Účtovná metóda Fiddle-Faddle

Práca na zostavovaní účtovnej závierky – nazývaná účtovníctvo alebo účtovníctvo – si vyžaduje buď veľa hrania s číslami, alebo učenie sa, ako používať podvojné účtovníctvo. Na vytvorenie týchto výkazov pomocou účtovného programu, akým je napríklad QuickBooks 2012, musíte použiť podvojné účtovníctvo.

Účtovnú závierku môžete zostaviť pomocou metódy fiddle-faddle. Metóda husle-faddle však trpí niektorými skutočne oslabujúcimi slabinami. Tieto slabé stránky naznačujú, že potrebujete lepší nástroj. Konkrétne potrebujete podvojné účtovníctvo.

Väčšina malých podnikov – alebo aspoň tie malé podniky, ktorých majitelia ešte nie sú vyškolení v účtovníctve – použili metódu husle-faddle. Pozrite si napríklad finančné výkazy uvedené v nasledujúcich tabuľkách. Prvá tabuľka zobrazuje výkaz ziskov a strát za jeden deň v roku, ktorý pomyselný stánok s hotdogmi prevádzkuje.

Jednoduchý výkaz ziskov a strát pre stánok s hot dogmi

Táto nasledujúca tabuľka zobrazuje súvahu na začiatku prvého dňa prevádzky.

Jednoduchá súvaha pre stojan na párok v rožku

S metódou účtovania husle-faddle individuálne vypočítate každé číslo uvedené vo finančnom výkaze. Napríklad hodnota výnosov z predaja sa rovná 13 000 USD. Metóda účtovania husle-faddle vyžaduje, aby ste toto číslo výnosu z predaja nejakým spôsobom vymysleli manuálne.

K tomuto číslu možno prídete tak, že si zapamätáte každý z predajov, ktoré ste počas dňa uskutočnili. Alebo ak pripravujete faktúry alebo potvrdenia o predaji, možno budete môcť prísť s týmto číslom pridaním všetkých jednotlivých predajov. Ak máte registračnú pokladnicu, možno sa vám toto číslo podarí zistiť aj pohľadom na pásku pokladnice.

Ostatné čísla príjmov a výdavkov sa vypočítajú rovnakým hrubým spôsobom. Napríklad náklady na prenájom vo výške 1 000 USD sa vypočítajú tak, že si zapamätáte, akú sumu ste zaplatili za prenájom, alebo sa pozriete do registra šekovej knižky a nájdete šek, ktorý ste napísali na prenájom.

Hodnoty súvahy sa vytvárajú približne rovnakým spôsobom. Hotovostný zostatok 1 000 USD môžete odvodiť napríklad pohľadom na šekovú knižku alebo v najhoršom prípade na výpis z účtu. Zostatok zásob vo výške 3 000 USD môžete odvodiť sčítaním hodnôt jednotlivých položiek zásob. Podobným spôsobom môžete vypočítať výšku záväzku a vlastného imania.

Niektoré hodnoty zobrazené vo výkaze ziskov a strát alebo v súvahe sa zapchajú – čo znamená, že sú vypočítané pomocou iných čísel z finančného výkazu. Napríklad nevyhľadávate výšku zisku na žiadnom konkrétnom mieste; namiesto toho vypočítate zisk odpočítaním nákladov od príjmov. Môžete, samozrejme, vypočítať aj súvahové hodnoty, ako sú celkové aktíva, vlastný kapitál a celkový záväzok vlastného imania.

Účtovná metóda husle-faddle funguje pomerne dobre pre veľmi malé podniky, pokiaľ máte dobrú šekovú knižku. Takže pre veľmi malý podnik sa možno budete môcť zbaviť tohto hrubého, kusého prístupu k účtovaniu.

Ale bohužiaľ, metóda husle-faddle trpí tromi hroznými slabinami pre firmu, ktorá nemá super jednoduché financie:

• Nie je to dostatočne systematické na to, aby to bolo automatizované. Možno vás nezaujíma, že prístup husle-faddle nie je dostatočne systematický pre automatizáciu. Systematický prístup, akým je podvojné účtovníctvo, môže byť automatizovaný, ako to robí QuickBooks. Táto automatizácia znamená, že príprava účtovnej závierky si vyžaduje možno päť kliknutí myšou.

  Pretože prístup husle-faddle nemožno automatizovať, zakaždým, keď chcete vytvoriť účtovnú závierku, vy alebo nejaký chudobný kolega vynaložíte obrovské množstvo práce, aby ste zhromaždili čísla a všetky nespracované údaje potrebné na vytvorenie informácií.

• Je veľmi ľahké stratiť detaily. Vidíte, že stánok s hot dogmi má len tri prevádzkové náklady: nájomné, mzdy a zásoby. Ak poznáte kategórie prevádzkových nákladov, ktoré podnik vynakladá, je pomerne jednoduché prehliadnuť si register šekov a nájsť šek alebo šeky, ktoré platia napríklad nájomné.

  Podobný prístup môžete použiť aj pri mzdách a výdavkoch na zásoby. Čo však v prípade, ak máte aj kategóriu výdavkov na reklamu alebo výdavky na živnosť, prípadne inú ľahko zabudnuteľnú kategóriu? Ak zabudnete na kategóriu, chýbajú vám výdavky.

• Neumožňuje dôslednú kontrolu chýb. Kontrola chýb je dôležitá pri účtovných a účtovných systémoch. So všetkými číslami a transakciami plávajúcimi okolo sa do systému ľahko vkradnú chyby.