Základy čistenia vášho súboru spoločnosti QuickBooks

Keď pochopíte, o čom je archivácia v QuickBooks, proces je celkom jednoduchý. Ak chcete zhustiť súbor spoločnosti QuickBooks, postupujte takto:

Vyberte príkaz Súbor → Pomôcky → Zhustiť údaje.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Condense Data.

Vyberte prepínač Transakcie pred konkrétnym dátumom.

Táto možnosť povie QuickBooks, že chcete urobiť dve veci: vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks a zmenšiť pracovný súbor spoločnosti, aby nebol taký veľký. QuickBooks zmenšuje veľkosť pracovnej verzie súboru údajov spoločnosti odstránením starých uzavretých transakcií, ak sa v kroku 3 rozhodnete transakcie odstrániť.

Zadajte dátum Odstrániť transakcie pred.

Ak chcete určiť dátum, pred ktorým sa majú uzavreté transakcie odstrániť, zadajte dátum do poľa dátumu. Ak chcete súbor zhustiť odstránením transakcií napríklad 31. decembra 2016 alebo skôr, do poľa dátumu zadajte 1. 1. 2017 . Nemusíte sa však cítiť nutkavo pri odstraňovaní množstva uzavretých transakcií. Uzavreté transakcie odstránite iba vtedy, ak sa váš súbor spoločnosti QuickBooks príliš zväčší. Môžete jednoducho pracovať so súborom spoločnosti QuickBooks, ktorý má 25 MB, 50 MB alebo dokonca 100 MB (megabajtov).

Hoci súbor QuickBooks zvyčajne zhusťujete odstránením starých, uzavretých transakcií, príkaz Condense vytvorí aj súbory bez transakcií a súbory len s určeným rozsahom údajov transakcií. Ak chcete vytvoriť súbor, ktorý obsahuje zoznamy a preferencie, ale žiadne transakcie, vyberte prepínač Všetky transakcie.

Mimochodom, môžete použiť možnosť Všetky transakcie na vytvorenie takmer prázdneho súboru, ktorý by ste mohli znova použiť (napríklad na školenie). Ak chcete vytvoriť súbor QuickBooks, ktorý obsahuje špecifikovaný rozsah transakcií, vyberte prepínač Transakcie mimo rozsahu dátumov a potom zadajte dátumy, ktoré uzatvárajú rozsah do polí Pred a Po.

Po dokončení zadávania transakcií, ktoré má aplikácia QuickBooks odstrániť, kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Condense Data.

Uveďte, ako sa majú transakcie sumarizovať.

Ak chcete zhrnúť historické transakcie, QuickBooks používa druhé dialógové okno Condense Data, aby ste sa opýtali, ako má sumarizovať historické údaje: s jedným súhrnným denníkovým zápisom, s mesačnými súhrnnými zápismi do denníka alebo so žiadnym súhrnom. Vyberte prepínač, ktorý zodpovedá požadovanému spôsobu sumarizácie. (Zvyčajne používate druhú uvedenú možnosť – aplikácia QuickBooks vytvorí mesačné súhrnné zápisy do denníka – takže stále môžete vytvárať zmysluplné porovnávacie mesačné správy.)

Po dokončení zadávania, ako má QuickBooks sumarizovať transakcie, kliknite na Ďalej.

QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Condense Data.

Zadajte, ako sa majú transakcie zásob zhustiť, a kliknite na Ďalej.

Ak váš súbor QuickBooks obsahuje transakcie zásob, QuickBooks odporúča, aby ste odstránili staré transakcie zásob. Keď QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Condense Data, môžete QuickBooks povedať, aby to urobil, a to výberom prepínača Sumarize Inventory Transactions (Recommended). (Ak nechcete odstrániť staré transakcie, vyberte prepínač Uchovať podrobnosti transakcie inventára.)
Keď kliknete na tlačidlo Ďalej, budete pokračovať do štvrtého dialógového okna Zhustiť údaje, ktoré sa vás pýta, ktoré transakcie by sa mali považovať za uzavreté.

Zadajte, ktoré transakcie sa majú odstrániť, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks žiada o trochu viac informácií o tom, čo presne predstavuje uzavretú alebo starú transakciu, ktorá by sa mala odstrániť. Začiarknutím políčok určíte, či sa majú transakcie pred dátumom odstránenia odstrániť, aj keď nie sú zúčtované, označené na vytlačenie, označené ako na odoslanie atď.
Keď kliknete na Ďalej, prejdete na piate dialógové okno Zhustiť údaje.

Zadajte akékoľvek vyčistenie zoznamu, ktoré sa má vykonať, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Pomocou piateho dialógového okna Condense Data informujte QuickBooks, že okrem odstránenia starých uzavretých transakcií by mal vyčistiť aj niektoré zoznamy. Môžete začiarknuť políčka, ktoré povedia QuickBooks, aby odstránili nepoužívané účty, nepoužívaných zákazníkov, nepoužívaných predajcov atď. Vyčistením zoznamu odstránením nepoužitých položiek zoznamu nielen zmenšite veľkosť súboru spoločnosti, ale aj ľuďom uľahčíte prácu so zoznamom.

Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks zobrazí šieste dialógové okno Condense Data. Dialógové okno vám povie, že proces archivácie začína tým, že QuickBooks vytvorí kópiu dátového súboru a že dokončenie operácie kondenzácie môže trvať niekoľko minút alebo dokonca niekoľko hodín.

Kliknite na položku Začať kondenzovať.

QuickBooks začína proces kondenzácie dátového súboru.

Po zobrazení výzvy zálohujte dátový súbor.

Na začiatku procesu kondenzácie vás QuickBooks vyzve na zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks. Zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks ako súčasť operácie kondenzácie funguje rovnako ako zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks kedykoľvek inokedy.

Po zálohovaní súboru spoločnosti QuickBooks uloží QuickBooks archívnu kópiu súboru spoločnosti a potom vyčistí pracovnú verziu súboru spoločnosti pomocou vašich pokynov. Opäť, ako bolo uvedené v predchádzajúcich krokoch, proces čistenia môže trvať len niekoľko minút alebo môže trvať niekoľko hodín, ak je váš súbor veľmi veľký.