Vytvorenie odhadu práce s QuickBooks 2005

QuickBooks Pro a QuickBooks Premier majú funkciu, ktorá je veľmi zaujímavá pre podniky, ktoré vykonávajú práce alebo projekty pre svojich zákazníkov: dodávateľov, konzultantov, inžinierov, architektov atď. QuickBooks Pro a QuickBooks Premier (na rozdiel od bežného programu Basic QuickBooks) majú schopnosť vykonávať jednoduché projektové alebo pracovné kalkulácie. Táto schopnosť znamená, že vaša firma môže vytvárať odhady projektov alebo úloh, sledovať náklady podľa projektu alebo zákazky a fakturovať faktúry podľa projektu alebo zákazky.

V QuickBooks Pro začína cena práce odhadom. Odhad je len zoznam odhadovaných nákladov, ktoré vynaložíte na nejakú prácu, ktorú vykonáte pre nejakého zákazníka.

Za predpokladu, že ste už vytvorili úlohu a povedali ste QuickBooks, že používate odhady, postupujte podľa týchto krokov na vytvorenie odhadu:

1. Získajte formulár.

Vyberte Zákazníci –> Vytvoriť odhady. QuickBooks otvorí formulár Create Estimates, ktorý sa neskutočne podobá na formulár Create Invoices, ktorý ste videli, ak ste s QuickBooks vôbec pracovali.

2. Začnite vypĺňať prázdne miesta.

V rozbaľovacom zozname v hornej časti formulára vyberte príslušný Zákazník:Úloha. QuickBooks Pro automaticky vyplní toľko informácií, koľko môže – zvyčajne aspoň pole Meno/Adresa – do formulára.

Ak ste nakonfigurovali QuickBooks Pro na sledovanie tried, v strede hore sa zobrazí príslušný rozbaľovací zoznam. Pokračujte a použite krabicu, ak je to vhodné.

Neváhajte a zmeňte predvolené nastavenia — napríklad dátum a odhad #.

3. Pridajte riadkové položky — podrobnosti, podrobnosti, podrobnosti.

Podrobnosti okna Vytvorenie odhadov vyplníte rovnakým spôsobom, ako vyplníte podrobnosti okna Vytvoriť faktúry.

Každá riadková položka, ktorú chcete zahrnúť do odhadu úlohy, musí byť opísaná v zozname Položky. Všimnite si, že keďže často predávate prácu klientom a zákazníkom čiastočne pomocou odhadu, zvyčajne budete chcieť zahrnúť úplný popis položiek. (Niektorí dodávatelia napríklad často používajú niekoľko riadkov popisného textu na úplné vysvetlenie každej položky, ktorá sa zobrazuje v odhade.)

4. Pridajte akékoľvek voliteľné informácie.

Ak chcete, použite na zhromažďovanie a ukladanie ďalších informácií ktorékoľvek z ďalších polí dostupných v okne Vytvoriť odhady. Napríklad, rovnako ako v okne Vytvoriť faktúry, môžete kliknúť na rozbaľovacie pole Správa zákazníkovi a napísať priateľskú správu, alebo môžete použiť správu z rozbaľovacieho zoznamu.

Ak chcete, môžete tiež použiť pole Memo na napísanie poznámky týkajúcej sa úlohy. Alebo možno nejaké poznámky k scenáru, o ktorých ste uvažovali, že ich predložíte do štúdií. Čokoľvek, čo vám vyhovuje.

Ak chcete do okna Vytvoriť odhady zahrnúť ďalšie položky, môžete si toto okno prispôsobiť. V rozbaľovacom zozname Šablóna v pravom hornom rohu okna Vytvoriť odhady vyberte možnosť Prispôsobiť. QuickBooks vám poskytuje zoznam formulárov odhadov. Vyberte ten, ktorý chcete upraviť. (Ak ste ešte nikdy nevytvorili nový, môžete mať v zozname iba jeden formulár odhadu.) Kliknite na tlačidlo Nový alebo Upraviť. Ak kliknete na New, QuickBooks zobrazí dialógové okno Customize Estimate.

Pred vytlačením odhadu nezabudnite, že okno Vytvoriť odhady nie je tou istou informáciou, ktorá sa zobrazuje v písomnom odhade. Ak chcete vidieť, ako vyzerá tlačená verzia, kliknite na šípku nadol vedľa tlačidla Tlačiť v okne Vytvoriť odhady a z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Náhľad. Výsledkom je obraz na celú stranu, zmenšený tak, aby sa zmestil na obrazovku.

Ak ste svoj odhad ešte neuložili, pokračujte a kliknite na tlačidlo Uložiť a nové alebo Uložiť a zavrieť.

Ak chcete odhad (alebo akýkoľvek formulár QuickBooks na obrazovke) bližšie preskúmať, kliknite na tlačidlo Priblížiť v hornej časti obrazovky Ukážka pred tlačou alebo presuňte kurzor myši na obrázok. Keď kurzor vyzerá ako lupa so znamienkom plus, kliknite ľavým tlačidlom myši. Keďže týmto spôsobom vidíte naraz iba časť ukážky, použite posúvače v spodnej a pravej časti okien na presun do rôznych oblastí.

Všimnite si, že lupa má teraz v sebe znamienko mínus a tlačidlo Priblížiť sa prepne na Oddialiť. Ak vyplníte viac ako jeden odhad, pomocou tlačidiel Predchádzajúca strana a Nasledujúca strana na obrazovke Ukážka pred tlačou si môžete pozrieť ďalšie odhady. Po dokončení kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Keď sa vrátite do okna Vytvoriť odhady, kliknite na tlačidlo Tlačiť; QuickBooks Pro zobrazí dialógové okno Print One Estimate. Kliknutím na Tlačiť vytlačíte odhad bez ďalších krokov.

Ak ste ešte nepoužívali QuickBooks na tlač odhadov, možno budete musieť najprv nastaviť tlačiareň na túto úlohu. Ak to chcete urobiť, vyberte Súbor –> Nastavenie tlačiarne a v rozbaľovacom zozname Názov formulára vyberte Odhad. Potom zadajte nastavenia tlačiarne, ktoré chcete pre tlač odhadov. (Tento proces funguje rovnako ako pri tlači iných formulárov, napríklad faktúr.) Po dokončení kliknite na tlačidlo OK. Dialógové okno Tlač jedného odhadu, ktoré QuickBooks zobrazí po kliknutí na Tlačiť v okne Vytvoriť odhady, funguje rovnako ako dialógové okno Tlač jednej faktúry.