Uchovávanie dokumentov v QuickBooks

Ako dlho by ste si mali uchovávať staré prehľady, kópie faktúr a iné časti účtovných informácií? Bohužiaľ, na tieto otázky neexistuje univerzálna odpoveď. Tu je však niekoľko vecí na zamyslenie:

• Zvážte, či druhá strana transakcie niekedy bude chcieť informácie. Napríklad, ak sa chronicky hádate s predajcom o tom, či ste zaplatili nejaký účet, má zmysel visieť na týchto účtoch dodávateľa a akýchkoľvek záznamoch o vašej platbe tak dlho, ako dlho môže hádka pokračovať.

  To znamená, že ak nemáte problém, všetky papiere, ktoré dokumentujú faktúry a platby dodávateľa, nemusia byť nevyhnutne uchovávané.

• Zvážte požiadavky na daňové účtovníctvo. Podľa zákona (veľa ľudí si to neuvedomuje) je podnik povinný viesť účtovné záznamy, aby mohol podávať správy o svojich ziskoch, stratách, príjmoch a zrážkach Internal Revenue Service. To znamená, že všetko , čo potrebujete na výpočet svojich ziskov alebo podloženie prvkov vašich výpočtov, by sa malo zachovať.

  Existuje však premlčacia lehota, ktorá zvyčajne trvá tri roky od dátumu posledného podania priznania. To znamená, že vo väčšine prípadov nemusíte uchovávať papiere staršie ako tri roky po priznaní, ktorého sa týkajú. Inými slovami, ak máte údaje z roku 2009 a daňové priznanie za rok 2009 ste podali 15. marca 2010 do 16. marca 2013, nemali by ste (vo väčšine prípadov) uchovávať všetky tie staré papiere.

  Premlčacia lehota diktuje, že by ste mali mať možnosť zbaviť sa starých vecí. Je na mieste opatrnosť, pretože z tejto trojročnej premlčacej doby existuje niekoľko výnimiek:

  • Ak ste boli naozaj lajdácky a vďaka svojej lajdáckosti ste vynechali hrubý príjem presahujúci 25 percent toho, čo ukazuje vaša návratnosť, premlčacia lehota je šesť rokov.

  • Ak nie je podané žiadne priznanie alebo je podané podvodné priznanie, neexistuje žiadna premlčacia lehota.

  • Štáty bez daní z príjmu (ako štát Washington) používajú iný súbor pravidiel a môžu využívať dlhšiu premlčaciu dobu. Štát Washington napríklad hovorí, že premlčacia lehota trvá štyri roky, nie tri.

• Zvážte staré záznamy, ktoré môžete v budúcnosti potrebovať na výpočet položky do daňového priznania. Tieto záznamy je potrebné uchovávať. Napríklad, ak ste kúpili továreň pred 30 rokmi, uchovávajte tieto nákupné záznamy do 3 (alebo 6) rokov po predaji továrne.

• Zvážte, že v niektorých odvetviach existujú iné pravidlá alebo predpisy na uchovávanie dokumentov. Ak ste napríklad lekár, uchovávate svoje staré záznamy o pacientoch – a to môže zahŕňať aj účtovné informácie o pacientoch – dlhšie ako len tri roky. Tieto ďalšie pravidlá uchovávania dokumentov sa líšia v závislosti od odvetvia. Zistite, aké sú pravidlá pre vaše odvetvie.

• Zvážte riziko príliš dlhého uchovávania dôverných informácií. Nakoniec, aj keď by ste sa mohli zamyslieť nad všetkými predchádzajúcimi bodmi a dospieť k záveru, že by ste mali svoje finančné záznamy uchovávať natrvalo, uvedomte si, že tento prístup tiež vytvára riziká. Čím viac finančnej dokumentácie archivujete, tým ľahšie sa v niektorých prípadoch môže stať, že sa tieto informácie stratia alebo vám ich ukradnú.

  Nechceli by ste napríklad uchovávať údaje za toľko rokov, že si musíte prenajať sklad v zlej časti mesta len na uskladnenie vecí.

Stručne povedané, ako dávate zmysel týmto nejasným návrhom? Urobte si hrubý odhad, ako dlho by ste podľa vás mali držať veci.

Ak nerobíte nič trestné, podvodné alebo nedbalé, vyhoďte všetko, čo je staršie ako päť rokov. Rozdeľte dokumenty, ktoré môžete po rokoch vyhodiť do škatúľ. Označte krabice číslom roku. Škatuľky tiež označte poznámkou ako „Vyhoďte v roku 2016“, aby ste vedeli, kedy tieto veci môžete vyhodiť.

Možno by ste si mali dvakrát rozmyslieť jednoduché vyhodenie finančných záznamov. Nenechajte vyhodil svoje osobné rekordy, alebo, samozrejme, v niektorých klientskych záznamov: prvý skartáciu dokumentov.

Mimochodom, niektoré veľkoobchody ponúkajú skartovacie služby za rozumné ceny.