Transakcie kreditnou kartou v QuickBooks 2021

QuickBooks môžete použiť na sledovanie svojich obchodných kreditných kariet v podstate rovnakým spôsobom, akým ho používate na vedenie šekovej knižky. Proces je takmer rovnaký, s niekoľkými vráskami.

Mimochodom, hoci je tento článok skutočne o tom, že si budete účtovať peniaze na svoje kreditné karty, hovoríme aj o tom, ako zvládnuť zložitý problém vašich zákazníkov, ktorí platia kreditnými kartami.

Ako sledovať firemné kreditné karty v QuickBooks 2021

Ak chcete sledovať výdavky a zostatky kreditnej karty pomocou aplikácie QuickBooks, musíte si nastaviť účet kreditnej karty – ak ste tak ešte neurobili v nastavení aplikácie QuickBooks. (Pre porovnanie, bankové účty používate na sledovanie vecí, ako sú peniaze, ktoré tečú do a z bežného, ​​sporiaceho alebo hotovostného účtu.)

Založenie účtu kreditnej karty

Ak chcete nastaviť účet kreditnej karty, postupujte približne podľa rovnakých krokov, aké používate na nastavenie bankového účtu:

1. Vyberte Zoznamy → Účtovná osnova.

Alebo kliknite na ikonu Účtovná osnova na domovskej obrazovke. QuickBooks zobrazí okno Účtovná osnova, ako je znázornené.

Okno Účtovná osnova

2. Kliknite na tlačidlo Účet v ľavom dolnom rohu okna Účtovná osnova a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte položku Nový.

QuickBooks zobrazí prvé okno Add New Account, ktoré jednoducho zobrazí zoznam tlačidiel možností zodpovedajúcich rôznym typom účtov, ktoré QuickBooks umožňuje.

3. Vyberte možnosť Kreditná karta.

Výberom položky Kreditná karta poviete spoločnosti QuickBooks, že si chcete nastaviť účet na kreditnej karte. Som si istý, že si prekvapený. Kliknite na Pokračovať. QuickBooks zobrazí druhé okno Pridať nový účet, ako je znázornené.

Druhé okno Pridať nový účet

4. Do textového poľa Názov účtu zadajte názov účtu.

Prečo to neurobiť správne? Presuňte kurzor do textového poľa Názov účtu a potom zadajte názov svojej kreditnej karty.

5. Zadajte číslo karty do účtu o kreditnej karte. Č. textové pole.

Ak vytvárate všeobecný účet kreditnej karty pre viac ako jednu kartu, ponechajte účet kreditnej karty. Č. textové pole prázdne. Keď už ste pri tom, môžete opísať aj kartu. Možno budete chcieť napísať Úžera! v textovom poli Popis v závislosti od úrokovej sadzby vašej karty.

6. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť.

QuickBooks znova zobrazí okno Účtovná osnova. Teraz sa v okne zobrazí ďalší účet: účet kreditnej karty, ktorý ste práve vytvorili.

Výber účtu kreditnej karty, aby ste ho mohli používať

Ak chcete povedať QuickBooks, že chcete pracovať s účtom kreditnej karty, použite okno Účtovná osnova. Vyberte Zoznamy → Účtovná osnova. Po zobrazení okna dvakrát kliknite na účet kreditnej karty, ktorý chcete použiť. QuickBooks zobrazí register kreditných kariet, aby ste mohli začať zaznamenávať transakcie.

Ako alternatívu k oknu Účtová osnova môžete kliknúť na ikonu Zadať poplatky za kreditnú kartu v oblasti Bankovníctvo na domovskej obrazovke. Alebo si môžete vybrať Bankovníctvo → Zadať poplatky za kreditnú kartu.

Zadávanie transakcií kreditnou kartou

Ak vyberiete príkaz Bankovníctvo → Použiť register a vyberiete účet kreditnej karty, QuickBooks zobrazí register kreditných kariet. Tento obrázok zobrazuje register pre účet kreditnej karty s názvom Frequent Flyer Card. Vyzerá to ako kontrolný register, však?

Register kreditných kariet

Register kreditných kariet funguje ako bežné registračné okno, ktoré používate pre bežný účet. Transakcie zadávate do riadkov registra. Keď zaznamenáte poplatok, QuickBooks aktualizuje zostatok na kreditnej karte a zostávajúci kreditný limit.

Zaznamenanie poplatku z kreditnej karty

Zaznamenávanie poplatku z kreditnej karty je podobné zaznamenávaniu šeku alebo výberu z bankového účtu. Pre ilustráciu predpokladajme, že ste svojej obľúbenej mexickej reštaurácii La Cantina účtovali burritá a margarity v hodnote 75 USD. Tento poplatok zaznamenáte takto:

1. Vyberte Bankovníctvo→Zadať poplatky za kreditnú kartu.

Zobrazí sa okno Zadať poplatky za kreditnú kartu, ako je znázornené.

Okno Zadať poplatky za kreditnú kartu

2. Z rozbaľovacej ponuky Kreditná karta vyberte kreditnú kartu, z ktorej ste účtovali výdavky.

Kliknite na šípku nadol vedľa poľa Kreditná karta a potom vyberte kartu z rozbaľovacej ponuky.

3. Do poľa Zakúpené od uveďte názov podniku, ktorý ste zaplatili kreditnou kartou.

Presuňte kurzor na riadok Zakúpené od a kliknite na šípku nadol. Zobrazí sa ponuka mien. Vyberte si jeden z ponuky.

Ak ste ešte nikdy nejedli v tomto skvelom podniku, vyberte Pridať nový; potom pridajte názov firmy.

4. Vyberte príslušné tlačidlo voľby, aby ste označili, či je transakcia nákupom alebo kreditom.

Ak chcete zaznamenať nákup (čo je to, čo robíte väčšinou a čo vám ukazuje tento príklad), vyberte možnosť Nákup/Nabíjanie. Ak chcete na svojom účte zaznamenať kredit (ak ste napríklad niečo vrátili), vyberte možnosť Refund/Credit.

5. Do poľa Dátum zadajte dátum účtovania.

Presuňte kurzor na riadok Dátum (ak tam kurzor ešte nie je) a zadajte dátum vo formáte MM/DD/RRRR. Zadajte napríklad 07012021 alebo 7/1/21 pre 1. júla 2021. Ak tento poplatok zadávate dva alebo tri dni po skutočnosti, nezadávajte dnešný dátum. zadajte dátum účtovania. Použitie tohto dátumu zjednodušuje zosúladenie vašich záznamov so záznamami vašej kreditnej karty, keď dostanete svoj mesačný výpis.

6. Do poľa Čiastka zadajte sumu poplatku.

Presuňte kurzor na riadok Čiastka a zadajte celkovú účtovanú čiastku. Poznámka: Nepíšte znak dolára, ale zadajte bodku na označenie desatinného miesta.

7. (Voliteľné) Do textového poľa Memo zadajte popis poznámky.

Presuňte kurzor do textového poľa Poznámka a zadajte konkrétny dôvod, prečo účtujete položku. V tomto prípade môžete zadať „Attorney/CPA Lunch“ alebo niečo podobné.

počkaj Vieš čo? Dovoľte mi byť vážnejší. Žiadna sranda na chvíľu, dobre? Tento poznámkový blok je dobrým miestom na zdokumentovanie obchodného účelu za poplatok, čo je požiadavka daňových zákonov, ak zaznamenávate cestovné, stravovacie alebo zábavné obchodné poplatky na kreditnú kartu.

8. Vyplňte záložku Výdavky.

Záložku Výdavky používate na evidenciu obchodných výdavkov.

Prejdite do stĺpca Účet na karte Výdavky, kliknite na šípku nadol a z ponuky vyberte účet Výdavky (najpravdepodobnejšie Travel & Ent: Jedlá na pracovný obed). Ak tu zadáte meno, ktoré QuickBooks ešte nepozná, požiada vás o nastavenie nákladového účtu.

QuickBooks automaticky vyplní stĺpec Suma, keď zadáte sumu do poľa Suma. Napíšte niečo do stĺpca Memo a ak chcete, priraďte tento výdavok k Zákazníkovi:Job a triede. Ak chcete výdavok priradiť triede, musíte zapnúť sledovanie triedy.

9. Vyplňte záložku Položky.

Keďže tento poplatok je za jedlo v reštaurácii, poplatok neuvádzate. Ak by ste však účtovali inventárne položky, ako je rezivo, zásoby papiera atď., Vyplnili by ste kartu Položky.

Ak máte evidovanú nákupnú objednávku (PO) u dodávateľa, ktorého ste zadali do riadku Zakúpené od, QuickBooks vám to oznámi. Kliknutím na tlačidlo Vybrať objednávku zobrazíte zoznam svojich nevybavených objednávok s dodávateľom.

10. Zaznamenajte poplatok kliknutím na tlačidlo Save & New alebo Save & Close.

Poplatok je zaznamenaný v registri kreditných kariet. Tento obrázok ukazuje, ako vyzerá register kreditných kariet po zadaní niekoľkých poplatkov.

Registrácia kreditnej karty s niektorými transakciami

Zmena poplatkov, ktoré ste už zadali

Možno si zaznamenáte poplatok z kreditnej karty a potom si uvedomíte, že ste ho zaznamenali nesprávne. Alebo ste to možno nemali zaznamenávať vôbec, pretože ste nezaplatili za pracovný obed. (Doplatil na to niekto iný po jednej z tých priateľských hádok o tom, kto by mal zaplatiť účet. Viete, aký typ argumentu mám na mysli: „Nie, trvám na tom.“ „Naopak, trvám.“ Chápeš.)

Musíte prejsť do registra kreditných kariet a upraviť alebo odstrániť poplatok podľa týchto krokov:

1. Vyberte Zoznamy → Účtovná osnova.

Zobrazí sa okno Účtovná osnova.

2. Dvakrát kliknite na účet kreditnej karty, kde je chybný poplatok.

Ako kúzlo sa na obrazovke objaví register kreditných kariet.

3. Vyberte transakciu kreditnou kartou, ktorú chcete vymazať alebo zmeniť.

To je ľahké. Stačí presunúť kurzor na transakciu.

4. Zrušte, odstráňte alebo upravte transakciu nasledujúcim spôsobom:

• • Ak chcete zrušiť transakciu kreditnou kartou, vyberte Upraviť → Zrušiť platbu kreditnou kartou a potom kliknite na OK.
  • Ak chcete odstrániť transakciu, vyberte Upraviť → Odstrániť poplatok z kreditnej karty. QuickBooks zobrazí okno so správou s otázkou, či naozaj chcete odstrániť transakciu. Kliknite na tlačidlo OK.
  • Ak chcete upraviť transakciu, kliknite na tlačidlo Upraviť transakciu na páse s nástrojmi v hornej časti okna. Vrátite sa do okna Zadať poplatky za kreditnú kartu. Vykonajte zmeny tam a potom kliknite na položku Uložiť a nové alebo Uložiť a zavrieť. Môžete tiež vykonať zmeny v registri kreditných kariet a po dokončení kliknúť na tlačidlo Zaznamenať.

Ako zosúladiť výpis z kreditnej karty a zaplatiť účet

Ste zmieriť, alebo zostatok, kreditné karty predstavujú rovnakým spôsobom vyvážiť bankový účet. Po dosiahnutí rovnováhy účtu a kliknutí na tlačidlo Zladiť teraz zobrazí aplikácia QuickBooks dialógové okno Uskutočniť platbu s otázkou, ako chcete zaplatiť účet. Môžete zaplatiť šekom alebo zadať účet, ktorý sa má zaplatiť neskôr. (Druhou možnosťou je účtovná metóda.)

Ak sa rozhodnete zaplatiť účet vypísaním šeku, prejdete priamo do okna Vypísať šeky a celá karta Výdavky bude vyplnená za vás. Vyplňte názov vydavateľa karty, dátum atď. Po dokončení kliknite na položku Uložiť a nový alebo Uložiť a zavrieť. Platba je zaznamenaná v kontrolnom registri aj v registri kreditných kariet, pretože šekovým súčtom zaťažujete účet záväzkov z kreditnej karty.

Ak sa rozhodnete zadať platbu ako faktúru, ktorá sa má zaplatiť neskôr, prejdete do okna Zadať faktúry. Všetko vyplňte tak, ako keby ste boli v okne Kontroly zápisu. Po kliknutí na tlačidlo Uložiť a nový sa transakcia zaznamená do evidencie záväzkov a evidencie kreditných kariet.

Ako je to teda s debetnými a bankomatovými kartami?

Debetné a bankomatové karty, keď sa k tomu dostanete priamo, nie sú vôbec kreditnými kartami. Používanie debetnej karty alebo bankomatovej karty sa viac podobá na vypísanie šeku ako čokoľvek iné. Namiesto výberu peňazí vypísaním šeku však peniaze vyberiete pomocou debetnej karty (čo je to, čo tento typ karty nazývam ďalej).

Hoci transakcia debetnou kartou niekedy vyzerá (aspoň pre vašich priateľov a obchodníkov, u ktorých nakupujete) ako transakcia kreditnou kartou, mali by ste s transakciou debetnou kartou zaobchádzať tak, ako zaobchádzate so šekom. V skratke, čo musíte urobiť:

• Keď niečo účtujete na debetnú kartu, zaznamenajte transakciu rovnako ako pri bežnej kontrole. Možno budete chcieť zadať číslo transakcie ako kontrolné číslo alebo do riadku Poznámka, aby ste mohli transakciu sledovať.
• Keď vyberáte hotovosť debetnou kartou, zaznamenajte transakciu ako bežný výber (alebo prevod na hotovostný účet), ako keby ste išli do banky s výberovým lístkom.
• Keď uskutočníte vklad prostredníctvom bankomatu pomocou debetnej karty, zaznamenajte transakciu rovnako ako bežný vklad.

Ako je to teda so zákazníckymi kreditnými kartami?

Chcem pred vami hovoriť o nepríjemnej téme a končím našu diskusiu o tom, ako pracovať s kreditnými kartami. Tu hovorím o tom, ako postupovať pri platbách kreditnou kartou zákazníkov.

Dobre, ak to ešte neviete, hoci vám vaši zákazníci pravdepodobne radi platia kreditnými kartami, z kreditných kariet zákazníkov vás bolí hlava. Dôvodom je, že vaša obchodná banka alebo spracovateľ kreditnej karty zhromažďuje poplatky za kreditnú kartu zákazníka a potom – možno denne alebo možno každých pár dní – vloží na váš bankový účet veľký balík peňazí. Hotovosť predstavuje súčet nedávnych poplatkov za kreditnú kartu mínus poplatok (dúfam, že je mierny).

To všetko znie dosť neškodne, ale tu je príklad toho, ako to funguje. Zákazníci A, B a C prídu v pondelok a minú 5 USD, 10 USD a 15 USD. Potom v utorok prídu zákazníci D, E a F a minú 10 USD, 50 USD a 30 USD. V stredu nič nepredáte niekomu, kto používa kreditnú kartu, ale na svojom bankovom účte vidíte vklad 105 USD od spoločnosti vydávajúcej kreditné karty.

Problém je v tom, že sa pozeráte na transakcie kreditnou kartou za posledné dva dni a viete, že ich celková suma je 120 USD, pretože to je celková suma, ktorú ste predali zákazníkom A, B, C, D, E a F. Čo je teda so 105 dolármi? Je chýbajúcich 15 USD servisný poplatok? Oh, nie, počkaj. Možno, že zákazník A zavolal svojej spoločnosti, ktorá vydala kreditnú kartu, a zablokoval prvý poplatok vo výške 5 USD. Alebo to možno bol zákazník B?

Ak akceptujete kreditnú kartu, viete, ako to funguje, však? Je to kráľovská bolesť hlavy.

Myslím, že pravdepodobne máte dva rozumné prístupy, ako sa vysporiadať s týmto šialenstvom:

• Spôsob dobrého účtovníka: Platby zákazníckou kreditnou kartou môžete zaznamenávať obvyklým spôsobom – spôsobom, ktorý QuickBooks očakáva. Dobrá účtovnícka cesta vytvára pekné a presné záznamy, ale za cenu obrovských problémov s vedením účtovníctva. Máte záujem o viac informácií? skvelé! Pomocou príkazu QuickBooks Help môžete vyhľadať online pomocníka QuickBooks pre tému zaznamenávania platby kreditnou kartou.
• Spôsob zlého účtovníka: Môžete len zaznamenať transakcie potvrdenia o predaji, keď spoločnosť vydávajúca kreditné karty vloží čisté sumy poplatkov na váš bankový účet. Inými slovami, namiesto zaznamenávania jednotlivých transakcií pre zákazníkov A, B, C, D, E a F pri predaji môžete zaznamenať transakciu v hodnote 105 USD, keď spoločnosť vydávajúca kreditné karty vloží 105 USD na váš bankový účet. Ak poznáte servisný poplatok spoločnosti vydávajúcej kreditnú kartu, môžete ho zaznamenať aj pomocou zápisu do denníka. (Pravdepodobne budete chcieť požiadať o pomoc svojho účtovníka.)

Mal by som ti povedať niečo iné. Cesta zlého účtovníka pravdepodobne nie je opodstatnená, pokiaľ sa nenachádzate v situácii s veľkým objemom – napríklad v maloobchode – a keď používate systém periodických zásob alebo keď nepredávate zásoby. Ak máte len niekoľko transakcií kreditnou kartou – povedzme jednu každých pár dní – alebo ak sa pokúšate použiť systém permanentných zásob, mali by ste použiť spôsob dobrého účtovníka.