Vytváranie účtovateľných časových záznamov v QuickBooks Online

Vaši zamestnanci môžu pracovať priamo pre vás na činnostiach potrebných na chod vašej spoločnosti (ako je príprava zákazníckych faktúr alebo zadávanie účtovných informácií do QuickBooks Online) a môžu tiež vykonávať prácu priamo súvisiacu s vašimi zákazníkmi. V druhom prípade možno budete chcieť sledovať čas, ktorý zamestnanci strávia na projektoch súvisiacich s klientmi, a potom vyúčtovať čas vašich zamestnancov vašim zákazníkom.

Na sledovanie času použite buď okno Časová aktivita alebo Týždenný časový rozvrh; bez ohľadu na okno, ktoré používate, QBO sleduje zadaný čas a keď pripravujete faktúru pre klienta, pre ktorého bol zaznamenaný čas, QBO vás vyzve, aby ste do faktúry pridali čas.

Naučíte sa zadávať čas pomocou okna Time Activity a Weekly Timesheet a uvidíte, ako vás QBO vyzve, aby ste zahrnuli fakturovateľný čas na faktúru zákazníka. Všimnite si, že časová položka, ktorú môžete spätne vyúčtovať zákazníkovi, sa šikovne nazýva fakturovateľný čas.

Zadanie jednorazovej aktivity

Otvorte okno Časová aktivita pomocou ponuky Vytvoriť znamienko plus (+) v hornej časti QBO. Nasleduj tieto kroky:

Kliknutím na tlačidlo Vytvoriť znamienko plus (+) otvoríte ponuku Vytvoriť.

V stĺpci Zamestnanci kliknite na položku Jednorazová aktivita.

QBO zobrazí okno Časová aktivita.

Zo zoznamu Názov vyberte zamestnanca alebo dodávateľa, ktorý vykonal prácu.

Zadajte dátum vykonania práce.

Zo zoznamu Zákazníkov vyberte zákazníka, pre ktorého bola práca vykonaná.

Zo zoznamu služieb vyberte službu, ktorá bola vykonaná.

Začiarknite políčko Fakturovateľné, ktoré sa zmení na pole Fakturovať pri, a zadajte hodinovú sadzbu.

Ak vykonaná práca podlieha dani, zaškrtnite políčko Zdaniteľné.

Do poľa Čas zadajte množstvo času stráveného touto aktivitou.

Začiarknutím políčka Zadať čas začiatku a konca môžete zadať čas začiatku a konca, vrátane času prestávky; QBO vypočíta strávený čas a zobrazí ho pod poľom Popis.

Zadajte popis práce, ktorý sa štandardne zobrazí na faktúre.

Popis môžete zmeniť po pridaní časového záznamu do faktúry.

Kliknutím na tlačidlo Uložiť uložíte záznam alebo kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový zadáte inú časovú aktivitu.

Ak kliknete na šípku vedľa položky Uložiť a nové, môžete vybrať možnosť Uložiť a zatvoriť.

Okno Časová aktivita.

Použitie časového rozvrhu na zaznamenávanie času

Ak uprednostňujete zadávanie času vo formáte mriežky, ktorá zobrazuje dni a dátumy v týždni, potom je pre vás týždenný časový rozvrh. Ak chcete zadať čas pomocou tohto okna, postupujte takto:

Kliknutím na tlačidlo Vytvoriť – znamienko plus (+) – otvoríte ponuku Vytvoriť.

V stĺpci Zamestnanci kliknite na položku Týždenný časový rozvrh.

Vyberte meno osoby, ktorej čas nahrávate.

Vyberte týždeň, pre ktorý chcete zaznamenávať čas.

V časti Podrobnosti vyberte meno zákazníka, položku služby a ak je to vhodné, uveďte popis.

Ak chcete zákazníkovi spätne fakturovať čas, začiarknite políčko Fakturovateľné a zadajte sadzbu, ktorou sa má účtovať čas.

Vyplňte odpracovaný čas v príslušný deň.

Kliknite na položku Uložiť, Uložiť a nový alebo kliknite na šípku vedľa položky Uložiť a nový a vyberte možnosť Uložiť a zatvoriť.

Týždenný časový rozvrh.

Pridanie zúčtovateľného výdavku k faktúre

Fakturovateľné časové záznamy môžete do faktúry pridať niekoľkými spôsobmi. Ak si napríklad prezeráte stránku akéhokoľvek zákazníka, QBO zobrazí zoznam neuhradených transakcií. V stĺpci Akcia v ľubovoľnom účtovateľnom čase zobrazí QBO tlačidlo Začať faktúru, na ktoré môžete kliknúť, aby ste začali fakturovať zákazníkovi a zahrnuli fakturovateľný výdavok do faktúry. Ak chcete zobraziť stránku zákazníka, kliknite na položku Zákazník na navigačnom paneli a potom kliknite na meno zákazníka.

Nemusíte však hľadať účtovateľné časové záznamy. QBO vás vyzve, aby ste ich pridali do každej faktúry, ktorú vytvoríte pre zákazníka, pre ktorého existujú účtovateľné časové záznamy. Spustite faktúru (v menu Vytvoriť — znamienko plus — kliknite na Faktúra) a vyberte odberateľa. Ak má zákazník položky fakturovateľného času, zobrazia sa na table na pravej strane obrazovky.

Kliknite na tlačidlo Pridať v každom účtovacom čase, ktorý chcete pridať do faktúry. Ak chcete pridať všetky položky, kliknite na tlačidlo Pridať všetko v hornej časti tably vpravo. QBO zadá informácie o každom fakturovanom časovom zázname do riadku na faktúre, pričom vyplní službu, popis, množstvo, sadzbu a celkovú sumu. Akékoľvek informácie na riadku môžete podľa potreby upraviť. Vyplňte zvyšok faktúry tak, ako by ste to urobili pri akejkoľvek inej faktúre, pričom pridajte ďalšie riadky, ktoré sa nemusia týkať časových záznamov.

Nezabudnite, že ak chcete, môžete pridať medzisúčet pre časové záznamy.