Vytvorenie kópie účtovníka dátového súboru QuickBooks 2018

QuickBooks uľahčuje účtovníkom prácu s klientskymi dátovými súbormi. Zvážte tento scenár: Máte klienta, ktorý potrebuje pomoc s dokončením účtovného obdobia daného roka. Máte dve možnosti. Po prvé, môžete ísť autom do jeho obchodu, pravdepodobne uviaznete v premávke po ceste, a zistíte, že premýšľate, či môžete klientovi účtovať 150 dolárov za čas cesty. Po druhé, môžete požiadať klienta, aby použil funkciu Copy Accountant's Copy QuickBooks, aby vám poslal kópiu dátového súboru QuickBooks. Môžete si prezrieť kópiu dátového súboru tohto účtovníka, vykonať akékoľvek opravy alebo zmeny, ktoré sú vhodné, a potom odoslať zmeny, ktoré sa majú vykonať, späť klientovi. Klient môže tieto zmeny jednoducho importovať do svojho existujúceho súboru QuickBooks a vydať sa na svoju veselú cestu. Celkom pekné, však?

Váš klient vytvorí účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks pomocou svojej verzie QuickBooks a skutočného dátového súboru. Potom váš klient vytvorí a odošle súbor (prostredníctvom pošty, e-mailu alebo iného zabezpečeného elektronického formátu), alebo vám súbor pošle spoločnosť Intuit, výrobca QuickBooks. Našťastie je proces v oboch smeroch veľmi jednoduchý.

Tu je to, čo musí váš klient urobiť, ak sa klient postará o odoslanie súboru vám:

Vyberte príkaz Súbor → Vytvoriť kópiu.
QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu, v ktorom sa klienta opýta, či chce jedno z nasledovného: Záložnú kópiu súboru, čo je druhá kópia súboru QuickBooks, ktorú vytvoríte (zvyčajne), takže budete mať kópiu súboru v prípade, že sa s pôvodným dátovým súborom QuickBooks stane niečo zlé. Prenosná kópia súboru, ktorá je skutočnou živou kópiou dátového súboru QuickBooks, ktorej veľkosť bola mierne zmenšená, aby sa s ním dalo ľahšie pohybovať (napríklad odoslaním súboru e-mailom ako príloha). Účtovná kópia spisu.

Prvé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Vyberte Kópia účtovníka a potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Potvrďte, že skutočne chcete kópiu účtovníka, a kliknite na tlačidlo Ďalej.
Aplikácia QuickBooks potom zobrazí ďalšie dialógové okno, v ktorom bude trvať na tom, aby váš úbohý vystresovaný klient potvrdil, že skutočne chce kópiu účtovníka a nie iba prenosnú kópiu súboru.

Druhé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu.

Zadajte dátum rozdelenia.
Keď klient klikne na tlačidlo Ďalej, aby pokračoval vo vytváraní kópie účtovníka, QuickBooks ho požiada o dátum rozdelenia. Transakcie spadajúce pred tento dátum je možné upravovať iba v kópii účtovníka. Transakcie, ktoré spadajú po tomto dátume môžu byť upravené vnútri kopírovať obe na účtovníka a kópiu klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.
Objaví sa ďalšia správa oznamujúca klientovi, že QuickBooks musí zatvoriť všetky okná, aby vytvoril účtovníkovu kópiu.

Kliknite na tlačidlo OK.
QuickBooks zobrazí aktualizované dialógové okno Save Accountant's Copy, ktoré je zobrazené tu.

Aktualizované dialógové okno Uložiť kópiu účtovníka.

Pomenujte kópiu účtovníka.
Pomocou poľa Názov súboru v dialógovom okne Uložiť kópiu účtovníka pomenujte účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks. V prípade potreby môže klient použiť aj rozbaľovací zoznam Uložiť do na určenie, kam sa má uložiť účtovníkova kópia dátového súboru QuickBooks.

Klient si musí zapamätať, kde sa uloží kópia súboru účtovníka. Tento súbor sa odovzdá účtovníkovi – e-mailom, slimačou poštou alebo na disku – aby ho mohol použiť.

Vytvorte súbor.
Keď klient pomenuje účtovníkovu kópiu dátového súboru a v prípade potreby uvedie, kam sa má účtovníkova kópia uložiť, klikne na tlačidlo Uložiť. QuickBooks uloží účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks. Tento dátový súbor potom klient odovzdá účtovníkovi . Inými slovami, klient musí súbor odoslať e-mailom alebo e-mailom. Váš poskytovateľ e-mailu môže obmedziť veľkosť príloh (vrátane súborov QuickBooks), ktoré môžete posielať e-mailom. Ak vám nevyhovuje veľkosť, môžete súbor QuickBooks nahrať na webovú stránku Intuit výberom položky Súbor → Odoslať súbor spoločnosti → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Odoslať účtovníkovi. Intuit pošle účtovníčke správu s odkazom, na ktorý sa dá kliknúť a ktorý môže použiť na stiahnutie súboru.

Účtovné kópie používajú tri typy súborov. Prenosový súbor účtovníka (s príponou súboru .qbx) je to, čo klient vytvorí a odovzdá účtovníkovi. Skutočná kópia účtovníka (s príponou súboru .qba) je to, s čím účtovník pracuje po tom, ako otvorí súbor prevodu účtovníka. Nakoniec je tu Exportný súbor účtovníka (s príponou súboru .qby), ktorý obsahuje zmeny, ktoré sa vrátia klientovi.

Je zrejmé, že tieto kroky v skutočnosti nemusí byť váš klient; možno budete musieť urobiť špinavú prácu. V oboch prípadoch však tento proces funguje. Všimnite si však, že úspora účtovníka v reálnom čase a úspora nákladov pre klienta nastanú, keď môžete prinútiť klienta, aby si vybral príkaz a pracoval s dialógovým oknom. Potom si môžete účtovať účtovateľný čas za skutočnú prácu s údajmi QuickBooks a nie za hranie sa so súborom.