Účel účtovníctva pre prácu s QuickBooks 2012

Najdôležitejšia vec, ktorú je potrebné pochopiť o účtovníctve, aby ste čo najlepšie využili svoju prácu v QuickBooks 2012, je to, že poskytuje finančné informácie zainteresovaným stranám. Každá účtovná funkcia, ktorá je tu popísaná, je šikovne vykonávaná každou z verzií QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier a QuickBooks Enterprise.

Zainteresované strany sú ľudia, ktorí obchodujú s firmou alebo s ňou spolupracujú; zahŕňajú manažérov, zamestnancov, investorov, banky, predajcov, vládne orgány a agentúry, ktoré môžu zdaniť firmu. Informačné potreby týchto zainteresovaných strán určujú, čo musí účtovný systém robiť.

Informačné potreby manažérov, investorov a podnikateľov

Prvá kategória zainteresovaných strán zahŕňa manažérov firmy, investorov a podnikateľov. Táto skupina potrebuje finančné informácie, aby zistila, či podnik zarába peniaze. Táto skupina chce tiež akékoľvek informácie, ktoré poskytujú prehľad o tom, či podnik rastie alebo klesá a nakoľko je zdravý alebo chorý.

Na plnenie svojich povinností a povinností táto skupina často potrebuje podrobné informácie. Napríklad manažér alebo podnikateľ môže chcieť vedieť, ktorí zákazníci sú obzvlášť ziskoví – alebo stratoví. Aktívny investor môže chcieť vedieť, ktoré produktové rady rastú alebo sa zmenšujú.

Súvisiaci súbor požiadaviek na informácie sa týka vedenia záznamov o majetku a záväzkoch. Aktívum je niečo, čo firma vlastní, ako je hotovosť, inventár, alebo zariadenia. Zodpovednosť je nejaký dlh alebo záväzok, že firma dlhuje, ako sú bankové pôžičky a účty splatný.

Je zrejmé, že niekto vo firme – možno manažér, účtovník alebo účtovník – potrebuje mať veľmi podrobné záznamy o množstve hotovosti, ktorú má firma na svojich bankových účtoch, o zásobách, ktoré má firma vo svojom sklade alebo na svojich regáloch, a zariadenia, ktoré firma vlastní a používa pri svojej činnosti.

Niekto, kto pracuje v obchode, riadi firmu alebo aktívne investuje do podnikania, potrebuje dobré všeobecné informácie o finančných záležitostiach firmy a v mnohých prípadoch aj veľmi podrobné informácie o dôležitých aktívach (ako je hotovosť) a pasívach (ako napr. bankové úvery).

Informačné potreby externých veriteľov

Druhou kategóriou zainteresovaných strán sú externé firmy, ktoré požičiavajú peniaze podnikom a úverové spravodajské agentúry, ktoré týmto veriteľom poskytujú informácie. Napríklad banky chcú vedieť o finančných záležitostiach a finančnom stave firmy predtým, ako požičia peniaze. Účtovný systém musí poskytnúť finančné informácie, ktoré banka vyžaduje, aby mohla posúdiť žiadosť o úver.

Aké informácie požadujú veritelia? Veritelia chcú vedieť, že podnikanie je ziskové a má pozitívny peňažný tok. Zisky a pozitívne peňažné toky umožňujú podniku jednoducho splatiť dlh. Banka alebo iný veriteľ chce tiež vidieť aktíva, ktoré by mohli byť v najhoršom prípade zlikvidované na zaplatenie pôžičky – a tiež iné dlhy, ktoré môžu predstavovať pohľadávku na aktíva firmy.

Predajcovia tiež zvyčajne vyžadujú finančné informácie od firmy. Predajca často požičiava peniaze firme poskytnutím obchodného úveru. Pozoruhodné na tom je, že predajcovia niekedy vyžadujú špeciálne účtovníctvo.

Napríklad jednou z kategórií predajcov, s ktorými obchoduje spoločnosť ako Wiley Publishing, Inc., sú autori. Aby zaplatil autorovi honorár, na ktorý má nárok, Wiley vynaloží značné množstvo práce na vypočítanie súm licenčných poplatkov za jednotku a potom tieto sumy oznámi a poukáže autorom.

Iné firmy majú niekedy podobné požiadavky na finančné výkazníctvo pre predajcov. Franšízanti (napríklad muž alebo žena, ktorí vlastnia a prevádzkujú miestny McDonald's) platia franšízový poplatok na základe výnosov. Maloobchodníci môžu vykonávať špeciálne účtovníctvo a výkazníctvo, aby mohli využívať zľavy a stimuly od výrobcov produktov, ktoré predávajú.

Informačné potreby vládnych agentúr

Predvídateľnými zainteresovanými stranami, ktoré vyžadujú finančné informácie od podniku, sú federálne a štátne vládne agentúry s jurisdikciou nad firmou. Napríklad každý podnik v Spojených štátoch musí podávať správy o svojich príjmoch, výdavkoch a ziskoch, aby firma mohla správne vypočítať daň z príjmu splatnú federálnej vláde a potom túto daň zaplatiť.

Firmy so zamestnancami musia tiež podávať správy federálnej a štátnej vláde o mzdách vyplatených týmto zamestnancom – a platiť dane zo mzdy na základe metrík, ako je počet zamestnancov, mzdy vyplácané zamestnancom a dávky v nezamestnanosti nárokované predchádzajúcimi zamestnancami.

Poskytovanie tohto druhu finančných informácií vládnym agentúram predstavuje kľúčovú povinnosť účtovného systému firmy.

Informačné potreby vytvárania obchodných foriem

Okrem finančného výkazníctva opísaného v predchádzajúcich odsekoch, účtovné systémy zvyčajne vykonávajú jednu ďalšiu kľúčovú úlohu pre podniky: vytváranie obchodných formulárov. Napríklad účtovný systém takmer vždy vytvára šeky potrebné na zaplatenie predajcom.

Okrem toho účtovný systém pripravuje faktúry a kontroly miezd. Sofistikovanejšie účtovné systémy, aké používajú veľké firmy, pripravujú mnoho ďalších obchodných formulárov vrátane nákupných objednávok, mesačných výpisov zákazníkov, dobropisov pre zákazníkov, potvrdení o predaji atď.