Innan du kan spåra ditt lager måste du göra två saker. Först måste du berätta för QuickBooks att du vill spåra inventering. För att göra detta, välj Redigera → Inställningar. När QuickBooks visar dialogrutan Inställningar klickar du på ikonen Artiklar och lager i listan till vänster. Din skärm bör se anmärkningsvärt lik ut den som visas. (Du kanske måste klicka på fliken Företagsinställningar först.) Se till att kryssrutan Lager och inköpsorder är aktiva är markerad och att en av alternativknapparna Varna om det inte räcker till lager att sälja är markerad.
Dialogrutan Inställningar för artiklar och lager.
Här är det andra du behöver göra: Skapa en artikellista. Den här listan är en beskrivning av alla artiklar som du kan tänka dig lägga på en faktura. Med andra ord, alla varor som du beställer och säljer hör hemma på Artikellistan.
Du borde ha ställt in din första objektlista under QuickBooks-installationen. Om du behöver lägga till ett objekt i listan väljer du Listor→ Objektlista. Klicka sedan på knappen Objekt, välj Nytt från rullgardinsmenyn och fyll i fönstret Nytt objekt.
När du har aktiverat inventeringsgrejer och ställt in (eller uppdaterat) din artikellista kan du spåra ditt lager.
När du lastar av föremål från en lastbil, tar emot dem med posten eller köper dem från en gatuhandlare, måste du registrera föremålen så att QuickBooks kan spåra ditt lager. Hur du spelar in föremålen och betalar för dem beror på om du betalar kontant på fathuvudet, får en räkning tillsammans med föremålen eller tar emot föremålen utan en faktura (i så fall betalar du för föremålen senare).
Och du kan ha fyllt i en inköpsorder (PO) för de varor du tar emot. Om så är fallet blir det lite lättare att ta emot föremålen. Jag rekommenderar starkt att du fyller i en PO när du beställer varor som du ska ta emot och betala för senare.
Okej, du har precis köpt tre porslinskycklingar i basaren i Marrakech, och nu vill du lägga till dem i ditt lager och registrera köpet. Hur registrerar du lager du betalat för över disk? Genom att använda fönstret Skriv checkar, naturligtvis - på samma sätt som du registrerar alla andra räkningar du betalar för i förväg.
Vad händer om varorna kommer före fakturan? Tur du - du har grejerna, och du behöver inte betala för det ännu. Du måste dock registrera inventeringen du just fick, så att du vet att du har den till hands. Du kan inte göra det i fönstret Skriv checkar eftersom du inte kommer att skriva en check för att betala för grejerna - åtminstone inte på ett tag. Hur registrerar du föremål som du får innan du betalar för dem? Läs vidare:
1. Välj Leverantörer → Ta emot varor eller klicka på ikonen Ta emot lager på startskärmen och välj alternativet Ta emot lager utan räkning.
Du ser fönstret Skapa artikelkvitton, som visas. Det här fönstret liknar fönstret Ange räkningar, men det står Varukvitto. (Du ser fönstret Ange räkningar igen när du får räkningen för varor.)
Fönstret Skapa artikelkvitton.
2. Fyll i den övre delen av fönstret.
Om du vill spela in objekt från en leverantör som redan finns i leverantörslistan, klicka på nedåtpilen och välj sedan leverantören. Om leverantören är en ny leverantör, välj Lägg till ny från rullgardinsmenyn och beskriv sedan leverantören i detalj i dialogrutan Ny leverantör som visas. När du är klar med dialogrutan Ny leverantör klickar du på OK.
3. Klicka på fliken Objekt.
Du behöver bara klicka på fliken Objekt om den inte redan visas. Det är det förmodligen. Men datorbokförfattarnas hederskod och en tvångsmässig personlighet kräver att jag berättar att det finns en annan flik – fliken Utgifter – och du kan möjligen visa den istället.
4. Flytta till kolumnen Objekt och skriv ett namn för objektet.
Lägg märke till nedåtpilen i kolumnen Artikel. Klicka på den för att se objektlistan. Visas varan du betalar för på den här listan? Klicka i så fall på den. Om inte, ange ett nytt objektnamn. Du ser meddelanderutan Artikel hittades inte. Klicka på Ja, fyll i dialogrutan Nytt objekt och klicka sedan på OK.
Du kan lika gärna gå ner på följesedeln och ange varorna på fliken Artiklar. Se till att fliken Artiklar visar exakt vad som står på följesedeln. Och skriv en kort beskrivning av varorna i Memo-fältet eftersom den beskrivningen kan visa sig vara användbar senare, när du vill matcha ditt artikelkvitto med fakturan. När du är klar bör fönstret Skapa artikelkvitton se ut ungefär som föregående figur.
5. Ange kvantitet och kostnad enligt följande:
6. Klicka på knappen Spara och ny eller Spara och stäng för att spela in objekten som du just fick.
Varorna är officiellt en del av ditt lager. Varukvittot har förts in i leverantörsreskontraregistret. Inte bara det, utan du är också redo när räkningen kommer.
Varorna kommer fram och du fyller i ett varukvitto. Tre veckor går. Vad är det här i din brevlåda? Varför, det är räkningen, såklart! Nu ska du lägga in en räkning för de varor som du fick för tre veckor sedan. Det här jobbet är enkelt:
1. Välj Leverantörer→ Ange faktura för mottagna artiklar.
Eller, från startskärmen, klicka på ikonen Ange räkningar mot lager. Om du är i leverantörscentret klickar du på Nya transaktioner och sedan på Ange faktura för mottagna artiklar. Dialogrutan Välj artikelkvitto visas, som visas.
Dialogrutan Välj artikelkvitto.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Leverantör och välj namnet på den leverantör som skickade fakturan till dig.
Du ser ett eller flera varukvitton i rutan, med datum du satt på kvittot, dess referensnummer och PM som du skrev på kvittot.
3. Välj artikelkvittot som du vill ange en räkning för och klicka sedan på OK.
Fönstret Ange räkningar visas, som visas . Ser den här informationen bekant ut? Det borde – det är samma information som du lägger i fönstret Skapa artikelkvitton, bara nu arbetar du med en faktura, inte ett kvitto.
Fönstret Ange räkningar.
4. Jämför fliken Artiklar i fönstret med räkningen.
Betalar du för det du fick tidigare? Fraktavgifter och moms kan ha lagts till din faktura. Du kan också behöva justera priset eftersom du kan ha gissat när du spelade in mottagandet av varorna. Om så är fallet, lägg till och justera originalkvittoinformationen genom att använda fliken Artiklar. (Du kan klicka på knappen Beräkna om för att lägga till de nya objekten.)
Hur många dagar har du på dig att betala denna räkning? Är det dags nu? Ta en titt på raden Villkor för att se vad den här leverantörens betalningsvillkor är. Ändra betalningsvillkoren om de är felaktiga genom att välja en annan post i rullgardinsmenyn.
Du vill betala dina räkningar vid bästa möjliga tidpunkt, men för att du ska kunna göra det måste villkoren i fönstret Ange räkningar matcha säljarens betalningsvillkor.
5. Klicka på Spara & Ny eller Spara & Stäng för att spela in räkningen.
Du måste naturligtvis fortfarande betala säljarens räkning. Rimligt nog.
Anta att du får räkningen när du tar emot varorna. Föremålen lastas av från elefantens rygg, och elefantföraren tar en pilbåge och ger dig sedeln. Här är stegen du följer:
1. Välj Leverantörer → Ta emot artiklar och ange faktura.
Eller, från startskärmen, klicka på Ta emot lager och välj sedan alternativet Ta emot lager med faktura där. Eller, från Vendor Center, klicka på Nya transaktioner och sedan på Ange faktura för mottagna artiklar. Du ser fönstret Ange räkningar. Du är bekant med det här fönstret och du vet exakt vad det är och vad det gör. Om du landade cold turkey på den här sidan med hjälp av indexet, måste du veta, för inventeringsändamål, hur du registrerar de föremål du betalar för.
2. Fyll i den övre delen av fönstret.
Det här är ganska grundläggande. Välj en leverantör från rullgardinsmenyn och se till att leverantörens villkor för att betala denna räkning visas korrekt. Om den här leverantören är ny, välj Lägg till ny. QuickBooks ber dig att fylla i en informationsdialogruta om leverantören. Gör det. Se till att du fyller i raden Fakturering korrekt.
3. Klicka på fliken Artiklar och lista alla artiklar som du betalar för.
För att se objektlistan flyttar du markören till kolumnen Objekt och klickar på nedåtpilen som visas. Se till att kvantiteten och kostnaden för artiklarna är korrekt listade på fliken Artiklar.
4. Klicka på Spara & Ny eller Spara & Stäng.
QuickBooks lägger till objekten du listade i objektlistan och gör dem till officiella delar av ditt lager.
Kanske har du märkt likheterna mellan fliken Artiklar i fönstret Ange räkningar och rutan Kvantitet/Artikelkod/Beskrivning/Pris/Varje/Belopp längst ner på en faktura. QuickBooks använder båda för att hålla inventering.
När du säljer saker justerar QuickBooks automatiskt ditt lager. Med andra ord, om du köper 400 porslinskycklingar och säljer 350 av dem har du bara 50 till hands. QuickBooks uppdaterar register för denna förändring. Ingen muss, inget krångel. Jisses, är inte det här bra? Inte mer att ligga vaken på nätterna och undra om du har tillräckligt med kycklingar eller wombats eller vad som helst. Samma sak händer när du gör kontantförsäljning. När du listar föremålen på försäljningskvittot antar QuickBooks att de lämnar dina händer och subtraherar dem från ditt lager.
En annan bra sak att notera om bra lagerredovisning: I QuickBooks-fönster som låter dig ange antal inventarier (som fönstret du använder för att registrera en faktura), lägger QuickBooks en liten knapp i fältet Kvantitet. Du kan klicka på den här knappen för att se en dialogruta som beskriver aktuell och framtida tillgänglighet för objektet.
En moral i denna berättelse är "Håll en bra, beskrivande artikellista." Den andra moralen är "Ange artiklar noggrant på fliken Artiklar med checkar och räkningar och i rutan Artikel/Beskrivning/Antal/Taxa/Belopp för försäljningskvitton och fakturor."
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
