Перший контакт, який ви бачите, відкриваючи ACT! ваша база даних — це ваш Мій запис. Мій запис — це не що інше, як запис контакту, пов’язаний з користувачем бази даних. Ваш My Record зберігає всю вашу власну інформацію, яка автоматично з’являється в деяких із попередньо встановлених шаблонів, які постачаються разом із ACT!. Наприклад, титульний аркуш факсу містить ваші номери телефону та факсу; у верхній частині звіту ваше ім’я; а внизу на листі ваше ім’я.
Якщо чужа інформація відображається як перший запис контакту, який ви бачите, коли відкриваєте свою базу даних, перегляньте ці три можливості:
- Ви ввійшли як самі? Якщо ні, зробіть це. Тоді, коли ви відкриєте ACT! знову — увійшов як ви — з’явиться ваш Мій запис.
- Ви ненавмисно змінили власну контактну інформацію? Якщо це так, поміняйте його назад.
- Якщо ви на 100 відсотків впевнені, що ввійшли під своїм ім’ям і не змінили свою контактну інформацію, ймовірно, ваша база даних пошкоджена. Вам потрібно буде виконати невелику реанімацію у вашій базі даних.
Дуже важливо приділити час для введення всієї власної контактної інформації. Якщо ви цього не зробите, ви можете виявити, що вам не вистачає ключової інформації, коли ви починаєте працювати з шаблонами та звітами. Наприклад, якщо ви ніколи не вводите свій власний номер факсу, ваш номер факсу не відображатиметься на шаблоні титульного листа факсу, а це означає, що вам доведеться заповнювати його щоразу, коли ви надсилаєте факс. Убережіть себе від клопоту і відразу заповніть свій My Record.
Ваш My Record також дозволяє вам використовувати кілька інших важливих ACT! особливості:
- Дозвіл на виконання різних функцій залежить від рівня безпеки вашого My Record.
- Контакти, нотатки, історії, дії та можливості, позначені як приватні, можуть переглядати лише менеджер записів, який їх створив.
- Щоразу, коли ви вводите новий контакт, групу, компанію чи можливість, ваше ім’я з’являється як автор цього контакту.
- Коли ви видаляєте контакт, історія цього видалення з’являється в області Історія вашого запису.
- Кожного разу, коли ви додаєте нотатку до запису контакту, ваше ім’я з’являється як менеджер записів цієї нотатки.
- Коли ви плануєте діяльність, ваше ім’я автоматично приєднується до неї.