Vytvorte kópiu účtovníka dátového súboru QuickBooks

QuickBooks 2012 uľahčuje účtovníkom prácu s dátovými súbormi klientov. Váš klient vytvorí účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks pomocou svojej verzie QuickBooks a skutočného dátového súboru a potom buď vytvorí súbor, ktorý vám klient pošle (napríklad poštou alebo e-mailom), alebo ktorý Intuit, výrobca QuickBooks, vám pošle.

Tu je to, čo musí váš klient urobiť, ak sa klient postará o odoslanie súboru vám:

Vyberte príkaz Súbor → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Uložiť súbor.

QuickBooks najskôr zobrazí správu s otázkou, či chce klienta

• Účtovného znalca kópiu súboru

• Prenosná alebo záložnej kópie súboru

Kópiu účtovníka môžete vytvoriť aj výberom položky Súbor → Vytvoriť kópiu a potom kliknutím na tlačidlo Kópia účtovníka.

Prenosný súbor je skutočné, živé kópie súboru QuickBooks dát, ktorá bola mierne scrunched čo do veľkosti, takže je ľahšie pohybovať (napríklad e-mailom súbor ako prílohu). Záložný súbor je záloha, druhá kópia QuickBooks súboru vytvoriť (obvykle), takže budete mať kópiu dátového súboru QuickBooks vo veci stane niečo zlé na pôvodnú QuickBooks dátového súboru.

Vyberte Kópia účtovníka a potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Zadajte dátum rozdelenia.

Keď klient klikne na tlačidlo Ďalej, aby pokračoval vo vytváraní kópie účtovníka, QuickBooks ho požiada o dátum rozdelenia. Transakcie spadajúce pred tento dátum je možné upravovať iba v kópii účtovníka. Transakcie, ktoré spadajú po týchto dát môžu byť upravené v oboch kópie tohto účtovného a kópiu klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Objaví sa ďalšia správa oznamujúca klientovi, že QuickBooks musí zatvoriť všetky okná, aby vytvoril účtovníkovu kópiu. QuickBooks môže klientovi tiež povedať, aby vložil disk.

Kliknite na tlačidlo OK a vložte disk (ak je to potrebné).

QuickBooks zobrazí dialógové okno Save Accountant's Copy.

Pomenujte kópiu účtovníka.

Pomocou poľa Názov súboru v dialógovom okne Uložiť kópiu účtovníka pomenujte účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks. V prípade potreby môže klient použiť aj rozbaľovací zoznam Uložiť do na určenie, kam sa má uložiť účtovníkova kópia dátového súboru QuickBooks.

Klient si musí zapamätať, kde sa uloží kópia súboru účtovníka. Tento súbor sa odovzdá účtovníkovi — e-mailom, slimákovým e-mailom alebo sa uloží na disk — aby ho účtovník mohol použiť.

Vytvorte súbor.

Keď klient pomenuje účtovníkovu kópiu dátového súboru a v prípade potreby uvedie, kam sa má účtovníkova kópia uložiť, klikne na tlačidlo Uložiť. QuickBooks potom uloží účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks.

Tento dátový súbor potom klient odovzdá účtovníkovi . Inými slovami, klient potrebuje súbor poslať e-mailom alebo e-mailom.

Váš poskytovateľ e-mailu môže obmedziť veľkosť príloh (vrátane súborov QuickBooks), ktoré môžete posielať e-mailom. Ak vám nevyhovuje veľkosť, môžete súbor QuickBooks nahrať na webovú stránku Intuit výberom položky Súbor → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Odoslať účtovníkovi. Intuit potom pošle vašej účtovníčke správu s odkazom, na ktorý sa dá kliknúť a ktorý môže použiť na získanie súboru.

Účtovné kópie využívajú tri typy súborov. Prenosový súbor účtovníka (s príponou súboru .qbx) je to, čo klient vytvorí a odovzdá účtovníkovi. Skutočná kópia účtovníka (s príponou súboru .qba) je to, s čím účtovník pracuje po tom, ako otvorí súbor prevodu účtovníka. A nakoniec je tu Exportný súbor účtovníka (s príponou súboru .qby).