Udržiavanie vašich údajov QuickBooks 2014 dôvernými

Účtovné údaje sú často dôverné informácie. Vaše údaje QuickBooks ukazujú, koľko peňazí máte v banke, čo dlhujete veriteľom a aký veľký (alebo malý!) zisk vaša firma produkuje. Pretože tieto informácie sú súkromné, vašou prvou starosťou pri správe účtovného systému QuickBooks je uchovanie vašich údajov v tajnosti.

Máte dve doplnkové metódy na zachovanie dôvernosti údajov QuickBooks. Prvý spôsob zachovania dôvernosti závisí od bezpečnostných funkcií zabudovaných do systému Microsoft Windows. Druhá metóda sa spolieha na bezpečnostné funkcie QuickBooks.

Používanie zabezpečenia systému Windows

Zabezpečenie, ktoré poskytuje systém Microsoft Windows 7 alebo 8, Windows Vista alebo Windows XP, môžete použiť na obmedzenie prístupu k súboru – buď k súboru programu, alebo súboru s údajmi – na konkrétnych používateľov. To znamená, že pomocou zabezpečenia na úrovni systému Windows môžete určiť, kto môže a kto nemôže používať program QuickBooks alebo má prístup k dátovému súboru QuickBooks.

Ak už používate zabezpečenie na úrovni systému Windows, vy (alebo niekto vo vašej kancelárii) viete, ako použiť tento nástroj, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu (alebo použitiu) programových súborov a dátových súborov. Ak chcete použiť zabezpečenie na úrovni Windows pre QuickBooks, môžete jednoducho použiť svoje existujúce všeobecné znalosti na súbor programu QuickBooks alebo dátový súbor QuickBooks.

Ak ešte nepoužívate zabezpečenie na úrovni Windowsu, nemusíte si robiť problémy s učením sa zložitého bezpečnostného systému Windowsu. Môžete použiť jednoduchšie zabezpečenie QuickBooks.

Používanie zabezpečenia QuickBooks

Dôvernosť vašich údajov QuickBooks môžete chrániť priradením hesla k súboru s údajmi spoločnosti QuickBooks. Môžete to urobiť počas procesu nastavenia QuickBooks.

Heslo môžete nastaviť aj výberom príkazu Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Zmeniť heslo. Keď vyberiete tento príkaz, QuickBooks zobrazí dialógové okno Change QuickBooks Password.

Ak chcete nastaviť heslo, jednoducho zadajte rovnaké heslo do textového poľa Nové heslo aj do textového poľa Potvrdiť nové heslo. Všimnite si, že vaše heslo je spojené s používateľským menom Admin (čo znamená správca).

Ak ste si ešte nenastavili heslo, nemáte staré heslo, takže textové pole Staré heslo sa vám nezobrazí. Ak pracujete s heslom správcu, musíte zadať aj otázku a odpoveď. (To vám umožní obnoviť prístup k vášmu súboru QuickBooks, ak zabudnete heslo správcu.)

Je zrejmé, že chcete nastaviť svoje heslo tak, aby ho nikto (ani počítač) nemohol uhádnuť. To znamená, že vaše heslo by nemalo byť slovom v slovníku. Vaše heslo by tiež nemalo byť číslo. A vaše heslo by predovšetkým nemalo byť slovo, fráza alebo meno, ktoré niektorý spolupracovník môže ľahko zistiť.

Najlepšie heslá (z bezpečnostného hľadiska) sú nezmyselné kombinácie písmen a číslic, ako napríklad f34t5s alebo s3df43x2.

Po nastavení hesla by ste ho mali pravidelne meniť. Ak chcete zmeniť svoje heslo, vyberte aj príkaz Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Zmeniť heslo. QuickBooks opäť zobrazí dialógové okno Change QuickBooks Password.

Tentokrát musíte do textového poľa Zmeniť heslo zadať svoje staré heslo. Potom musíte zadať svoje nové heslo do textového poľa Nové heslo aj do textového poľa Potvrdiť nové heslo.

QuickBooks vyžaduje pred otvorením súboru s údajmi spoločnosti používateľské meno a heslo. Ak napríklad priradíte heslo k súboru s údajmi vašej spoločnosti, pri každom spustení aplikácie QuickBooks sa zobrazí dialógové okno Prihlásenie do aplikácie QuickBooks, kde zadajte svoje používateľské meno a heslo a potom kliknite na tlačidlo OK. QuickBooks otvorí dátový súbor. Ak nemôžete zadať heslo, QuickBooks neotvorí dátový súbor.