Како заказати и послати Оутлоок 2019 / 365 периодичне захтеве за састанке, догађаје и састанке?

Ево питања које смо добили од Доне:

Здраво! управо сам постављен за менаџера пројекта овде у мојој компанији, тако да сада живим у Оутлоок-у :-)… Једна од првих ствари које ћу морати да урадим је да поставим серију састанака у току са многим заинтересованим странама пројекта. То могу бити или један на један, групни састанци. Биће ми драго да добијем неке пречице о томе како да наставимо са заказивањем тих понављања. Помоћ се цени унапред. Хвала!

Хвала на питању и срећно на новом послу.

Управљање периодичним састанцима у Оутлоок-у може бити застрашујући задатак, хајде да покушамо да га разложимо помоћу неких најбољих пракси да бисмо покренули ствари.

Подесите календар пројекта

Моја прва препорука би била да поставите наменски календар за ваш пројекат, тако да можете да организујете све састанке у вези са пројектом на једном месту. Ево упутства о додавању нових календара у Оутлоок и за Виндовс и за МАЦ.

Закажите серију понављајућих састанака

Након подешавања календара, можете почети да заказујете серију састанака.

Виндовс корисници

• Пријавите се у Оутлоок и отворите свој календар.
• На почетној картици кликните на приказ Радне недеље, ово ће обезбедити детаљнији и лакши за коришћење приказ вашег календара.
• Сада изаберите дан и време вашег састанка.
• Кликните десним тастером миша и притисните Нови понављајући састанак (или термин).
• Ако је потребно, прилагодите датум и време састанка/састанка.
• Дефинишите понављање вашег састанка (дневно/недељно и тако даље).
• Дефинишите свој опсег понављања.

• Када завршите, притисните ОК .
• Затим притисните дугме За да бисте изабрали адресе е-поште примаоца са листе контаката или ручно унесите њихове адресе.
• Дефинишите описну тему вашег састанка.
• Користите одељак са ознакама састанка , на десној страни траке, да дефинишете важност и осетљивост састанка

• Затим дефинишите локацију састанка и своје контакт податке. Ово може бити соба за састанке или можда користите Скипе, Зоом за Оутлоок или друга средства комуникације на мрежи.
• На крају, у свом телу позива на састанак, проширите циљеве серије састанака, КПИ и тако даље. Не заборавите да дефинишете јасну агнеду за ваш састанак, као и јасне и мерљиве циљеве.
• Када завршите, притисните дугме Пошаљи .

Мац корисници

Процес за МАЦ кориснике је мало другачији и подсећа на онај који се користи у старијим верзијама Оффицеа:

• Отворите Оутлоок 365 / 2019 за МАЦ.
• У приказу календара, задржите показивач миша на жељени датум и време састанка/састанка.
• Отвориће се дијалог Састанак организатора .
• Притисните дугме За да бисте дефинисали учеснике састанка.

• Затим дефинишите тему, локацију и трајање састанка.

• У горњем менију притисните дугме Понављање .
• Појавиће се следећи дијалог:

• По потреби дефинишите подешавања састанка/састанка.
• Када завршите, притисните ОК.
• У телу позива на састанак наведите више информација по потреби.
• Када завршите, притисните дугме Пошаљи .

Подешавање захтева за серију састанака / заказивања / догађаја дуплирањем

Потенцијално бисте могли да креирате низ састанака или догађаја тако што ћете дуплирати претходну серију и прилагодити теме састанка, учеснике и локацију. Ево водича који ће вам помоћи да то постигнете.

Питања? Слободно користите коментаре испод да нас обавестите.

Срећно!