Zaznamenajte svoje účty v QuickBooks 2019 spôsobom splatných účtov

Spôsob platby účtov splatných (A/P) zahŕňa dva kroky. Prvým je maličkosť na náročnejšej strane a druhý krok je jednoduchý ako facka. Najprv si zapíšte svoje účty. Možno už poznáte používanie kariet Výdavky a Položky na zaznamenávanie faktúr. Tieto karty musíte vyplniť aj pre metódu A/P, ak chcete distribuovať faktúru na účty, zákazníkov, úlohy, triedy a položky.

Po zaznamenaní účtov môžete prejsť k druhému kroku: povedať QuickBooks 2019, ktoré účty máte zaplatiť. Potom QuickBooks vypíše šeky. Vytlačíte si ich. Pošlite ich poštou.

Aby metóda A/P fungovala, musíte zaznamenať svoje účty hneď, ako prídu. To neznamená, že ich musíte zaplatiť hneď. Zaznamenávaním svojich účtov môžete sledovať, koľko peňazí dlhujete a koľko peňazí skutočne má vaša firma. QuickBooks vám pripomenie, kedy sú vaše účty splatné, takže sa nemusíte báť, že zabudnete zaplatiť účet.

Keď účtujete faktúry splatným spôsobom, používate účtovníctvo na základe časového rozlíšenia.

Ako zaznamenávať účty v QuickBooks 2019

Keď príde účet, prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zaznamenať ho. Účty môžete zaznamenať cez okno Zadať účty alebo cez register Záväzky. Ak plánujete sledovať účty podľa nákladov a položiek, musíte použiť okno Zadať účty.

Ak chcete zaznamenať účet cez okno Zadať účty, postupujte takto:

Vyberte Dodávatelia → Zadať faktúry.

Prípadne kliknite na ikonu Zadať účty v oblasti Dodávatelia na domovskej stránke. Nasledujúci obrázok zobrazuje okno Enter Bills. Nepochybne si všimnete, že horná polovica tohto okna vyzerá do značnej miery ako šek, a to preto, že veľa informácií, ktoré sem vložíte, skončí na šeku, ktorý vypíšete na zaplatenie účtu. (Ak sa v hornej časti formulára zobrazuje slovo Kredit namiesto Faktúra, vyberte možnosť Fakturovať v ľavom hornom rohu. Túto obrazovku môžete použiť aj na zadávanie dobropisov od dodávateľov.)

Okno Zadať účty.

2. Vyberte meno predajcu, ktorému platíte.

Ak chcete zaplatiť tento účet predajcovi, ktorý je už na zozname dodávateľov, kliknite na šípku nadol na konci riadku dodávateľa a vyberte dodávateľa. (Potom QuickBooks automaticky vyplní okno Enter Bills takým množstvom informácií, koľko si pamätá.) Ak je tento dodávateľ nový, QuickBooks vás požiada o rýchle pridanie alebo nastavenie niektorých informácií o predajcovi: adresu, úverový limit, platobné podmienky a tak ďalej. Tieto informácie zadáte v okne Nový dodávateľ.

Ak máte jednu alebo viac nevybavených nákupných objednávok u dodávateľa, ktorého si vyberiete, QuickBooks sa vás opýta, či chcete prijať za nákupnú objednávku. Kliknite na Áno, ak áno, alebo na Nie, ak nie. Ak zvolíte príjem oproti nákupnej objednávke, QuickBooks zobrazí dialógové okno Otvoriť nákupné objednávky, ako je znázornené. Uvádza zoznam otvorených nákupných objednávok, ktoré ste zaznamenali. Keď vyberiete jednu alebo viacero nákupných objednávok, ktoré chcete prijať, QuickBooks za vás vyplní položky a sumy z týchto objednávok, ktoré môžete podľa potreby upraviť. Keď skončíte s dialógovým oknom Otvoriť nákupné objednávky, kliknite na tlačidlo OK, aby ste sa vrátili do okna Zadať faktúry.

Zaplatenie účtu oproti objednávke.

Ak chcete vytvoriť nákupnú objednávku, ktorá je záznamom položiek, ktoré si objednáte od dodávateľov, vyberte Dodávatelia → Vytvoriť objednávky. Keď QuickBooks zobrazí okno Create Purchase Orders, opíšte svoju objednávku. Mimochodom, nákupné objednávky tlačíte a upravujete rovnakým spôsobom, ako tlačíte faktúry a dobropisy.

3. Vyberte platobné podmienky popisujúce splatnosť faktúry.

V riadku Podmienky otvorte rozbaľovaciu ponuku a vyberte platobné podmienky (ak tam tieto informácie ešte nie sú pri nastavovaní dodávateľa).

4. (Voliteľné) Zadajte referenčné číslo predajcu.

Ak zadáte referenčné číslo predajcu pre účet – pravdepodobne len číslo faktúry alebo číslo vášho účtu – referenčné číslo sa vytlačí na poukážke, ktorá je súčasťou vytlačeného šeku.

5. (Voliteľné) Zadajte poznámku na popis účtu.

Do textového poľa Poznámka môžete zadať poznámku. Poznámka, ktorú zadáte, sa zobrazí v registri A/P.

6. Presuňte kurzor nadol do stĺpca Účet na karte Výdavky a zadajte názov nákladového účtu.

Je veľká šanca, že chcete zadať názov nákladového účtu, ktorý už je v účtovej osnove. Ak je to tak, kliknutím na šípku nadol zobrazíte zoznam všetkých svojich účtov. Ak sa chcete dostať k nákladovým účtom, pravdepodobne budete musieť rolovať v zozname nadol. (Rýchlym spôsobom, ako sa v zozname posunúť nadol, je začať písať názov účtu; prejdete priamo nadol v zozname.) Kliknite na účet, ktorý predstavuje tento účet. (S najväčšou pravdepodobnosťou sú to zásoby alebo niečo podobné.)

Ak potrebujete vytvoriť novú kategóriu nákladového účtu pre túto faktúru, vyberte Pridať nový z hornej časti zoznamu. Zobrazí sa dialógové okno Nový účet (nezobrazené). Vyplňte informácie a kliknite na tlačidlo OK.

Čo ak sa peniaze, ktoré platíte kvôli tomuto účtu, dajú rozdeliť medzi dva, tri alebo štyri výdavkové účty? Stačí kliknúť pod účet, ktorý ste práve zadali. Zobrazí sa šípka nadol. Kliknutím naň zadajte ďalší nákladový účet a ďalší a ďalší, ak potrebujete.

7. V prípade potreby prejdite na stĺpec Čiastka a zmeňte čísla.

Ak rozdeľujete tento účet medzi niekoľko účtov, uistite sa, že čísla v stĺpci Čiastka sa pripočítavajú k celkovej sume účtu.

8. (Voliteľné) Zadajte slová vysvetlenia alebo múdrosti do stĺpca Poznámka.

9. (Voliteľné) Priraďte výdavok zákazníkovi:Job.

Ak plánujete, že vám budú tieto výdavky preplatené, alebo ak chcete len sledovať svoje výdavky podľa zamestnania, zadajte zákazníka, ktorý vám ich preplatí. V prípade potreby zadajte sumu pre každý účet. Pomocou šípky nadol môžete nájsť zákazníkov a potom na nich kliknúť. Ak priradíte Customer: Job, máte tiež možnosť fakturovať tieto výdavky alebo položky, ktoré sa kupujú, klientovi. Ak to chcete urobiť, kliknite na stĺpec Fakturovateľné a teraz by ste mali vidieť značku začiarknutia. Keď budete nabudúce fakturovať túto úlohu, mala by sa vám zobraziť možnosť pridať tieto položky do faktúry automaticky.

10. (Voliteľné) Priraďte výdavok triede.

Môžete tiež sledovať výdavky podľa triedy zadaním položiek v stĺpci Trieda. Všimnite si obvyklú šípku nadol a kliknutím na ňu zobrazíte zoznam tried. (Stĺpec Class neuvidíte, pokiaľ ste QuickBooks nepovedali, že chcete používať triedy.)

Ak chcete, aby QuickBooks sledoval výdavky podľa triedy, môžete si to nastaviť. Ak chcete nastaviť QuickBooks na sledovanie výdavkov, vyberte Upraviť → Predvoľby. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, kliknite na ikonu Účtovníctvo, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom začiarknite políčko Použiť sledovanie tried.

Ak chcete, kliknite na tlačidlo Prepočítať a spočítajte výdavky.

11. Použite záložku Položky na zaznamenanie rôznych položiek, ktoré účet predstavuje.

Kliknite na kartu Položky. Zadajte položky, ktoré ste si kúpili, a ceny, ktoré ste za ne zaplatili.

Ak si po čiastočnom vyúčtovaní uvedomíte, že faktúra skutočne platí nákupnú objednávku, kliknite na tlačidlo Vybrať objednávku, ktoré sa zobrazí na hlavnom páse okna Zadať faktúry.

Z rozbaľovacej ponuky Predajca vyberte meno dodávateľa, ktorý vám poslal faktúru. V zozname otvorených objednávok kliknite na stĺpec vľavo a začiarknite políčko vedľa objednávky (alebo objednávok), za ktorú platíte. Dosť ľahké? Po dokončení kliknite na tlačidlo OK; QuickBooks automaticky vyplní kartu Položky za vás.

12. Prejdite do stĺpca Položka a zadajte názov položky.

Všimnite si šípku nadol v tomto stĺpci. Kliknutím naň zobrazíte zoznam položiek. Zobrazuje sa položka, za ktorú platíte, v tomto zozname? Ak áno, kliknite na danú položku. Ak nie, vyberte Pridať nový z hornej časti zoznamu a vyplňte okno Nová položka.

13. Vyplňte zvyšné riadky položiek na karte Položky.

Tu môžete zadať všetky položky, ktoré kupujete. Uistite sa, že karta Položky presne zobrazuje položky, ktoré kupujete, ich náklady a množstvá. Ak chcete, kliknite na tlačidlo Prepočítať a spočítajte položky.

14. Uložte účet.

Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový uložte svoj záznam o účte a potom zadajte ďalší účet. Alebo kliknite na Uložiť a zavrieť, aby ste zaznamenali svoj účet, ale nezadávali ďalší účet.

Rovnako ako v prípade okien súvisiacich so zákazníkmi (ako je okno Create Invoices), QuickBooks zobrazuje historické informácie o dodávateľovi na pravom bočnom paneli. Môžete prepínať medzi dodávateľom a transakciami, spúšťať rýchle zostavy a rýchlo sa prepájať s predchádzajúcimi alebo neuhradenými účtami, faktúrami a inými poznámkami o klientovi, s ktorým obchodujete.

Ako rýchlo zadať svoje účty v QuickBooks 2019

Účty môžete zadávať aj priamo do registra záväzkov. Táto metóda je rýchlejšia, ale sťažuje sledovanie výdavkov a položiek.

Ak chcete zadávať účty priamo do evidencie záväzkov, postupujte takto:

1.   Vyberte Zoznamy → Účtová osnova alebo kliknite na ikonu Účtovná osnova na domovskej stránke.

Otvorí sa účtovná osnova.

2. Otvorte účet Záväzky.

Keď QuickBooks zobrazí vašu účtovnú osnovu, dvakrát kliknite na účet splatné účty v zozname. Zobrazí sa okno registrácie záväzkov, ako je znázornené. Kurzor je na konci registra, pripravený a čaká na zadanie ďalšieho účtu.

Okno registrácie záväzkov.

3. Vyplňte informácie o účte.

Zadajte rovnaké informácie, aké by ste zadali, keby ste vypĺňali okno Zadať faktúry. V textovom poli Dodávateľ kliknite na šípku nadol a vyberte názov z rozbaľovacej ponuky Dodávateľ.

Ak zadáte názov dodávateľa, ktorý QuickBooks nerozpozná, zobrazí sa okno so správou Vendor Not Found a QuickBooks vás požiada o poskytnutie informácií o tomto novom, záhadnom predajcovi. Kliknite na Rýchle pridanie, aby program zhromaždil informácie z registra pri jeho vypĺňaní, alebo kliknite na Nastaviť, aby sa zobrazilo dialógové okno Nový dodávateľ.

Musíte vybrať názov účtu. Ten správny pravdepodobne nájdete v roletovom menu Účet; ak nemôžete, zadajte svoj vlastný. Zobrazí sa okno so správou Účet sa nenašiel a aplikácia QuickBooks vás požiada o vyplnenie informácií o tomto novom účte.

Ak sa pri vypĺňaní registra rozhodnete, že chcete preplatiť tento šek alebo že chcete sledovať výdavky a položky, kliknite na tlačidlo Upraviť transakciu, aby sa zobrazilo okno Zadať účty. Keď vyplníte okno, kliknite na tlačidlo Uložiť a nové. Ste späť tam, kde ste začali: v okne Záväzky.

Vidíte tlačidlo Rozdelenie? Toto tlačidlo Rozdelenie funguje rovnako ako tlačidlo Rozdelenie v okne registra bankového účtu. Keď kliknete na Rozdelenie, QuickBooks poskytne ďalšie riadky na zadanie informácií o výdavkoch a triede.

4. Po vyplnení všetkých informácií kliknite na Record.

Tlačidlo Obnoviť, ktoré sa nachádza napravo od položky Záznam, je tu v prípade, že vyplníte register, ale rozhodnete sa, že chcete začať odznova predtým, ako transakciu zaznamenáte. Kliknutím na Obnoviť vymažete informácie na obrazovke a máte čistý štít.

Ako odstrániť účet v QuickBooks 2019

Predpokladajme, že omylom zadáte ten istý účet dvakrát alebo zadáte účet, ktorý bol skutočne určený pre vedľajší podnik. (To, že sledujete účty pomocou počítača, neznamená, že si už nemusíte veci dôkladne prezerať.) Tu je návod, ako vymazať účet, ktorý ste zadali do registra záväzkov:

1. Nájdite účet v registri záväzkov jedným z nasledujúcich spôsobov:

• Ak približne viete, ktorý deň ste zadali vyúčtovanie, môžete listovať v zozname a nájsť ho. Záznamy sú uvedené v poradí podľa dátumu. (Začiarknite políčko 1-Riadok, ak chcete, aby sa každý účet zobrazoval v jednom riadku a nie v dvoch riadkoch, aby sa posúvanie zrýchlilo.)
• Ak si dátum nepamätáte, vyberte Upraviť → Nájsť.

A teraz späť do okna registrácie záväzkov, ktoré práve prebieha…

2. Kliknutím na ľubovoľné miesto v účte vyberte účet, ktorý chcete vymazať.

3. Vyberte Upraviť → Odstrániť faktúru.

QuickBooks potvrdzuje, že naozaj chcete transakciu vymazať. Ak kliknete na OK, faktúra sa poslušne vymaže z evidencie nákupu.

Pripomeň mi, aby som zaplatil ten účet, áno?

Môžete si uviazať šnúrku okolo prsta, ale najlepší spôsob, ako sa uistiť, že platíte svoje účty načas, je nechať si to pripomenúť pomocou aplikácie QuickBooks. V skutočnosti môžete urobiť zo správy Pripomienky prvú vec, ktorú uvidíte pri spustení aplikácie QuickBooks.

Ak chcete upraviť možnosti pripomienky QuickBooks, musíte sa prihlásiť ako správca v režime jedného používateľa. Potom vyberte Upraviť → Predvoľby. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, kliknite na ikonu Pripomienky v zozname naľavo a potom kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti, aby ste sprístupnili dialógové okno zobrazené tu.

Sekcia Pripomienky v dialógovom okne Predvoľby.

Uistite sa, že je vybraté tlačidlo voľby Zobraziť súhrn alebo Zobraziť zoznam (nemôžete vybrať možnosť Nepripomenúť mi a očakávať, že dostanete pripomienku) a potom si dajte niekoľko dní vopred, než budete musieť zaplatiť účty, zadaním čísla. (10 je predvolená hodnota a zvyčajne funguje dobre) v textovom poli Dni pred dátumom splatnosti, ktoré sa nachádza v stĺpci Pripomenúť.

Ak vyberiete možnosť Zobraziť súhrn (prvé tlačidlo napravo od možnosti), získate súhrn účtov, ktoré dlhujete pri každom spustení aplikácie QuickBooks. Ak vyberiete Zobraziť zoznam (druhé tlačidlo napravo od možnosti), získate podrobnosti o každom účte.

Pri spustení aplikácie QuickBooks alebo otvorení nového súboru spoločnosti si možno budete chcieť pozrieť okno Pripomienky. V okne sú uvedené pripomienky (napríklad formuláre, ktoré si musíte vytlačiť, a platby, ktoré musíte odoslať) a povie vám, ktoré nezaplatené účty máte zaplatiť. Tento zoznam môžete zobraziť výberom položky Spoločnosť → Pripomienky. Všimnite si, že môžete tiež povedať QuickBooks, aby pri otváraní súboru spoločnosti zobrazilo všetky pripomienky. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Upraviť → Predvoľby, kliknite na položku Pripomienky, kliknite na položku Moje preferencie a potom začiarknite políčko Zobraziť zoznam pripomenutí pri otvorení súboru spoločnosti.