Zaznamenávanie účtov pomocou aplikácie QuickBooks 2003

Keď príde účet, prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zaznamenať ho. Účty môžete zaznamenať cez okno Zadať účty alebo cez register Záväzky. Ak plánujete sledovať účty podľa nákladov a položiek, musíte použiť okno Zadať účty.

Ak chcete zaznamenať účet prostredníctvom dialógového okna Zadať účty, postupujte takto:

1. Zvoľte Dodávatelia –> Zadať účty.

Prípadne vyberte Dodávatelia zo zoznamu Navigátori a potom kliknite na ikonu Zadať účty. Nepochybne si všimnete, že horná polovica tohto okna vyzerá do značnej miery ako šek – je to preto, že veľa informácií, ktoré sem vložíte, skončí na šeku, ktorý vypíšete na zaplatenie účtu. (Ak sa v hornej časti formulára zobrazuje slovo Kredit namiesto Faktúra, kliknite na tlačidlo voľby Fakturovať v ľavom hornom rohu. Túto obrazovku môžete použiť aj na zadanie kreditu od dodávateľov.)

2. Vyberte meno predajcu, ktorému platíte.

Ak chcete zaplatiť tento účet predajcovi, ktorý je už na zozname dodávateľov, jednoducho kliknite na šípku nadol na konci riadku dodávateľa a vyberte dodávateľa. (QuickBooks potom automaticky vyplní okno Enter Bills toľkými informáciami, koľko si pamätá.) Ak je však tento dodávateľ nový, QuickBooks vás požiada o rýchle pridanie alebo nastavenie niektorých informácií o predajcovi – adresu, úverový limit, platobné podmienky, a tak ďalej. Tieto informácie zadáte v okne Nový dodávateľ.

Ak máte jednu alebo viacero nevybavených nákupných objednávok u dodávateľa, ktorého si vyberiete, QuickBooks sa vás opýta, či chcete prijať za nákupnú objednávku. Kliknite na Áno, ak áno, alebo na Nie, ak nie. Ak sa rozhodnete prijímať oproti nákupnej objednávke, QuickBooks zobrazí dialógové okno Otvoriť nákupné objednávky. Jednoducho uvádza zoznam otvorených objednávok, ktoré ste zaznamenali. Keď vyberiete jednu alebo viacero nákupných objednávok, ktoré chcete prijať, QuickBooks za vás vyplní položky a sumy z týchto objednávok, ktoré môžete podľa potreby upraviť.

Ak chcete vytvoriť nákupnú objednávku, ktorá je len záznamom položiek, ktoré si objednáte od dodávateľov, vyberte Dodávatelia –> Vytvoriť objednávky. Keď QuickBooks zobrazí okno Create Purchase Orders, opíšte svoju objednávku. Objednávky tlačíte a upravujete rovnakým spôsobom, ako tlačíte faktúry a dobropisy.

3. Vyberte platobné podmienky, ktoré popisujú splatnosť faktúry.

V riadku Podmienky otvorte rozbaľovací zoznam a vyberte platobné podmienky (ak tam tieto informácie ešte nie sú pri nastavovaní dodávateľa).

4. (Voliteľné) Zadajte poznámku na popis účtu.

Do poľa Poznámka môžete zadať poznámku. Poznámka, ktorú zadáte, sa zobrazí v registri A/P.

5. Presuňte kurzor nadol do stĺpca Účet na karte Výdavky a zadajte názov nákladového účtu.

Je pravdepodobné, že chcete zadať názov nákladového účtu, ktorý už je v účtovej osnove. Ak je to tak, kliknutím na šípku nadol zobrazíte zoznam všetkých svojich účtov. Pravdepodobne budete musieť posunúť zoznam nadol, aby ste sa dostali k výdavkovým účtom (rýchlym spôsobom, ako sa posunúť v zozname nadol, je začať písať názov účtu – prejdete priamo nadol v zozname). Kliknite na účet, ktorý predstavuje tento účet (s najväčšou pravdepodobnosťou sú to dodávky alebo niečo podobné).

Ak potrebujete pre túto faktúru vytvoriť novú kategóriu nákladového účtu, vyberte si z hornej časti zoznamu. Zobrazí sa dialógové okno Nový účet. Vyplňte informácie a kliknite na tlačidlo OK.

Čo ak sa peniaze, ktoré platíte kvôli tomuto účtu, dajú rozdeliť medzi dva, tri alebo štyri výdavkové účty? Stačí kliknúť pod účet, ktorý ste práve zadali. Zobrazí sa šípka nadol. Kliknutím naň zadajte ďalší nákladový účet a ďalší a ďalší, ak chcete.

6. Ak je to potrebné, prejdite na stĺpec Čiastka a zmeňte čísla.

Ak túto faktúru rozdeľujete medzi niekoľko účtov, uistite sa, že súčet čísel v stĺpci Čiastka zodpovedá súčtu faktúry.

7. (Voliteľné) Zadajte slová vysvetlenia alebo múdrosti do stĺpca Poznámka.

8. (Voliteľné) Priraďte výdavok Zákazníkovi:Job.

Ak plánujete, že vám budú tieto výdavky preplatené, alebo ak chcete len sledovať svoje výdavky podľa zamestnania, zadajte zákazníka, ktorý vám ich preplatí. V prípade potreby zadajte sumu pre každý účet. Pomocou šípky nadol môžete nájsť zákazníkov a potom na nich kliknúť.

9. (Voliteľné) Priraďte výdavok triede.

Môžete tiež sledovať výdavky podľa triedy zadaním položiek v stĺpci Trieda. Všimnite si obvyklú šípku nadol a kliknutím na ňu zobrazíte zoznam tried. (Stĺpec Class neuvidíte, pokiaľ ste QuickBooks nepovedali, že chcete používať triedy.)

Ak chcete, aby QuickBooks sledoval výdavky podľa triedy, môžete si to nastaviť. Ak chcete nastaviť QuickBooks na sledovanie výdavkov, vyberte Upraviť –> Predvoľby. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, kliknite na ikonu Účtovníctvo, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom začiarknite políčko Použiť sledovanie tried.

Ak chcete, kliknite na tlačidlo Prepočítať a spočítajte výdavky.

10. Použite záložku Položky na zaznamenanie rôznych položiek, ktoré účet predstavuje.

Kliknite na kartu Položky. Zadajte položky, ktoré ste si kúpili, a ceny, ktoré ste za ne zaplatili.

Ak si po čiastočnom vyúčtovaní uvedomíte, že faktúra skutočne platí nákupnú objednávku, kliknite na tlačidlo Vybrať objednávku, ktoré sa zobrazí na karte Položky v okne Zadať faktúru.

V rozbaľovacom zozname Dodávateľ kliknite na meno dodávateľa, ktorý vám poslal faktúru. V zozname otvorených objednávok kliknite na stĺpec vľavo, aby ste zaškrtli objednávku (alebo objednávky), za ktorú platíte. Dosť ľahké? Po dokončení kliknite na tlačidlo OK a aplikácia QuickBooks automaticky vyplní kartu Položky za vás.

11. Presuňte sa do stĺpca Položka a zadajte názov položky.

Všimnite si šípku nadol v tomto stĺpci. Kliknutím naň zobrazíte zoznam položiek. Zobrazuje sa položka, za ktorú platíte, v tomto zozname? Ak áno, kliknite na danú položku. Ak nie, vyberte si z hornej časti zoznamu a vyplňte okno Nová položka.

12. Vyplňte zvyšné riadky položiek na karte Položky.

Tu môžete zadať všetky položky, ktoré kupujete. Uistite sa, že karta Položky presne zobrazuje položky, ktoré kupujete, ich náklady a množstvá. Ak chcete, kliknite na tlačidlo Prepočítať a spočítajte položky.

13. Uložte účet.

Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový uložte svoj záznam o účte a potom zadajte ďalší účet. Alebo kliknite na Uložiť a zavrieť, aby ste zaznamenali svoj účet, ale nezaplatili ďalší účet.