Účtovnícke aktivity v QuickBooks Online Accountant

Účtovníci často potrebujú preklasifikovať transakcie, preskúmať zrušené a vymazané transakcie, odpisovať faktúry a vykonávať ďalšie činnosti. QuickBooks Online Accountant (QBOA) obsahuje nástroje na uľahčenie vykonávania týchto činností.

Ak chcete zobraziť a používať nástroje, ktoré QBOA poskytuje účtovníkom, otvorte si akúkoľvek klientsku spoločnosť QBO. Potom na paneli nástrojov QBOA kliknite na tlačidlo Nástroje účtovníka (to, ktoré vyzerá ako kufor). QBOA zobrazí ponuku Nástroje účtovníka, ktorá je zobrazená tu.

Ponuka Nástroje účtovníka obsahuje príkazy špeciálne navrhnuté na pomoc účtovníkovi.

Stránka Príprava na dane v QBOA

Nástroj Príprava na dane používate na úpravu a kontrolu účtov pred prípravou daní klienta. Stránka Príprava na dane nahrádza stránku Skúšobný zostatok. Stránka je dobre navrhnutá tak, aby vám pomohla nájsť účty, ktoré potrebujú úpravy na konci roka, a jednoducho ich vykonať poskytnutím odkazu na transakciu účtovného zápisu.

Stránka, ktorú vidíte na začiatku, predstavuje pracovnú skúšobnú váhu, ako je tá, ktorá je tu zobrazená.

Karta Kontrola a úprava na stránke Príprava na dane.

• Hodnoty v stĺpci Neupravený zostatok sú na stránke uzamknuté, aby sa chránila integrita údajov.Ak kliknete na karáty vedľa rôznych nadpisov (t. j. Obežný majetok, Bankové účty atď.), zistíte, že môžete kliknúť na odkaz Vykonať úpravu v stĺpci Akcie vedľa príslušného účtu, aby ste vytvorili opravné účtovné zápisy pre ten účet. Keď kliknete na odkaz, QBOA otvorí okno účtovného zápisu, kde môžete zaznamenať opravný záznam – a QBOA automaticky vyberie položku Upravuje účtovný záznam? zaškrtávacie políčko. Po uložení záznamu QBOA znovu zobrazí stránku Príprava na dane a oznámi, že ste vykonali zmenu (pozri nasledujúci obrázok). Ak prijmete zmenu, QBOA aktualizuje stránku Príprava na dane tak, aby zahŕňala vašu úpravu; okrem toho QBOA zmení stĺpec Upravený zostatok tak, aby odrážal vašu úpravu.

Stránka Príprava na dane po vykonaní úpravy a pred prijatím záznamu.

• Kliknutím na ľubovoľnú hodnotu v dolároch, ktorá sa zobrazí ako odkaz, zobrazíte prehľad všetkých transakcií, ktoré tvoria tento zostatok. Zo zostavy môžete prejsť na konkrétnu transakciu a v prípade potreby ju zmeniť. Po uložení transakcie a opätovnom zobrazení zostavy môžete kliknúť na odkaz Späť na prípravu na dane v hornej časti stránky zostavy a znova zobraziť stránku Príprava na dane. QBOA opäť označuje, že ste vykonali zmenu, a po prijatí zmeny aktualizuje stránku Príprava na dane, aby zahŕňala zmenu.
• Pomocou šípky nadol v stĺpci Akcie môžete pridať poznámky a priložiť dokumenty ku konkrétnemu riadku. To vám pomôže zapamätať si, prečo ste vykonali konkrétnu úpravu.

Ak na prípravu daňového priznania klienta používate ProConnect Tax Online, cloudový softvér Intuit na prípravu daní, potom sa budete chcieť uistiť, že účty vašich klientov sú správne namapované na riadky v daňových formulároch. Funkcia Príprava na dane automaticky mapuje väčšinu zostatkov na účtoch na riadky v daňových formulároch, ktoré podávate pre korporácie pomocou formulára IRS 1120 (pre korporácie) alebo 1120s, partnerstvá, ktoré používajú formulár IRS 1065, neziskové organizácie, ktoré používajú formulár IRS 990, a výhradné vlastníctvo používajúce Formulár IRS 1040. Pre iné typy obchodných organizácií môžete účty ručne priradiť k riadkom daňového formulára. Môžete tiež manuálne priradiť riadky na daňových formulároch pre účty, ktoré nástroj nerozpozná, a podľa potreby môžete zmeniť priradenia daňových riadkov. Upozorňujeme, že tlačidlo Zobraziť daňové priznanie sa javí ako nedostupné, ak ste ešte nevybrali daňový formulár pre spoločnosť klienta QBO.

Kliknutím na kartu Daňové mapovanie na stránke Príprava na dane zobrazíte stránku, ktorú používate na mapovanie informácií o spoločnosti QBO klienta z minulého roka priamo do daňových formulárov.

Karta Daňové priradenie na stránke Skúšobný zostatok.

Ak ste si ešte nevybrali daňový formulár pre spoločnosť QBO, pri prvom výbere karty Daňové mapovanie sa zobrazí výzva na výber. Alebo môžete kliknúť na tlačidlo Upraviť (ceruzka) vedľa vybratého formulára v ľavej dolnej časti stránky Príprava na dane a vybrať daňový formulár.

Ak chcete priradiť účet k riadku daňového formulára alebo upraviť riadok, ku ktorému je priradený účet, kliknite na prepojenie Priradiť daňový riadok. QBOA zobrazí panel Priradiť daňový riadok na pravej strane obrazovky, ktorý obsahuje zoznam, z ktorého vyberte príslušný riadok daňového formulára a potom kliknite na tlačidlo Uložiť.

Po dokončení kontroly stránky Príprava na dane a vykonaní úprav záznamov môžete kliknúť na tlačidlo Vybrať daňovú možnosť v pravom hornom rohu stránky a potom kliknúť na Vytvoriť nové priznanie alebo aktualizovať existujúce priznanie (podľa potreby), aby ste preniesli informácie do ProConnect Tax Online a vygenerujte daňové priznanie. Za používanie funkcie Príprava na dane neplatíte nič; platíte len vtedy, keď si vytlačíte alebo elektronicky podáte priznanie z ProConnect Tax Online.

Ak nepoužívate ProConnect Tax Online alebo nie ste zostavovateľ daní, máte možnosť exportovať úpravy do súboru s hodnotami oddelenými čiarkou (CSV) (čitateľného v Exceli), aby ste ich mohli importovať do samostatnej aplikácie. . Na tlačidle Vybrať daňové priznanie vyberte možnosť Exportovať súbor CSV.

Reklasifikácia transakcií v QBOA

Keď vyberiete možnosť Preklasifikovať transakcie z ponuky Nástroje účtovníka, zobrazí sa stránka Preklasifikovať transakcie (pozri nasledujúci obrázok). Túto stránku môžete použiť na preklasifikovanie transakcií bez obáv o dátum uzávierky spoločnosti.

Túto stránku použite na preklasifikovanie transakcií.

Informácie v sekcii Účty na ľavej strane stránky a sekcii Transakcie na pravej strane stránky použijete na filtrovanie rozsahu dátumov a typu účtov (zisk a strata alebo súvaha), ktoré chcete zvážiť. Potom vyberiete účet na ľavej strane stránky a QBOA zobrazí transakcie, ktoré spĺňajú kritériá, na pravej strane stránky. Transakcie, ktoré zobrazujú zelený kruh, môžete preklasifikovať jednotlivo alebo ako skupinu.

Ak chcete preklasifikovať transakcie, postupujte takto:

1. Na ľavej strane stránky nastavte rozsah dátumov, ktorý chcete zvážiť, spolu s účtovným základom.

2. V zozname Zobraziť vyberte typ účtov, ktoré chcete zvážiť – účty ziskov a strát alebo účty súvahy.

3. Kliknite na účet v zozname pod zoznamom Zobraziť, aby ste preskúmali transakcie tohto účtu.

Transakcie na účte sa zobrazujú na pravej strane stránky.

4. Nad zoznamom transakcií na pravej strane stránky nastavte filtre na zobrazenie typov transakcií, ktoré by ste mohli zvážiť preklasifikovanie.

Môžete vykonať zmeny v transakciách, ktoré zobrazujú zelené krúžky. Môžete tiež kliknúť na transakciu, otvoriť ju v okne transakcie a potom v nej vykonať zmeny.

5. Ak chcete zmeniť niekoľko transakcií súčasne, vyberte ich kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa nich.

6. Pod zoznamom transakcií začiarknite políčko Pre výber transakcií zmeniť.

7. V zozname Account To zadajte iný účet.

Ak je zapnuté sledovanie triedy, uvidíte aj pole na zmenu priradenej triedy, rovnako ako môžete zmeniť účet.

8. Kliknite na tlačidlo Reklasifikovať.

Skúmanie zrušených a vymazaných transakcií

Môžete kliknúť na Zrušené/vymazané transakcie v ponuke Nástroje účtovníka, aby sa zobrazil protokol auditu. Predvolené zobrazenie protokolu auditu (pozri nasledujúci obrázok) zobrazuje informácie o tých transakciách, ktoré boli zrušené alebo vymazané. Môžete však kliknúť na tlačidlo Filter a nastaviť množstvo rôznych filtrov na zobrazenie iných typov transakcií a udalostí.

Použite protokol auditu na zobrazenie všetkých druhov aktivít v spoločnosti QBO.

Odpisovanie faktúr

Výberom položky Odpis faktúr z ponuky Nástroje účtovníka sa zobrazí stránka Odpis faktúr, ktorá vám umožňuje zobraziť faktúry, ktoré možno budete chcieť odpísať, a následne ich odpísať na účet podľa vášho výberu. V hornej časti stránky nastavíte filtre na zobrazenie faktúr, ktoré chcete skontrolovať. Ak chcete zobraziť faktúry, vyberte vek faktúr

• Viac ako 180 dní
• Viac ako 120 dní
• V aktuálnom účtovnom období
• Vo vlastnom rozsahu dátumov, ktorý nastavíte

Môžete tiež nastaviť limit zostatku.

Ako je znázornené na nasledujúcom obrázku, QBOA zobrazuje na faktúre dátum, vek, číslo faktúry, meno zákazníka, pôvodnú sumu faktúry a sumu, ktorá je ešte splatná. Ak chcete faktúry odpísať, kliknite na začiarkavacie políčko vedľa nich. Potom v spodnej časti stránky vyberte účet, ktorý chcete použiť na odpisovanie faktúr a kliknite na tlačidlo Ukážka a odpísanie.

Funkcia Odpísať nevykonáva opravné položky v aktuálnom období; namiesto toho robí úpravy v období, v ktorom bola transakcia pôvodne vytvorená – a môže negatívne ovplyvniť uzavreté obdobia. Ak chcete odpísať položku v uzavretom období, pozrite si tento online článok .

Odpisovanie faktúr.

QBOA zobrazí dialógové okno Confirm Write Off zobrazené na nasledujúcom obrázku. Ak sú informácie v dialógovom okne správne, kliknite na položku Odpísať. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Zrušiť.

Potvrďte, že chcete odpísať vybrané faktúry.

Zatváranie kníh

Pomocou príkazu Zavrieť knihy v ponuke Nástroje účtovníka zobrazíte stránku Rozšírené dialógového okna Účet a nastavenia spoločnosti QBO, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku. Kliknutím na ľubovoľné miesto v časti Účtovníctvo môžete upraviť polia v tejto časti, ktoré zahŕňajú dátum uzávierky účtovných kníh.

Stanovenie dátumu uzávierky.

Môžete nastaviť dátum uzávierky a potom povoliť zmeny pred dátumom uzávierky potom, čo QBO vydá varovanie, alebo môžete požadovať heslo na zadanie zmien pred dátumom uzávierky. Kliknutím na tlačidlo Hotovo uložte zmeny.

Kontrola správ v QBOA

QBOA obsahuje niektoré správy, ktoré sú obzvlášť zaujímavé pre účtovníkov. Ak otvoríte spoločnosť QBO klienta a potom v ponuke Nástroje účtovníka kliknete na položku Výkazy účtovníka, zobrazí sa stránka Výkazy. Správy označené ako obľúbené sa zobrazia ako prvé a ak sa posuniete nadol, nájdete všetky prehľady usporiadané do rôznych skupín. Zostavy v skupine Pre môjho účtovníka (väčšina sa zobrazuje na nasledujúcom obrázku) by vás mohli zaujímať, pretože obsahujú zostavy ako zostava Upravená skúšobná súvaha, zostava Úprava účtovných záznamov a ďalšie. Keď si prezeráte tieto prehľady, nezabudnite posunúť stránku nadol. Ak chcete, aby sa ktorýkoľvek z týchto prehľadov zobrazil v hornej časti stránky Prehľady (aby ste sa nemuseli posúvať nadol), kliknutím na hviezdičku vedľa prehľadu ho označte ako obľúbený.

Prehľady orientované na účtovníka dostupné v QBOA.

Ak si vyberiete Management Reports z ponuky Accountant Tools (alebo ak kliknete na záložku Management Reports, ktorá sa zobrazí na zobrazenej stránke Reports), QBOA uvádza dva prispôsobené reporty v štýle manažmentu: Basic Company Financials a Expanded Company Financials. Obidve správy zobrazujú kolekciu správ, doplnenú o elegantnú titulnú stranu a obsah. Kliknutím na prepojenie Zobraziť v stĺpci Akcia pre ktorýkoľvek prehľad ho zobrazíte na obrazovke alebo si ho stiahnete do počítača ako súbory PDF.

Výkaz Expanded Company Financials obsahuje výkaz ziskov a strát, súvahu, výkaz peňažných tokov a výkazy A/R Aging Detail a A/P Aging Detail. Prehľad Základné finančné výkazy spoločnosti obsahuje všetky prehľady okrem prehľadov Podrobnosti o starnutí. Ak kliknete na šípku nadol v stĺpci Akcie a potom kliknete na položku Upraviť, môžete upraviť ktorýkoľvek balík prehľadov a pridať alebo odstrániť prehľady a upraviť vzhľad stránok v prehľade vrátane určenia, či sa v prehľade zobrazia stránky, ako napríklad obsah. . Pomocou rovnakej šípky nadol v stĺpci Akcia môžete tieto zostavy odoslať e-mailom, exportovať informácie do súborov PDF alebo DOCX a vytvárať ich kópie, aby ste si mohli vytvoriť vlastnú sadu správ o správe.

Skopírovanie jedného z týchto prehľadov predtým, ako ho zmeníte, je skvelý nápad. Týmto spôsobom zachováte pôvodný prehľad nedotknutý, ale vytvoríte si aj jeho vlastnú verziu.

Ak vyberiete Moje vlastné prehľady z ponuky Nástroje účtovníka alebo na karte Vlastné prehľady na stránke Prehľady, zobrazia sa prehľady, ktoré ste si prispôsobili a uložili. A môžete kliknúť na Nástroje výkazov v ponuke Nástroje účtovníka a nastaviť predvolené dátumy výkazov a účtovný základ. Môžete tiež vidieť stav vyrovnania účtov pre hotovostné účty a účty kreditných kariet a zobraziť a nastaviť informácie o dátume uzávierky spoločnosti.

Uvedomte si, že akékoľvek zmeny, ktoré vykonáte pomocou nástrojov na zostavovanie, vynulujú všetky predvolené dátumy zostavy a účtovný základ, a to aj vtedy, keď zostavu spustíte z obrazovky zostavy. Ak sa teda vaša zostava objaví s neočakávaným súborom dátumov alebo účtovným základom, skontrolujte hodnoty nastavené v časti Nástroje na zostavovanie.

V ponuke Nástroje účtovníka nájdete aj príkaz Nástroje výkazov. Keď vyberiete tento príkaz, QBOA zobrazí stránku Report and Tool Defaults, ktorá vám umožní nastaviť predvolené dátumy, ktoré chcete použiť pre zostavy a nástroje v klientskej spoločnosti QBO. Tieto predvolené dátumy sa nevzťahujú na zostavy miezd, pretože mzdy sú samostatným produktom, ani sa nevzťahujú na rýchle zostavy, ktoré spúšťate zo stránky Účtovná osnova; obdobie rýchlych správ sa automaticky nastaví na hodnotu Pred 90 dňami.

Stránka Report and Tool Defaults tiež zobrazuje, či sú knihy zatvorené a poskytuje tlačidlo na zatvorenie účtovných kníh, a stránka zobrazuje stav odsúhlasenia bankových účtov a účtov kreditných kariet.

Krátky pohľad na ďalšie účtovné nástroje v QBOA

Ponuka Nástroje účtovníka obsahuje niekoľko ďalších nástrojov, ktoré uľahčujú život účtovníka, ako je napríklad stránka Zosúladiť; na tejto stránke sa môžete rozhodnúť pre zosúladenie účtu, ktorý vyberiete, alebo si môžete prezrieť existujúce zosúlaďovacie správy.

V ponuke Nástroje účtovníka si tiež môžete vybrať položku Účtovné zápisy, aby sa zobrazilo okno Účtovný zápis, alebo Účtovná osnova, aby sa zobrazilo okno Účtovná osnova. Na rýchle otvorenie nového okna v QBOA môžete použiť aj príkaz Nové okno.

Nakoniec z ponuky Nástroje účtovníka môžete vybrať ProConnect Tax Online, čím sa otvorí nové okno prehliadača a dostanete sa do daňového centra ProConnect Tax Online, kde môžete vidieť stav daňových priznaní vašich klientov. ProConnect Tax Online sa pripája k vášmu účtu QBOA, ale v skutočnosti ide o samostatný produkt s vlastnými ponukami na navigačnom paneli.