Základy zálohovania dátového súboru QuickBooks 2012

Zálohovanie dátového súboru QuickBooks 2012 je kriticky dôležitou úlohou, ktorú musíte vy alebo niektorý z vašich spolupracovníkov dokončiť. Dátový súbor QuickBooks doslova popisuje finančné záležitosti vašej firmy. Rozhodne nechcete stratiť dátový súbor.

Strata dátového súboru môže napríklad znamenať, že neviete, koľko peňazí máte, neviete, či zarábate alebo strácate peniaze a nebudete môcť jednoducho alebo presne pripraviť svoj ročný daňové priznania.

Našťastie je zálohovanie dátového súboru QuickBooks pomerne jednoduché. Musíte vykonať iba tri kroky:

Vyberte príkaz Súbor → Vytvoriť kópiu.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu, ktoré poskytuje tri možnosti: možnosť uložiť záložnú kópiu súboru QuickBooks, možnosť vytvoriť prenosný súbor spoločnosti a možnosť vytvoriť kópiu účtovníka.

Ak chcete uložiť záložnú kópiu, kliknite na tlačidlo možnosti Záložná kópia. Potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Pri kopírovaní súboru QuickBooks môžete vytvoriť buď úplný záložný súbor, alebo prenosný súbor spoločnosti. Prenosný súbor spoločnosti je menší ako záložný súbor, takže je pohodlnejšie sa pohybovať.

Môžete napríklad jednoduchšie poslať e-mailom prenosný firemný súbor. Problém s prenosnými firemnými súbormi je tento: QuickBooks musí tvrdo pracovať, aby prenosný firemný súbor scvrkol na malú veľkosť. QuickBooks tiež musí urobiť viac práce, aby neskôr zrušil rozbalenie súboru, keď s ním budete chcieť pracovať.

Po kliknutí na tlačidlo Ďalej sa zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Môžete jednoducho prejsť priamo do dialógového okna Uložiť kópiu alebo zálohu zobrazené nižšie výberom príkazu Súbor → Vytvoriť zálohu.

Uveďte, či chcete uložiť záložný súbor QuickBooks do vašej miestnej spoločnosti alebo do dátového centra QuickBooks mimo lokality.

Kliknite na Local Backup, aby ste označili, že chcete uložiť záložnú kópiu súboru na pevný disk vášho počítača.

Kliknite na tlačidlo Možnosti a vyberte umiestnenie zálohy.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Možnosti zálohovania, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Zadajte, do ktorého priečinka alebo umiestnenia na disku sa má zálohovať súbor spoločnosti.

Stačí zadať cestu priamo do poľa, ktoré hovorí, kam sa majú uložiť záložné kópie.

(Voliteľné) Vyberte možnosti zálohovania.

Môžete tiež použiť dialógové okno Možnosti zálohovania zobrazené vyššie, aby ste určili, kedy vám má QuickBooks pripomenúť, aby ste zálohovali, a ako má QuickBooks zálohovať:

Časové pečiatky: Ak chcete k názvu súboru zálohy pridať dátum a čas operácie zálohovania, začiarknite políčko Pridať dátum a čas zálohy k názvu súboru.

Obmedzenie záložných kópií: Ak chcete aplikácii QuickBooks povedať, že by sa mala zbaviť starých záložných kópií, začiarknite políčko Obmedziť počet záložných kópií v tomto priečinku a potom pomocou priľahlého textového poľa zadajte, koľko záložných kópií si chcete ponechať.

Pripomienky zálohovania: Začiarknite políčko Pripomenúť mi zálohovať, keď zatvorím súbor mojej spoločnosti a priľahlé textové políčko, aby ste určili, že chcete, aby vám bolo pripomenuté zálohovať súbor QuickBooks zakaždým, zakaždým, každý tretí raz atď. ďalej, že zatvoríte QuickBooks.

Overenie údajov: Pomocou tlačidiel overenia povedzte softvéru QuickBooks, že by mal pri zálohovaní údajov skontrolovať integritu údajov. Označte tlačidlo Kompletné overenie pre najlepšie a najkomplexnejšie overenie QuickBooks.

Po dokončení zadávania umiestnenia a možností zálohy kliknite na tlačidlo OK a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí dialógové okno s otázkou, kedy chcete zálohovať.

Rozhodnite sa, kedy chcete zálohovať.

Zvyčajne chcete zálohovať, keď vyberiete príkaz Uložiť kópiu alebo Zálohovať. Môžete však tiež povedať QuickBooks, aby pravidelne plánovali zálohovanie dátového súboru QuickBooks podľa nejakej šikovnej schémy.

Ak poviete QuickBooks, že chcete naplánovať zálohy, QuickBooks zobrazí niekoľko dialógových okien, ktoré používate na vytvorenie nového plánu zálohovania, a to pomenovaním plánu a určením dní a časov, kedy by sa zálohovanie malo naplánovať.

Kliknutím na tlačidlo Dokončiť zatvorte dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Keď určíte, ako má operácia zálohovania fungovať, kliknite na tlačidlo Dokončiť. QuickBooks zálohuje (alebo vytvorí kópiu) aktuálneho súboru spoločnosti QuickBooks a uloží túto novú kópiu súboru na miesto zálohy.