Základy zálohovania dátového súboru QuickBooks 2014

Kriticky dôležitou úlohou, ktorú musíte vy alebo niektorý z vašich spolupracovníkov dokončiť, je záloha dátového súboru QuickBooks. Len málo položiek uložených na pevnom disku vášho počítača si zaslúži takú starostlivosť ako dátový súbor QuickBooks. Dátový súbor QuickBooks doslova popisuje finančné záležitosti vašej firmy. Rozhodne nechcete stratiť dátový súbor.

Strata dátového súboru môže napríklad znamenať, že neviete, koľko peňazí máte, neviete, či zarábate alebo strácate peniaze a nebudete môcť jednoducho alebo presne pripraviť svoj ročný daňové priznania.

Našťastie je zálohovanie dátového súboru QuickBooks pomerne jednoduché. Musíte dokončiť iba deväť krokov:

1Vyberte príkaz Súbor→Vytvoriť kópiu.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu, ktoré poskytuje tri možnosti: možnosť uložiť záložnú kópiu súboru QuickBooks, možnosť vytvoriť prenosný súbor spoločnosti a možnosť vytvoriť kópiu účtovníka.

2Chcete uložiť záložnú kópiu, kliknite na tlačidlo voľby Záložná kópia; potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Pri kopírovaní súboru QuickBooks môžete vytvoriť buď úplný záložný súbor, alebo prenosný súbor spoločnosti. Prenosný súbor spoločnosti je menší ako záložný súbor, takže je pohodlnejšie sa pohybovať. Môžete napríklad jednoduchšie poslať e-mailom prenosný firemný súbor.

Problém s prenosnými firemnými súbormi je tento: QuickBooks musí tvrdo pracovať, aby prenosný firemný súbor scvrkol na malú veľkosť. QuickBooks tiež musí urobiť viac práce, aby neskôr rozbalil súbor, keď s ním budete chcieť pracovať.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu. Môžete prejsť priamo do dialógového okna Uložiť kópiu alebo zálohu výberom príkazu Súbor→Vytvoriť zálohu.

3Uveďte, či chcete uložiť záložný súbor QuickBooks do počítača vašej spoločnosti alebo do externého dátového centra QuickBooks.

Kliknite na Local Backup, aby ste označili, že chcete uložiť záložnú kópiu svojho súboru na pevný disk počítača alebo nejaké vymeniteľné úložné zariadenie, ako je napríklad jednotka flash.

4 Kliknutím na tlačidlo Možnosti vyberte umiestnenie zálohy.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Možnosti zálohovania.

5Uveďte, do ktorého priečinka alebo umiestnenia na disku sa má zálohovať firemný súbor.

Stačí zadať cestu priamo do poľa, ktoré hovorí, kam sa majú uložiť záložné kópie.

Ak neviete, ako zadať názov cesty, kliknite na tlačidlo Prehľadávať. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Browse for Folder, použite jeho zoznam priečinkov na výber disku alebo priečinka, ktorý chcete použiť na zálohy QuickBooks.

6 (Voliteľné) Vyberte možnosti zálohovania.

Môžete tiež použiť dialógové okno Možnosti zálohovania, aby ste určili, kedy vám má QuickBooks pripomenúť, aby ste zálohovali a ako má QuickBooks zálohovať:

Pridávanie časových pečiatok: Ak chcete k názvu súboru zálohy pridať dátum a čas operácie zálohovania, začiarknite políčko Pridať dátum a čas zálohy k názvu súboru.

Obmedzenie záložných kópií: Ak chcete povedať QuickBooks, aby sa zbavili starých záložných kópií, začiarknite políčko Obmedziť počet záložných kópií v tomto priečinku na X a potom zadajte, koľko záložných kópií si chcete ponechať pomocou priľahlého textového poľa.

Nastavenie pripomienok zálohovania: Začiarknite políčko Pripomenúť mi zálohovať, keď zatvorím súbor spoločnosti každý X- krát a v priľahlom textovom poli zadajte, že chcete, aby sa vám pri zatvorení aplikácie QuickBooks pripomenulo zálohovanie súboru QuickBooks. Možnosti intervalu zahŕňajú zakaždým, každý druhý raz, každý tretí raz atď.

Povolenie overenia údajov: Pomocou tlačidiel overenia povedzte softvéru QuickBooks, že by mal pri zálohovaní údajov skontrolovať integritu údajov. Vyberte prepínač Kompletné overenie pre najlepšie a najkomplexnejšie overenie QuickBooks.

Prípadne, ak ste niekto, kto nemá čas na ďalších pár sekúnd dvojitého overovania údajov, určite vyberte prepínač Rýchlejšie overenie. Ešte lepšie je, ak opatrnosť úplne zahodíte – opatrnosť je aj tak pre bábätká – a vyberte prepínač Bez overenia.

7 Po dokončení zadávania umiestnenia zálohy a možností kliknite na tlačidlo OK a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí dialógové okno (nezobrazené), ktoré sa vás opýta, kedy chcete zálohovať.

8Uveďte, kedy chcete zálohovať.

Zvyčajne chcete zálohovať, keď vyberiete príkaz Uložiť kópiu alebo Zálohovať. V tomto prípade, keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu s otázkou „kedy“, kliknite na tlačidlo Uložiť teraz.

Môžete však tiež povedať QuickBooks, aby pravidelne plánoval zálohovanie dátového súboru QuickBooks podľa nejakej šikovnej schémy – keď QuickBooks položí otázku „kedy“ – kliknutím na tlačidlá Save It Now a Schedule Future Backups alebo kliknutím na Only Schedule Future Tlačidlo zálohy.

Ak poviete QuickBooks, že chcete naplánovať zálohy, QuickBooks zobrazí niekoľko dialógových okien, ktoré použijete na vytvorenie nového plánu zálohovania, a to pomenovaním plánu a nastavením dní a časov, kedy by sa mali zálohy naplánovať.

9 Kliknutím na tlačidlo Dokončiť zatvorte dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Keď určíte, ako má operácia zálohovania fungovať, kliknite na tlačidlo Dokončiť. QuickBooks zálohuje (alebo vytvorí kópiu) aktuálneho súboru spoločnosti QuickBooks a uloží túto novú kópiu súboru na miesto zálohy.