Zero-Based Budgeting a QuickBooks

Vytváranie a používanie rozpočtu v aplikácii QuickBooks si vyžaduje určité základné znalosti techník tvorby rozpočtu. Rozpočet založený na nule funguje zdola nahor. Rozpočet založený na nule začína individuálnymi účtami výnosov, nákladov, aktív, pasív a vlastného imania. Skúma konkrétny účet – napríklad poštovné náklady – a potom sa pokúša uplatniť zdravý rozum a logiku pri vymýšľaní dobrej sumy rozpočtu na poštovné.

Rozpočtovač môže napríklad uhádnuť, že firma počas roka odošle 1 000 listov a že priemerné poštovné na list sa bude rovnať 0,50 USD. V tomto prípade nulový rozpočtový prístup určuje, že poštovné náklady na nasledujúci rok budú pravdepodobne rovné 500 USD. Rozpočtár s nulovým základom vypočíta túto sumu tak, že vezme 1 000 listov a vynásobí túto sumu poštovným nákladom 0,50 USD za list.

Výhodou rozpočtovania s nulovým základom je, že má tendenciu fixovať zle vypočítané, predtým rozpočtované sumy. Nestačí len udržiavať zlé rozpočtové rozhodnutia z minulosti. Nové rozpočtové sumy sú založené na použití zdravého rozumu a jednoduchej aritmetiky; kombinácia týchto dvoch položiek často produkuje celkom dobré čísla. To je fakt super.

Ďalšou skvelou vlastnosťou rozpočtovania s nulovým základom je to, že za túto rozpočtovanú sumu sú zodpovední ľudia, ktorí využívajú alebo využívajú určitú rozpočtovanú sumu. Ak napríklad niektorá manažérka minula 50 000 USD na cestovné náklady v minulom roku, v najvyššom rozpočte sa uvádza, že tento rok minie 50 000 USD.

Naopak, nulové rozpočty vedú manažéra k tomu, aby pomocou zdravého rozumu a jednoduchej aritmetiky dokázal, že cestovné náklady vo výške 50 000 USD sú pre tento rok primerané.

Rozpočtovanie na nule však nie je dokonalé; má slabinu v tom, že pre rozpočtárov je ľahké zabudnúť na čísla alebo urobiť chyby vo výpočtoch.

Predtým sa používal príklad, keď rozpočtár hádal, že náklady na poštovné v nasledujúcom roku budú 500 USD. Tento odhad vychádza z odhadu počtu listov odoslaných za rok (1 000) a odhadu priemerných nákladov na poštovné za každý list (0,50 USD). Ak je jedno z týchto čísel nesprávne, alebo ak (nedaj bože) rozpočtár nesprávne vynásobí jedno číslo druhým, číslo rozpočtu poštovného je nesprávne.

Ak rozpočtár počíta stovky alebo dokonca tisíce rozpočtovaných súm, nepochybne sa v procese dopustí niekoľkých chýb. A tie chyby sa jej zrejme pre objem rozpočtovaných súm nepodarí opraviť ani nájsť.