи.
3. Натисніть кнопку «Додати документ» на панелі значків вкладки «Документи».
Тут у вас є два варіанти:
• Файл: вибираючи цю опцію, ви фактично клонуєте вихідний файл і додаєте його до свого ACT! бази даних. Після додавання документа на вкладку «Документи» ви можете відкрити файл безпосередньо з ACT! для перегляду, редагування або друку. Видалення файлу з вкладки Документи не видаляє оригінальний документ з комп’ютера і навпаки. Пам’ятайте: оскільки файл, який ви додаєте на вкладку «Документи», є клоном оригіналу, зміни, які ви вносите в оригінальний документ, не відображаються в клонованому документі, що знаходиться на вкладці «Документи», а також зміни, які ви вносите в клонований документ. в оригіналі. Подумайте про видалення оригінального документа, щоб уникнути плутанини.
• Ярлик: створює ярлик, який повертає посилання на вихідний документ, а не копіює його. Розташування оригінального документа відображається на вкладці Документи.
Шлях Мої документи є специфічним як для машини, так і для користувача. Придбання нового комп’ютера або зміна інформації користувача на наявному комп’ютері робить ваші ярлики недійсними. Подумайте про створення нової папки Windows, наприклад ACT Documents, яку можна повторно створити на новому комп’ютері та побачити різноманітні користувачі. Крім того, користувачі віддаленої бази даних, які не мають доступу до цих папок, не можуть переглядати документ.
Залежно від вашого вибору відкриється діалогове вікно Вкласти файл або Вкласти ярлик.
4. Перейдіть до документа, який потрібно додати, виберіть його, а потім натисніть кнопку Відкрити.
ДІЙ! додає документ до вашого ACT! бази даних і відображає розмір, тип і дату останньої зміни на вкладці Документи. Прикріплені файли відображають назву документа; вкладені ярлики відображають шлях до файлу.
Документи, які ви додаєте на вкладку «Документи», стають частиною вашої бази даних, тому користувачі віддаленої синхронізації тепер також можуть отримати доступ до цих документів. Ви також можете додати файл на вкладку «Документи» з Провідника Windows або «Мій комп’ютер», перетягнувши піктограму документа на вкладку «Документи».