Vytvorenie objednávky v QuickBooks

Objednávka slúži jednoduchému účelu: Informuje niektorého dodávateľa, že chcete kúpiť nejakú položku. Objednávka je v skutočnosti zmluvou o kúpe.

Mnoho malých podnikov nepoužíva nákupné objednávky. Keď však narastú do určitej veľkosti, mnohé podniky sa ich rozhodnú použiť, pretože nákupné objednávky sa stanú trvalými záznamami položiek, ktoré ste si objednali. A čo viac, používanie nákupných objednávok často formalizuje nákupný proces v spoločnosti. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že nikto vo vašej firme nemôže kúpiť nič, čo stojí viac ako 100 USD, pokiaľ nedostane objednávku. Ak len vy môžete zadávať nákupné objednávky, týmto postupom ste efektívne riadili nákupné aktivity.

Ak chcete použiť QuickBooks na vytváranie nákupných objednávok, postupujte takto:

1. Povedzte QuickBooks, že chcete vytvoriť nákupnú objednávku výberom Dodávatelia –> Vytvoriť nákupné objednávky.

QuickBooks zobrazí okno Vytvoriť nákupné objednávky.

Všimnite si, že ak ponuka Dodávatelia neposkytuje príkaz Vytvoriť nákupné objednávky, QuickBooks nevie, že chcete vytvoriť nákupné objednávky.

2. Použite rozbaľovací zoznam Dodávatelia na identifikáciu dodávateľa, od ktorého chcete materiál kúpiť.

V rozbaľovacom zozname Dodávateľ je uvedený zoznam všetkých dodávateľov vo vašom zozname dodávateľov.

3. (Voliteľné) Klasifikujte nákup pomocou rozbaľovacieho zoznamu Trieda.

4. (Voliteľné) Zadajte inú adresu dodacej adresy v rozbaľovacom zozname Odoslať.

V rozbaľovacom zozname Odoslať do sa zobrazí zoznam všetkých vašich zákazníkov, predajcov a zamestnancov. Loď, ktorú chcete osloviť, si vyberiete výberom jedného z týchto ďalších mien. Po výbere položky zo zoznamu Ship To, QuickBooks vyplní pole Ship To address príslušnými informáciami.

Okno Vytvoriť nákupné objednávky obsahuje niektoré štandardné a dúfajme, že známe tlačidlá a polia: Predchádzajúca, Ďalšia, Tlačiť, Hľadať, Pravopis, História a Šablóna.

5. Potvrďte dátum objednávky.

Na začiatku QuickBooks vloží aktuálny systémový dátum do poľa Dátum. Mali by ste však potvrdiť, že dátum, ktorý QuickBooks zadá ako dátum nákupnej objednávky, je správny. Toto je dátum zmluvy. Dátum často určuje zmluvné podmienky – napríklad počet dní, počas ktorých musí byť položka odoslaná.

6. Potvrďte číslo objednávky.

Číslo nákupnej objednávky alebo číslo objednávky jednoznačne identifikuje doklad nákupnej objednávky. QuickBooks za vás sekvenčne čísluje nákupné objednávky a umiestňuje ďalšie číslo do poľa č. objednávky. Odhad, ktorý QuickBooks robí o správnom čísle nákupnej objednávky, je zvyčajne správny, ale ak nie je správny, zadajte náhradné číslo.

7. Potvrďte dodávateľa a odošlite na informácie.

Blok Vendor a Blok Ship To identifikuje predajcu, od ktorého kupujete položku, a adresu, na ktorú chcete, aby predajca poslal zásielku. Tieto informácie by mali byť správne, ak je váš zoznam dodávateľov aktuálny a ak ste správne použili rozbaľovací zoznam Odoslať na, aby ste v prípade potreby identifikovali alternatívnu dodaciu adresu. Napriek tomu sa uistite, že informácie zobrazené v týchto dvoch blokoch adries sú správne. Ak informácie nie sú správne, samozrejme, opravte to. Informácie o bloku adresy môžete upraviť výberom nesprávnych informácií a následným prepísaním toho, čo sa má zobraziť.

8. Popíšte každú položku, ktorú si chcete objednať.

Stĺpce okna Vytvoriť nákupné objednávky môžete použiť na podrobný popis každej položky, ktorú chcete objednať v rámci nákupu. Každá položka ide na svoj vlastný riadok. Ak chcete opísať položku, ktorú chcete kúpiť od predajcu, uveďte nasledujúce informácie:

• Položka: Stĺpec Položka vám umožňuje zaznamenať jedinečné číslo položky pre položku, ktorú chcete kúpiť. Pamätajte, že položky je potrebné zadať alebo popísať v zozname položiek. Hlavná vec, ktorú potrebujete vedieť o zozname položiek, je, že všetko, čo chcete zobraziť na faktúre – alebo v tomto prípade na nákupnej objednávke – musí byť popísané v súbore položiek.

• Description: Stĺpec Description zobrazuje popis pre vybratú položku. Môžete tiež upraviť pole Popis tak, aby dávalo zmysel zákazníkom alebo dodávateľom.

• Množstvo: Stĺpec Množstvo vám umožňuje identifikovať množstvo položky, ktoré chcete. Do tohto poľa samozrejme zadáte počet položiek, ktoré chcete.

• Sadzba: Stĺpec Sadzba vám umožňuje zadať cenu za jednotku alebo sadzbu za jednotku položky. Všimnite si, že QuickBooks používa rôzne označenia pre tento stĺpec v závislosti od typu podnikania, ktoré ste nastavili.

• Zákazník: Stĺpec Zákazník vám umožňuje identifikovať zákazníka, pre ktorého sa položka kupuje.

• Suma: Stĺpec Suma zobrazuje celkovú sumu vynaloženú na položku. QuickBooks vypočíta sumu za vás vynásobením množstva sadzbou (alebo cenou). Môžete tiež upraviť množstvo stĺpca. V tomto prípade QuickBooks upraví sadzbu (alebo cenu) tak, že množstvo krát sadzba sa vždy rovná sume.

Musíte zadať popis každej položky, ktorá by mala byť súčasťou objednávky. To napríklad znamená, že ak si chcete objednať šesť položiek od predajcu, vaša nákupná objednávka by mala obsahovať šesť riadkov informácií.

9. Vytlačte objednávku.

Objednávku budete chcieť vytlačiť. Účelom zaznamenania objednávky do QuickBooks je vytvoriť formálny záznam o nákupe. Takmer vždy budete chcieť preniesť túto nákupnú objednávku predajcovi. Objednávka povie predajcovi presne to, čo chcete kúpiť, a cenu, ktorú ste ochotní zaplatiť. Ak chcete objednávku vytlačiť, kliknite na tlačidlo Tlačiť. Objednávky môžete vytlačiť aj neskôr v dávke; Ak to chcete urobiť, uložte všetky objednávky, ktoré chcete vytvoriť, a potom vyberte príkaz Súbor –> Tlač formulárov –> Objednávky.

10. Uložte objednávku.

Ak chcete objednávku uložiť, kliknite buď na tlačidlo Uložiť a zavrieť, alebo na tlačidlo Uložiť a nové. Ak kliknete na tlačidlo Save & New, QuickBooks uloží danú nákupnú objednávku a znova zobrazí prázdnu verziu okna Create Purchase Orders, aby ste mohli zaznamenať ďalšiu nákupnú objednávku.