Uchovávanie dokumentov v QuickBooks 2012

Ľudia sa niekedy pýtajú, ako dlho by si mali uchovávať staré prehľady QuickBooks, kópie faktúr a ďalšie časti účtovných informácií. Žiaľ, v skutočnosti na to neexistuje univerzálna odpoveď. Tu je však niekoľko vecí na zamyslenie:

• Zvážte, či druhá strana transakcie niekedy bude chcieť informácie. Napríklad, ak sa chronicky hádate s predajcom o tom, či ste zaplatili nejaký účet, má zmysel visieť na týchto účtoch dodávateľa a akýchkoľvek záznamoch o vašej platbe tak dlho, ako dlho môže hádka pokračovať.

  To znamená, že ak nemáte problém, všetky papiere, ktoré dokumentujú faktúry a platby dodávateľa, nemusia byť nevyhnutne uchovávané.

• Zvážte požiadavky na daňové účtovníctvo. Podľa zákona (veľa ľudí si to neuvedomuje) je podnik povinný viesť účtovné záznamy, aby mohol podávať správy o svojich ziskoch, stratách, príjmoch a zrážkach Internal Revenue Service. To znamená, že všetko , čo potrebujete na výpočet svojich ziskov alebo podloženie prvkov vašich výpočtov, by sa malo zachovať.

  Existuje však premlčacia lehota, ktorá zvyčajne trvá tri roky od dátumu posledného podania priznania. To znamená, že vo väčšine prípadov nemusíte uchovávať papiere staršie ako tri roky po priznaní, ktorého sa týkajú.

  Inými slovami, ak máte údaje z roku 2007 a daňové priznanie za rok 2007 ste podali 15. marca 2008 do 16. marca 2011, nemali by ste (vo väčšine prípadov) uchovávať všetky tie staré papiere. Premlčacia lehota diktuje, že by ste mali mať možnosť zbaviť sa starých vecí.

  Je na mieste opatrnosť, pretože z tohto trojročného premlčacieho obdobia existuje niekoľko výnimiek:

  • Ak ste boli naozaj lajdácky a vďaka svojej lajdáckosti ste vynechali hrubý príjem presahujúci 25 percent toho, čo ukazuje vaša návratnosť, premlčacia lehota je šesť rokov.

  • Ak nie je podané žiadne priznanie alebo je podané podvodné priznanie, neexistuje žiadna premlčacia lehota.

  • Štáty bez daní z príjmu (ako Washington) používajú iný súbor pravidiel a môžu využívať dlhšiu premlčaciu dobu. Washington napríklad hovorí, že premlčacia lehota trvá štyri roky, nie tri.

• Zvážte staré záznamy, ktoré môžete v budúcnosti potrebovať na výpočet položky do daňového priznania. Tieto je potrebné zachovať. Napríklad, ak ste kúpili továreň pred 30 rokmi, uchovávajte tieto nákupné záznamy do 3 (alebo 6) rokov po predaji továrne.

• Zvážte, že v niektorých odvetviach existujú iné pravidlá alebo predpisy na uchovávanie dokumentov. Ak ste napríklad lekár, uchovávate svoje staré záznamy o pacientoch – a to môže zahŕňať aj účtovné informácie o pacientoch – dlhšie ako len tri roky. Tieto ďalšie pravidlá uchovávania dokumentov sa líšia v závislosti od odvetvia. Zistite, aké sú pravidlá pre vaše odvetvie.

Ako dávate zmysel týmto nejasným návrhom? Urobte si hrubý odhad, ako dlho by ste podľa vás mali držať veci.

Možno by ste si mali dvakrát rozmyslieť jednoduché vyhodenie finančných záznamov. Možno budete chcieť dokumenty najskôr skartovať. Mimochodom, niektoré veľkoobchody ponúkajú skartovacie služby za rozumné ceny.