Zaznamenanie potvrdenia o predaji pomocou QuickBooks Simple Start

Potvrdenie o predaji zaznamenáte vtedy, keď vám zákazník zaplatí celú sumu za tovar alebo služby na predajnom mieste. Predajné doklady fungujú podobne ako bežné fakturované tržby (za ktoré najskôr vyfakturujete odberateľovi a neskôr na faktúru dostanete platbu). V skutočnosti je veľký rozdiel medzi týmito dvoma typmi predaja v tom, že príjmy z predaja sa zaznamenávajú spôsobom, ktorý mení váš hotovostný zostatok, a nie zostatok vašich pohľadávok.

Nasledujúce kroky vám ukážu, ako evidovať tržby za produkty, ktoré sú najkomplikovanejším typom hotovostného predaja. Evidencia tržieb za služby však funguje v podstate rovnako. Jednoducho vyplníte menej polí.

1. Kliknite na hypertextové prepojenie Potvrdenia o predaji Nové.

Prípadne kliknite na ikonu Potvrdenia o predaji a vyberte položku Nové.

Zobrazí sa okno Zadať potvrdenky o predaji.

Vaše okno Enter Sales Receipts nemusí vyzerať presne ako moje z niekoľkých dôvodov. QuickBooks Simple Start mierne prispôsobuje svoje formy tak, aby vyhovovali vášmu konkrétnemu typu podnikania.

Prispôsobenie formulárov príjmového dokladu funguje podobným spôsobom ako prispôsobenie faktúr a dobropisov. Môžete napríklad pridať logo alebo vykonať iné mierne zmeny.

2. Identifikujte zákazníka.

Kliknite na šípku nadol napravo od rozbaľovacieho zoznamu Zákazník. Prechádzajte zoznamom zákazníkov, kým neuvidíte meno zákazníka, ktoré chcete, a potom naň kliknite. Upozorňujeme, že na rozdiel od faktúr sa pole Zákazník nevyžaduje pri hotovostnom predaji.

3. Uveďte dátum na účtenke.

Stlačením klávesu Tab presuňte kurzor do textového poľa Dátum. Potom zadajte správny dátum vo formáte MM/DD/RR. Dátum môžete zmeniť pomocou ktoréhokoľvek z kódov na úpravu dátumu.

4. (Voliteľné) Zadajte číslo predaja.

QuickBooks Simple Start navrhne číslo hotovostného predaja pridaním 1 k poslednému číslu hotovostného predaja, ktoré ste použili. Použite toto číslo alebo tabulátorom prejdite do textového poľa Číslo predaja a zmeňte číslo na ľubovoľné.

5. V prípade potreby opravte adresu Predané do.

QuickBooks Simple Start získa fakturačnú adresu zo zoznamu zákazníkov a použije fakturačnú adresu ako adresu predávajúceho. Adresu pre hotovostný predaj však môžete zmeniť nahradením príslušnej časti obvyklej fakturačnej adresy.

6. Zaznamenajte si číslo šeku.

Do textového poľa Kontrolné číslo zadajte číslo šeku zákazníka. Ak vám zákazník platí v hotovosti, môžete ponechať textové pole Kontrolné číslo prázdne.

7. Zadajte spôsob platby.

Ak chcete zadať spôsob platby, kliknite na rozbaľovací zoznam Spôsob platby a vyberte si z neho niečo: hotovosť, šek, VISA, MasterCard alebo čokoľvek iné. Ak nevidíte spôsob platby, ktorý chcete použiť, môžete ho pridať do zoznamu spôsobov platby. Zvoľte Pridať nový, aby sa zobrazilo dialógové okno Nový spôsob platby. Do textového poľa zadajte popis spôsobu platby a kliknite na tlačidlo OK.

8. Popíšte každú položku, ktorú predávate.

Presuňte kurzor na prvý riadok zoznamu Položka/Popis/Množstvo/Sadzba/Suma/Daň. Keď tak urobíte, QuickBooks Simple Start zmení pole Položka na rozbaľovací zoznam. Kliknite na rozbaľovací zoznam Položka v prvom prázdnom riadku v zozname a potom vyberte položku. Keď tak urobíte, QuickBooks Simple Start vyplní textové polia Description a Rate akýmkoľvek predajným popisom a predajnou cenou, ktoré ste zadali do zoznamu položiek. (Ak chcete, môžete tieto informácie upraviť, ale pravdepodobne to nie je potrebné.) Do textového poľa Množstvo zadajte počet predaných položiek. (QuickBooks Simple Start potom vypočíta množstvo vynásobením množstva sadzbou.) Popíšte každú z ďalších položiek, ktoré predávate, vyplnením ďalších prázdnych riadkov v zozname.

Na účtenku môžete umiestniť toľko položiek, koľko chcete. Ak nemáte dostatok miesta na jednej strane, QuickBooks Simple Start pridá na účtenku toľko strán, koľko potrebujete. Súčet predajného dokladu je, samozrejme, na poslednej strane.

9. Popíšte všetky špeciálne položky, ktoré by mala obsahovať účtenka.

QuickBooks Simple Start si myslí, že čokoľvek, čo nalepíte na účtenku (alebo na faktúru), je niečo, čo predávate. Ak predávate modré, žlté a červené vecičky, musíte samozrejme pridať každú z týchto položiek do zoznamu položiek. Ak však k potvrdenke pridáte medzisúčet, QuickBooks Simple Start si myslí, že medzisúčet je len ďalšia vec a vyžaduje, aby ste do zoznamu zadali ďalšiu položku. To isté platí pre množstevnú zľavu, ktorú chcete nalepiť na účtenku. A ak k účtenke pridáte daň z obratu, hádajte čo? QuickBooks Simple Start si myslí, že daň z obratu je len ďalšou položkou, ktorú je potrebné zahrnúť do zoznamu položiek.

Ak chcete zahrnúť jednu z týchto špeciálnych zľavových alebo medzisúčtových položiek, presuňte kurzor na ďalší prázdny riadok v poli Položka, kliknite na šípku na pravej strane rozbaľovacieho zoznamu a potom vyberte špeciálnu položku. Keď QuickBooks Simple Start vyplní textové polia Popis a Hodnotiť, možno budete musieť tieto informácie upraviť. Zadajte každú špeciálnu položku – medzisúčty alebo zľavy – ktorú uvádzate na účtenku, vyplnením ďalších prázdnych riadkov v zozname.

Ak ste pri pridávaní položky do zoznamu položiek začiarkli políčko Zdaniteľné, v stĺpci Daň sa zobrazí slovo Daň, ktoré označuje, že položka bude zdanená.

Ak chcete zaradiť zľavnenú položku (aby boli všetky uvedené položky zľavnené), musíte na účtenku za položky inventára alebo iné položky, ktoré chcete zľaviť, nalepiť medzisúčet. Potom nalepte zľavnenú položku priamo za položku medzisúčet. Týmto spôsobom QuickBooks Simple Start vypočíta zľavu ako percento z medzisúčtu.

10. Zadajte daň z obratu.

Ak ste pri vytváraní firemného súboru počas rozhovoru EasyStep zadali daňové informácie, pamätáte si, ako sa QuickBooks Simple Start spýtal, či účtujete daň z obratu? QuickBooks Simple Start vyplní predvolené daňové informácie sčítaním zdaniteľných položiek (ktoré sú označené slovom Daň v stĺpci Daň) a vynásobením percentom, ktoré ste uviedli pri vytváraní firemného súboru. Ak sú informácie v poriadku, prejdite na krok 13. Ak nie, presuňte kurzor do poľa Daň, ktoré je napravo od poľa Správa pre zákazníka, aktivujte pole rozbaľovacieho zoznamu a vyberte správnu daň z obratu.

11. (Skutočne voliteľné a pravdepodobne zbytočné pre hotovostný predaj) Pridajte poznámku do textového poľa Poznámka.

K informáciám o hotovostnom predaji môžete zahrnúť popis poznámky. Táto poznámka nie je pre vášho zákazníka. Nevytlačí sa ani na pokladničnom doklade, ak sa ho rozhodnete vytlačiť. Poznámka je len pre vaše oči. Popisy poznámok vám umožňujú ukladať informácie, ktoré súvisia s predajom, s informáciami o účtenke.

12. Rozhodnite sa, či si vytlačíte potvrdenie.

Ak účtenku nechystáte vytlačiť, skontrolujte, či je začiarkavacie políčko Vytlačiť neskôr prázdne – ak nie, zrušte jeho začiarknutie.

13. Kliknutím na tlačidlo Save & Close (Uložiť a zatvoriť) uložíte doklad o predaji.

QuickBooks Simple Start uloží potvrdenie o predaji, ktoré je na obrazovke.