Zlepšite svoj tok hotovosti pomocou aplikácie QuickBooks 2019

Musíte vedieť, ako sledovať, čo vám vaši zákazníci dlhujú, a ako posúdiť finančné náklady. Nebojte sa však. To, čo zákazník dlhuje, môžete sledovať niekoľkými spôsobmi. Asi najjednoduchším spôsobom je zobraziť Zákaznícke centrum výberom Zákazník → Zákaznícke centrum.

Potom vyberte zákazníka zo zoznamu Zákazníci a úlohy (zobrazí sa pozdĺž ľavého okraja okna). QuickBooks vytvorí stránku so zoznamom transakcií pre zákazníka. Zobrazuje tiež kontaktné informácie zákazníka. Tento obrázok zobrazuje informácie o zákazníckom centre pre zákazníka.

Okno Zákazníckeho centra

Mali by ste si tiež uvedomiť, že QuickBooks poskytuje niekoľko šikovných správ o pohľadávkach (A/R). K týmto prehľadom sa dostanete kliknutím na ikonu Prehľady a výberom Zákazníci a pohľadávky. Alebo môžete vybrať Prehľady → Zákazníci a pohľadávky. QuickBooks potom zobrazí podmenu s približne pol tuctom správ, ktoré popisujú, koľko peňazí vám zákazníci dlhujú. Niektoré zostavy napríklad organizujú otvorené faktúry do rôznych skupín podľa toho, ako staré sú faktúry. (Tieto zostavy sa nazývajú starnutia. ) Niektoré zostavy sumarizujú iba faktúry alebo platby. A niektoré prehľady zobrazujú otvorený alebo nezaplatený zostatok každého zákazníka.

Môžete si vytlačiť výpis a poslať ho zákazníkovi výberom Zákazníci → Vytvoriť výpisy. Pomocou dialógového okna Vytvoriť výpisy popíšte, pre ktorých zákazníkov chcete výpisy tlačiť, a rozsahy dátumov, pre ktoré chcete výpisy zobrazovať; potom kliknite na Tlačiť alebo Poslať e-mailom a výpisy vytlačte alebo odošlite e-mailom. Výpisy sú praktické spôsoby, ako pripomenúť zábudlivým zákazníkom alebo klientom sumy po splatnosti. Mimochodom, nemusíte posielať výpisy každému za každý mesiac. V mojej praxi CPA posielam výpisy niekoľkokrát do roka klientom s účtami po splatnosti. Toto priateľské pripomenutie vždy prináša niekoľko rýchlych platieb a nepríjemných ospravedlnení.

Ako posúdiť finančné poplatky v QuickBooks 2019

QuickBooks posudzuje finančné poplatky na nezaplatených otvorených faktúrach bez toho, aby zohľadnil akékoľvek nepripísané platby. V súlade s tým sa budete chcieť uistiť, že všetky platby a dobropisy použijete na otvorené faktúry pred stanovením finančných poplatkov.

Ak chcete posúdiť finančné poplatky, postupujte takto:

1. Vyberte Upraviť → Predvoľby, kliknite na ikonu Finančný poplatok v zozname naľavo a potom kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti.

Aby ste mohli posúdiť finančné poplatky, musíte ich najskôr nastaviť.

Iba správca QuickBooks môže zmeniť nastavenia firemného finančného poplatku a môže tak urobiť iba v režime pre jedného používateľa.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, ako je znázornené. (Ak ste už predtým posudzovali finančné poplatky, QuickBooks zobrazí okno Posúdenie finančných poplatkov. Kliknutím na tlačidlo Nastavenia v okne Posúdenie finančných poplatkov môžete zobraziť dialógové okno Predvoľby a skontrolovať alebo upraviť nastavenia finančných poplatkov.)

Dialógové okno Predvoľby pre finančné poplatky

2. Zadajte ročnú úrokovú sadzbu, ktorú chcete použiť na výpočet finančných poplatkov.

Presuňte kurzor do textového poľa Ročná úroková sadzba (%) a zadajte ročnú úrokovú sadzbu.

3. (Voliteľné) Zadajte minimálny finančný poplatok, ak existuje.

Presuňte kurzor do textového poľa Minimálny finančný poplatok a zadajte minimálny poplatok. Ak napríklad na faktúre po lehote splatnosti vždy účtujete aspoň 25 USD, zadajte 25.

4. Zadajte počet dní milosti, ktoré udeľujete.

Dni milosti. To znie trochu ako umelecký film alebo vážny román, však? Toto číslo v podstate predstavuje počet dní nečinnosti, ktoré ste ochotní znížiť ľuďom. Ak do textového poľa Ochranná lehota (dni) zadáte 30, QuickBooks začne posudzovať finančné poplatky až 30 dní po splatnosti faktúry.

5. Zadajte, ktorý účet chcete použiť na sledovanie finančných poplatkov.

Aktivujte rozbaľovaciu ponuku Účet finančných poplatkov a vyberte typ účtu Príjem alebo Iný príjem.

6. Uveďte, či chcete k finančným poplatkom účtovať finančné poplatky.

Dáva toto vyhlásenie zmysel? Ak niekomu účtujete finančný poplatok a on alebo ona ho nezaplatí, nakoniec sa tento poplatok tiež stane po splatnosti. Čo teda urobíte, keď budete najbližšie posudzovať finančné poplatky? Počítate finančný poplatok z finančného poplatku? Ak to chcete urobiť – a ak vám to dovoľujú štátne a miestne zákony – začiarknite políčko Posúdiť finančné poplatky za oneskorené finančné poplatky.

7. Povedzte QuickBooks, či má počítať finančné poplatky od dátumu splatnosti alebo dátumu faktúry.

Vyberte možnosť Dátum splatnosti alebo Faktúra/Dátum fakturácie. Ako by ste mohli hádať, počítate s väčšími finančnými nákladmi, ak začnete kumulovať úroky v deň vystavenia faktúry.

8. Povedzte QuickBooks, či má tlačiť faktúry za finančné poplatky.

Začiarknite políčko Označiť faktúry finančných poplatkov „na vytlačenie“, ak chcete neskôr vytlačiť faktúry za finančné poplatky, ktoré vypočítate.

9. Kliknite na tlačidlo OK.

Keď použijete dialógové okno Predvoľby, aby ste QuickBooks povedali, ako sa majú vypočítať finančné poplatky, kliknite na OK.

10. Vyberte položku Zákazníci → Vyhodnotiť finančné poplatky alebo kliknite na ikonu Finančné poplatky na domovskej obrazovke.

Zobrazí sa okno Vyhodnotiť finančné poplatky, ako je znázornené. Toto okno zobrazuje všetky finančné poplatky, ktoré spoločnosť QuickBooks vypočítala, usporiadané podľa zákazníka.

Okno Posúdiť finančné poplatky

11. Zadajte dátum stanovenia finančného poplatku.

Presuňte kurzor do textového poľa Assessment Date (Dátum hodnotenia) a zadajte dátum, kedy posudzujete finančné poplatky, o ktorom som ochotný sa staviť, že je to aktuálny dátum. (Tento dátum je zároveň dátumom faktúry, ktorý sa použije na účtovných faktúrach, ak ich vytvoríte.)

12. Potvrďte, ktorým zákazníkom chcete účtovať finančné poplatky.

QuickBooks na začiatku označí všetky finančné poplatky, čo znamená, že pre každý finančný poplatok vystaví novú faktúru. (QuickBooks označí finančné poplatky malým začiarknutím.) Ak chcete zrušiť označenie (alebo neskôr označiť) finančný poplatok, kliknite naň. Ak chcete zrušiť označenie všetkých poplatkov, kliknite na tlačidlo Zrušiť označenie všetkých. Ak chcete označiť všetky poplatky, kliknite na tlačidlo Označiť všetko.

Výberom mena zákazníka a následným kliknutím na tlačidlo História inkasa môžete vytvoriť správu o inkasách pre ktoréhokoľvek zákazníka alebo úlohy uvedené v okne Posúdenie finančných poplatkov.

13. Kliknite na tlačidlo Vyhodnotiť poplatky.

Keď okno Posúdiť finančné poplatky správne popisuje finančné poplatky, ktoré chcete posúdiť, kliknite na Posúdiť poplatky. S výpočtami a odhadmi finančných poplatkov ste skončili.

Ako sa vysporiadať s vkladmi v QuickBooks

Keď už hovorím o zlepšení vášho peňažného toku, dovoľte mi stručne spomenúť jednu ďalšiu účinnú techniku ​​peňažného toku – a diskutovať o účtovníctve, ktoré je pre túto techniku ​​potrebné.

Jedným jednoduchým spôsobom, ako zlepšiť svoj peňažný tok, je prijať alebo vyžadovať zálohy alebo zálohy vopred od klientov alebo zákazníkov predtým, ako začnete pracovať. Inými slovami, predtým, ako začnete pracovať alebo si objednáte inventár alebo urobíte čokoľvek, čo je prvým krokom vo vašom podnikaní na dokončenie predaja, inkasujete studené, ťažké peniaze.

Bohužiaľ, tieto vklady zákazníkov, ako sa im hovorí, spôsobujú trochu problémov s vedením účtovníctva. Otázka v podstate znie, ako zaznamenáte šek alebo hotovostný vklad na veci, ktoré ste ešte neurobili alebo nepredali? Máte dve základné možnosti:

• Jednoduchý spôsob: Môžete zaznamenať potvrdenie o predaji pre službu alebo produkt. Týmto spôsobom počítate hotovosť prichádzajúcu do vášho podnikania a uznávate výnosy. Všimnite si tiež, že ak je záloha nevratná – a na účely peňažného toku by mala byť záloha nevratná – mali by ste započítať príjem pri prijatí zálohy, ak ste platiteľom dane. (Pravdepodobne ste platiteľom dane, ale ak si nie ste istý, opýtajte sa svojho daňového poradcu.)
• Presný spôsob: Vklad môžete uznať ako nový záväzok. Urobíte to vytvorením účtovného zápisu, ktorý zaznamená zvýšenie na vašom hotovostnom účte a ktorý zaznamená zvýšenie na vašom účte bežného záväzku Vklady zákazníkov. Ak je záloha vratná a ste platiteľom dane v hotovosti alebo ak ste daňovníkom na základe časového rozlíšenia, pravdepodobne by ste mali použiť túto metódu. Keď bude váš predaj dokončený a vyfakturovaný neskôr, použite položku Záloha zákazníka ako mínusovú sumu v predajnej faktúre, aby ste presunuli sumu z účtu záväzkov a aplikovali ju na splatný zostatok faktúry.