Účtovníctvo zásob v QuickBooks 2017

Našťastie väčšinu účtovníctva zásob, ktoré v podniku prebieha, automaticky spracuje QuickBooks. Keď si napríklad kúpite položku zásob vypísaním šeku alebo zaznamenaním faktúry, QuickBooks automaticky upraví vaše účty zásob pre dolárovú hodnotu zásob aj množstvo položiek. Keď predávate položku zásob zákazníkovi, QuickBooks opäť automaticky upraví hodnotu vášho inventára v dolároch a upraví počty kusov položiek, ktoré predávate.

V podstate to všetko znamená, že QuickBooks udržiava systém permanentných zásob – systém zásob, ktorý vám dá kedykoľvek vedieť, aké množstvo položiek máte v inventári a akú hodnotu má váš inventár. (V minulosti menšie firmy často používali systém periodických zásob , čo znamenalo, že majitelia firiem v skutočnosti nikdy nevedeli s presnosťou dolárovú hodnotu svojich zásob alebo množstvo položiek zásob, ktoré mali v držbe.)

Hoci všetko v predchádzajúcom odseku predstavuje dobré správy, niekoľko problémov súvisiacich so zásobami si vyžaduje trochu účtovnej mágie. Konkrétne, ak vaša firma vedie zásoby, musíte vedieť, ako sa vysporiadať so zastaranými zásobami, likvidáciou zastaraných zásob a zmenšovaním zásob.

Riešenie zastaraných zásob

Zastaraný inventár označuje položky, ktoré ste si kúpili na predaj, ale ukázalo sa, že nie sú predajné. Možno to už zákazníci nechcú. Možno máte príliš veľa inventára a nikdy nebudete môcť predať všetko, čo máte.

V oboch prípadoch zaznamenáte skutočnosť, že hodnota vášho inventára je v skutočnosti nižšia, než za akú ste ho kúpili. A chcete zaznamenať skutočnosť, že peniaze, ktoré ste minuli na zastaranú položku, sú skutočne nákladom. Predpokladajme, že ste si kúpili nejakú položku za 100 dolárov, o ktorej teraz viete, že je zastaraná. Ako zaznamenávate túto zastaranosť?

Účtovný zápis 7: Zaúčtovanie opravnej položky na zastarané zásoby

Ako ukazuje Denník 7, ak chcete zaznamenať zastaranie inventárnej položky v hodnote 100 USD, musíte najskôr účtovať 100 USD z nákladového účtu nazývaného niečo ako „Zastaranie zásob“. Potom pripíšete na účet protihodnoty s názvom niečo ako „Príspevok na zastaraný inventár“ za 100 USD.

Účet protihodnoty sa v súvahe vykazuje hneď pod majetkovým účtom, ku ktorému sa vzťahuje. Účet protistrany so záporným kreditným zostatkom znižuje čistú vykazovanú hodnotu majetkového účtu. Ak je zostatok na účte zásob 3 100 USD a máte rezervu na zastaraný účet protihodnoty zásob vo výške 100 USD, čistý zostatok zásob sa zobrazí ako 3 000 USD. Inými slovami, účet protikladných aktív sa odpočíta od súvisiaceho účtu aktív.

QuickBooks vyžaduje, aby ste si sami zaznamenali položku denníka 7 pomocou príkazu Make Journal Entries.

Likvidácia zastaraných zásob

Keď sa nakoniec zbavíte zastaraných zásob, zaznamenáte zápis do denníka, ako je tento. Tento zápis do denníka odpočítava 100 USD na ťarchu účtu protikladných aktív a pripisuje zásoby vo výške 100 USD. Inými slovami, tento účtovný zápis odstráni hodnotu zastaraných zásob z opravnej položky na zastarané zásoby aj zo samotného účtu zásob. Tento zápis do denníka si zaznamenáte vtedy, keď sa skutočne fyzicky zbavíte inventára – keď zaplatíte haraburdovi napríklad za odvoz inventára, alebo keď inventár hodíte do veľkého kontajnera za vašou kanceláriou alebo továrňou.

Účtovný zápis 8: Záznam likvidácie zásob

Vo všeobecnosti je jednou z vecí, ktoré by ste mali urobiť každý rok z daňových dôvodov, riešiť svoje zastarané zásoby. Daňové predpisy vo všeobecnosti stanovujú, že zastarané zásoby nemôžete odpisovať, pokiaľ ich skutočne nevyradíte na účely príjmu. Typicky však môžete zásoby odpísať na ich likvidačnú hodnotu. Takýto odpis funguje rovnako ako odpis zastaraných zásob. Odpis môže byť trochu komplikovaný, ak ste to ešte nikdy nerobili, takže sa možno budete chcieť poradiť so svojím daňovým poradcom.

Ešte jeden skutočne dôležitý bod týkajúci sa zaznamenávania likvidácie zastaraných zásob: V rámci QuickBooks zaznamenávate likvidáciu zásob úpravou fyzického počtu položiek zásob. V skutočnosti nezadávate účtovný zápis, ako je ten, ktorý je zobrazený v účtovnom zápise 8. Účty zásob upravíte pre zastaraný inventár. Táto úprava by automaticky znížila zostatok na účte zásob. Keď sa vás QuickBooks opýta, ktorý účet sa má zaúčtovať na ťarchu účtu, zadajte príspevok pre zastaraný inventárny účet.

Riešenie úbytku zásob

Ďalšou chronickou bolesťou zásob, s ktorou sa musia vyrovnať mnohí majitelia firiem a obchodní manažéri, je zmenšovanie zásob. Je veľmi pravdepodobné, niekedy z tých najnevinnejších dôvodov, že vaše inventárne záznamy prevyšujú množstvo položiek. Keď k tomu dôjde, musíte upraviť svoje záznamy. V podstate chcete znížiť hodnotu svojho inventára v dolároch aj počet kusov inventára.

QuickBooks robí tento záznam do denníka, aby ste mohli zaznamenať túto udalosť. Tento účtovný zápis zaťažuje príslušný nákladový účet – v účtovnom zápise 9 sa nákladový účet nazýva „Výdavky na zmrštenie“ – za 100 USD. Zápis do denníka tiež musí pripísať na účet zásob 100 USD.

Zápis v denníku 9: Záznam zmršťovania zásob

V rámci QuickBooks v skutočnosti nezaznamenáte formálny záznam denníka, ako je ten, ktorý je tu zobrazený. Používate niečo, čo sa nazýva pracovný hárok fyzického počítania, aby ste prispôsobili množstvá položiek inventára podľa toho, aké v skutočnosti sú. Keď vykonáte túto úpravu, QuickBooks automaticky pripíše zostatok na účte zásob a upraví počty kusov. QuickBooks tiež vyžaduje, aby ste poskytli nákladový účet, ktorý by mal účtovať za zmrštenie.

Za starých čias porovnávali podniky svoje účtovné záznamy s fyzickými počtami inventárnych položiek len raz za rok. V skutočnosti bol ročný fyzický počet zásob bolestivým rituálom, ktorým prešli mnohí distribútori a predajcovia. V súčasnosti väčšina podnikov zistila, že oveľa lepšie funguje sčítanie fyzických zásob počas celého roka. Tento prístup, nazývaný počítanie cyklov, znamená, že pravdepodobne niekoľkokrát do roka porovnávate svoje účtovné záznamy s fyzickým počtom vašich najcennejších položiek.

Pokiaľ ide o vaše stredne cenné predmety, pravdepodobne raz alebo dvakrát ročne porovnávate svoje účtovné záznamy o zásobách s fyzickými počtami. S vašimi najmenej cennými inventármi pravdepodobne porovnávate inventúrne záznamy s fyzickými počtami len nepravidelne a môžete akceptovať určitú nepresnosť. Namiesto počítania skrutiek napríklad v nádobe môžete nádobu odvážiť a potom odhadnúť počet skrutiek.

V každom prípade chcete nejaký systém, ktorý vám umožní porovnať vaše účtovné záznamy s vašimi fyzickými počtami. Zmenšovanie zásob a zastarávanie zásob predstavujú skutočné náklady na podnikanie, ktoré sa iným spôsobom nezaznamenajú do vašich účtovných záznamov.