Udržiavanie dobrých účtovných kontrol v QuickBooks 2012

Keď do svojho QuickBooks 2012 zavediete viacerých používateľov účtovného systému, zvýši sa potreba účtovných kontrol. Prístupom do účtovného systému môžu používatelia buď neúmyselne zaviesť chyby do účtovného systému, alebo, žiaľ, niektorí používatelia môžu úmyselne oklamať podnik.

Z týchto dôvodov niektoré z techník kontroly účtovníctva QuickBooks minimalizujú neúmyselné chyby a minimalizujú možnosť krádeže:

• Pravidelne porovnávajte fyzické inventarizácie s účtovnými záznamami zásob. Zásoby sa, žiaľ, zmenšujú. Ľudia – niekedy zamestnanci, ale často aj pseudozákazníci, ako sú zlodeji – ukradnú zásoby.

  Jednou z vecí, ktoré musíte urobiť, aby ste minimalizovali straty zásob a aby ste si udržiavali presné účtovné záznamy, je pravidelne porovnávať fyzické počty vašich zásob s tým, čo ukazujú vaše účtovné záznamy.

  Napríklad malý obchod so zmiešaným tovarom môže chcieť porovnávať zásoby tabaku na dennej báze, zásoby piva a vína na týždennej báze a všetky ostatné položky zásob potravín mesačne alebo ročne. Tento prístup k častému počítaniu najcennejších a najľahšie ukradnutých predmetov dosahuje dve veci:

  • Úbytok zásob je rýchlo identifikovaný.

  • Majiteľ firmy môže minimalizovať zmršťovanie zásob tým, že identifikuje typ zásob, ktoré sú najčastejšie odcudzené, alebo dokonca kedy sú zásoby najčastejšie odcudzené.

• Zosúladiť bankové účty. Jedna vec, ktorú by majitelia firiem mali urobiť, je zosúladiť svoje vlastné bankové účty. Ku krádeži zamestnancov účtovným personálom často dochádza, keď zamestnanci zisťujú, ako vypísať šeky na bankový účet spoločnosti, ktoré majiteľ nevidí. Jedným zo spoľahlivých spôsobov, ako nájsť fiktívnu a podvodnú transakciu, je nechať majiteľa odsúhlasiť bankový výpis.

  Ak majiteľka odsúhlasí výpis z účtu, môže porovnať účtovníctvo banky na účte s účtovnými záznamami spoločnosti QuickBooks. Akékoľvek zjavné nezrovnalosti je možné opraviť – čo znamená, že účtovné záznamy QuickBooks sú presnejšie. Okrem toho, akékoľvek nepodarené, podozrivé transakcie majú tendenciu byť zrejmé, keď sa majiteľ firmy dôkladne pozrie na kontroly.

• Ak je to možné, oddeľte účtovníctvo od fyzickej úschovy. V malom podniku je ťažké vždy oddeliť účtovníctvo pre nejakú činnosť od fyzickej starostlivosti alebo fyzickej zodpovednosti za túto činnosť. Napríklad je ťažké oddeliť účtovníctvo zásob od fyzickej úschovy alebo prístupu k týmto zásobám.

  Predavač v obchode môže napríklad ľahko ukradnúť cigarety a tiež upraviť evidenciu zásob prostredníctvom pokladničného predaja cigariet. Napriek tomu všade tam, kde môžete oddeliť fyzickú úschovu od účtovníctva, dôjde k zabudovanej kontrole chýb.

  Môžete požiadať svoju CPA o pomoc pri navrhovaní spôsobov, ako oddeliť fyzickú úschovu aktív od účtovných a účtovných povinností. A naozaj, naozaj by ste to mali urobiť. Bohužiaľ, krádeže zamestnancov sú veľmi časté.

• Vyškolte zamestnancov v používaní QuickBooks. Ak máte firmu akejkoľvek veľkosti, mali by ste vyškoliť zamestnancov na používanie QuickBooks z dvoch základných dôvodov:

  • Niekto, kto vie, ako používať QuickBooks, je menej pravdepodobné, že urobí neúmyselné chyby. Takže, ak môžete, má zmysel poskytnúť niektorým zamestnancom pomoc alebo školenie alebo oboje. Tieto zdroje umožňujú ľuďom pohodlnejšie a presnejšie využívať funkcie QuickBooks na vytváranie finančných informácií, ktoré vám umožnia lepšie riadiť vaše podnikanie.

  • Chaotické účtovníctvo eviduje kamufláž krádeže zamestnancov. Často jednou z vecí, ktoré vidíte, keď dôjde ku krádeži zamestnancov, sú skutočne neporiadne účtovné záznamy. Školenie teda znamená nielen presnejšie účtovné záznamy, ale aj to, že je menej pravdepodobné, že budete mať prostredie vhodné na krádeže alebo spreneveru.

• Zatvorte súbor QuickBooks. Ak absolvujete kurz Základy účtovníctva, dozviete sa, že uzávierka znamená súbor účtovných postupov, ktoré niekto prejde na vynulovanie účtov výnosov a nákladov.

  V QuickBooks znamená zatvorenie niečo iné. Stále však chcete zatvoriť súbor QuickBooks, aby ste zachovali integritu svojich údajov. Tu je postup: Vyberte príkaz Upraviť → Predvoľby, vyberte Účtovníctvo a potom kartu Predvoľby spoločnosti a potom kliknite na tlačidlo Dátum uzávierky nastaviť dátum/heslo. Keď vás QuickBooks vyzve, zadajte „dátum uzávierky“ a heslo.

  Po zadaní týchto informácií QuickBooks používateľom buď zakáže, alebo obmedzí používateľov v zmene alebo zadávaní transakcií s dátumom pred uzávierkou. (Len ľudia s heslom môžu vykonávať zmeny alebo zadávať transakcie s dátumami skoršími, ako je dátum uzávierky.)