Udržiavajte dobré účtovné kontroly v QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 ponúka techniky ovládania, ktoré môže majiteľ firmy alebo obchodný manažér použiť na minimalizáciu neúmyselných chýb a minimalizáciu príležitosti na krádež, ku ktorej dochádza, keď má prístup viacero používateľov. Tu je niekoľko skvelých nápadov:

• Pravidelne porovnávajte fyzické inventarizácie s účtovnými záznamami zásob. Zásoby sa, žiaľ, zmenšujú. Ľudia - niekedy zamestnanci, ale často pseudozákazníci, ako sú zlodeji - kradnú zásoby. Preto jedna vec, ktorú musíte urobiť, aby ste minimalizovali straty zásob a udržiavali presné účtovné záznamy, je pravidelne porovnávať fyzické počty vašich zásob s tým, čo ukazujú vaše účtovné záznamy. Napríklad malý obchod so zmiešaným tovarom môže chcieť porovnávať zásoby tabaku na dennej báze, zásoby piva a vína na týždennej báze a všetky ostatné položky zásob potravín mesačne alebo ročne. Tento prístup k častému počítaniu najcennejších a najľahšie ukradnutých predmetov dosahuje dve veci:
  • Úbytok zásob je rýchlo identifikovaný.
  • Majiteľ firmy môže minimalizovať zmršťovanie zásob tým, že identifikuje typ zásob, ktoré sú najčastejšie odcudzené, alebo dokonca kedy sú zásoby najčastejšie odcudzené.
• Zosúladiť bankové účty. Jedna vec, ktorú by podľa mňa mali majitelia firiem urobiť, je zosúladiť svoje vlastné bankové účty. Ku krádeži zamestnancov účtovným personálom často dochádza, keď zamestnanci zisťujú, ako vypísať šeky na bankový účet spoločnosti, ktoré majiteľ nevidí. Jedným zo spoľahlivých spôsobov, ako nájsť fiktívnu a podvodnú transakciu, je nechať majiteľa odsúhlasiť bankový výpis. Ak majiteľka odsúhlasí výpis z účtu, môže porovnať účtovníctvo banky na účte s účtovnými záznamami spoločnosti QuickBooks. Akékoľvek zjavné nezrovnalosti je možné opraviť, čo znamená, že účtovné záznamy QuickBooks sú presnejšie. Okrem toho, akékoľvek nepodarené, podozrivé transakcie majú tendenciu byť zrejmé, keď sa majiteľ firmy dôkladne pozrie na kontroly.
• Ak je to možné, oddeľte účtovníctvo od fyzickej úschovy.V malom podniku je ťažké vždy oddeliť účtovníctvo pre nejakú činnosť od fyzickej starostlivosti alebo fyzickej zodpovednosti za túto činnosť. Je ťažké oddeliť účtovníctvo zásob od fyzickej úschovy alebo prístupu k týmto zásobám. Predavač v obchode môže napríklad ľahko ukradnúť cigarety a tiež upraviť evidenciu zásob prostredníctvom pokladničného predaja cigariet. Napriek tomu všade tam, kde môžete oddeliť fyzickú úschovu od účtovníctva, dochádza k zabudovanej kontrole chýb. Osoba, ktorá vedie účtovníctvo, nepriamo kontroluje, či sa o majetok stará fyzický depozitár. Ak fyzický uschovávateľ kradne napríklad kartóny cigariet, táto skutočnosť sa ukáže, keď účtovník porovná účtovné záznamy s fyzickými účtami zásob. podobne, niekto, kto nemá prístup k hotovosti a bankovému účtu, nemôže ľahko ukradnúť hotovosť, aj keď má úplný prístup k záznamom o hotovostnom účtovníctve. Môžete požiadať svoju CPA o pomoc pri navrhovaní spôsobov, ako oddeliť fyzickú úschovu aktív od účtovných a účtovných povinností. A naozaj, naozaj by ste to mali urobiť. Bohužiaľ, krádeže zamestnancov sú veľmi časté.
• Vyškolte zamestnancov v používaní QuickBooks. Ak máte firmu akejkoľvek veľkosti, mali by ste vyškoliť zamestnancov na používanie QuickBooks z dvoch základných dôvodov:
  • Niekto, kto vie, ako používať QuickBooks, je menej pravdepodobné, že urobí neúmyselné chyby. QuickBooks nie je ťažké používať, ale nie je to ani niečo, čo sa môžete naučiť chtiac-nechtiac bez pomoci. Niektoré transakcie sú dosť zložité, najmä pre určité podniky. Takže ak môžete, má zmysel poskytnúť zamestnancom nejakú pomoc alebo školenie, prípadne oboje. Tieto zdroje umožňujú ľuďom pohodlnejšie a presnejšie využívať funkcie QuickBooks na vytváranie finančných informácií, ktoré vám umožnia lepšie riadiť vaše podnikanie.
  • Chaotické účtovníctvo eviduje kamufláž krádeže zamestnancov. Jedna vec, ktorú často vidíte, keď dôjde ku krádeži zamestnancov, sú skutočne neporiadne účtovné záznamy. Z tohto dôvodu sa môžete ocitnúť v situácii, v ktorej nedostatočne vyškolení zamestnanci vytvárajú chaotický účtovný systém, ktorý umožňuje krádeže zamestnancov. Školenie teda znamená nielen to, že budete mať presnejšie účtovné záznamy, ale aj to, že bude menej pravdepodobné, že budete mať prostredie vhodné na krádeže alebo spreneveru.
• Zatvorte súbor QuickBooks. Ak absolvujete kurz Základy účtovníctva, zistíte, že uzávierka znamená súbor účtovných postupov, ktoré niekto vykoná na vynulovanie účtov výnosov a nákladov, aby sa počnúc novým rokom dali ľahko vypočítať výnosy a výdavky. V QuickBooks sa zatváraznamená niečo iné. Stále však chcete zatvoriť súbor QuickBooks, aby ste zachovali integritu svojich údajov. Tu je postup: Vyberte príkaz Upraviť –> Predvoľby, vyberte Účtovníctvo, vyberte kartu Predvoľby spoločnosti a potom kliknite na tlačidlo Nastaviť dátum/heslo dátumu uzávierky. Keď vás QuickBooks vyzve, zadajte dátum uzávierky a heslo. Po zadaní týchto informácií QuickBooks zakazuje alebo obmedzuje používateľom zmenu alebo zadávanie transakcií s dátumom pred uzávierkou. (Len ľudia s heslom môžu vykonávať zmeny alebo zadávať transakcie s dátumami skoršími, ako je dátum uzávierky.)
• Spravujte svoj účtovný systém QuickBooks. S ľútosťou musím oznámiť, že mnohí majitelia firiem nepovažujú účtovný systém za nič viac, než len za nástroj na vytváranie faktúr, výplat a informácií požadovaných pre ročné daňové priznanie. Bohužiaľ, tento vzdialený vzťah s účtovným systémom znamená, že majitelia firiem často necítia veľkú potrebu aktívne riadiť to, čo sa deje s účtovným systémom.

Názor založený na viac ako 30-ročnej skúsenosti s prácou CPA je, že tento postoj je nesprávny. Účtovný systém by mal byť nástrojom, ktorý využijete na lepšie riadenie svojho podnikania. A môže to tak byť. Ale ak to má byť nástroj na lepšie riadenie vášho podnikania, musíte riadiť systém. Inými slovami, s úctou navrhujem, aby ste prevzali zodpovednosť za zabezpečenie toho, že zamestnanci budú vyškolení na to, aby robili veci, ktoré chránia váš účtovný systém (ako je zálohovanie dátového súboru), a aby ste zabezpečili, že raz mesačne a ročne dokončia príslušné účtovné postupy. (ako je odoslanie všetkých faktúr, odsúhlasenie bankových účtov, vyčistenie chaotických transakcií atď.).

Táto zodpovednosť za riadenie nemusí byť náročná. Vytvorením niekoľkých jednoduchých kontrolných zoznamov sa môžete pomerne ľahko uistiť, že ľudia robia také veci, aké by mali robiť. Nasledujúca tabuľka zobrazuje vzorový zoznam úloh mesačného účtovníctva.

Vzorový zoznam úloh mesačného účtovníctva

Táto tabuľka zobrazuje vzorový zoznam úloh ročného účtovníctva. Tieto tabuľky môžete použiť ako východiskový bod pre zostavenie vlastného zoznamu vecí, ktoré musí účtovník alebo vedúci kancelárie urobiť každý mesiac alebo na konci každého roka.

Vzorový zoznam úloh ročného účtovníctva