Výber stratégie čistenia a archivácie s QuickBooks 2011

Rozhodnutie, kedy a ako chcete vyčistiť alebo archivovať firemný súbor QuickBooks 2011, je väčšinou vecou zdravého rozumu. Vašou prvou úvahou by malo byť, či vôbec potrebujete zhustiť firemný spis. Ak QuickBooks stále beží primeranou rýchlosťou, ak nemáte pocit, že sa zbláznite kvôli mnohým nepoužitým položkám v zoznamoch, alebo ak sa dátový súbor nezvýšil obludne (väčší ako 100 MB alebo tak), možno nebudete musieť kondenzovať. Upratovaním v mnohých prípadoch nedosiahnete žiadny úžitok. A tým, že neupratujete, máte stále na dosah ruky kompletné podrobné finančné záznamy.

Spustenie operácie čistenia nemusí nevyhnutne zmenšiť veľkosť dátového súboru QuickBooks. Ak naozaj musíte mať menší dátový súbor, čo by ste mali urobiť, je najprv spustiť operáciu čistenia a potom uložiť a obnoviť prenosný dátový súbor QuickBooks.

Ďalšia časť o čistení a archivovaní súborov spoločnosti QuickBooks je ďalšia rozumná myšlienka: Mali by ste vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks. Odporúča sa, aby ste si vytvorili archívnu kópiu na konci roka po tom, ako vy alebo vaša CPA vykonáte posledné úpravy roka. Je to skvelý nápad vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks, ktorý sa používa na prípravu vášho daňového priznania a akýchkoľvek finančných výkazov, pretože vždy môžete neskôr vysvetliť nejaké číslo v priznaní alebo finančnom výkaze pohľadom na archívnu kópiu dátového súboru.

Niekedy ľudia úmyselne alebo neúmyselne zmenia staré transakcie. To znamená, že niekto môže, bohužiaľ, zmeniť transakcie v dátovom súbore QuickBooks v predchádzajúcom roku. Keď k tejto zmene dôjde, niekto, kto sa neskôr pozrie do dátového súboru QuickBooks, nemusí byť schopný vysvetliť číslo v daňovom priznaní alebo finančnom výkaze. Napríklad, ak sa niekto neskôr vráti a zmení transakciu v predchádzajúcom roku a táto transakcia sa použije na výpočet celkových výnosov za rok, už nemôžete použiť údaje QuickBooks na vysvetlenie čísel vo svojom daňovom priznaní a účtovnej závierke za rok. celkové príjmy.

Našťastie, ak máte archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks – dátového súboru QuickBooks, ktorý poskytol čísla do vášho daňového priznania a finančných výkazov – môžete vždy vidieť, ktoré transakcie QuickBooks podporujú konkrétne číslo daňového priznania alebo číslo finančného výkazu.

Ak ste stále zmätení v tomto bode - a je to trochu zložité - opýtajte sa svojho daňového poradcu alebo svojho CPA na problém. Môže vám vysvetliť nebezpečenstvo zmeny údajov QuickBooks, ktoré boli použité na prípravu priznania alebo finančného výkazu po tom, čo bolo toto priznanie pripravené alebo po zverejnení a distribúcii týchto finančných výkazov.