Tipy pre rozpočtovanie s Quickbooks

Quickbooks vám môže pomôcť s procesom tvorby rozpočtu. Rozpočtovanie môže byť veľmi užitočným nástrojom, no nemusí fungovať pre každého. Tu je niekoľko komentárov k veci:

• Rozpočtovanie je príkladom starej frázy „Naplánujte si prácu a potom pracujte podľa plánu“. Rozpočty nie sú putá. Rozpočty nie sú zvieracie kazajky. Rozpočty sú jednoducho plánovacie nástroje, ktoré používate na premyslené rozhodnutia o finančných záležitostiach vašej firmy na nadchádzajúci rok.
• Ak nezískavate hodnotu z procesu zostavovania rozpočtu, nemali by ste to robiť. Alebo by ste prinajmenšom mali zmeniť spôsob, akým to robíte. Nerobím si srandu – nerobte rozpočet, ak z procesu nezískate hodnotu. Väčšina podnikov však získava hodnotu. Ak môžete riadiť svoju firmu bez rozpočtu – nerobte rozpočet. Pri riadení vašej firmy používate nástroje, ktoré vám prinášajú najväčšiu hodnotu. Pre mnohých ľudí to robí práve rozpočet. Ak to nie je pre vás, preskočte prácu. Čas je často tým najvzácnejším zdrojom pre majiteľov firiem a manažérov.
• Rozpočty môžu byť základnými nástrojmi na riadenie ľudí s finančne vyčísliteľnou zodpovednosťou. Rozpočty majú zlý rap a nie sú dokonalé, ale viete čo? Ak pre vás pracujú ľudia, ktorí majú povinnosti, ktoré viete finančne vyčísliť, môžete na riadenie týchto ľudí použiť rozpočet.

Predpokladajme, že máte predajcov, ktorí by mali každý mesiac jednotlivo predať veci v hodnote 25 000 USD. Ak zostavujete rozpočet podľa predajcu (pravdepodobne budete musieť nastaviť triedu pre každého predajcu alebo príjmový účet pre každého predajcu), môžete použiť rozpočet na porovnanie skutočných tržieb generovaných každou osobou s rozpočtovanými tržbami, ktoré sa od nej očakávajú.

Ak sa pozriete na Joea každý mesiac a uvidíte, že má predvídateľne tržby 30 000 dolárov, môžete tieto informácie použiť pri riadení Joea. Pravdepodobne Joeova nadprodukcia znamená, že odvádza dobrú prácu. Ak sa pozriete na Joeovho brata Boba a uvidíte, že každý mesiac zarobí 20 000 dolárov, keď od neho očakávate tržby 25 000 dolárov, pravdepodobne vidíte problém a príležitosť na zlepšenie. Toto všetko dáva zmysel, však?

• Ľudia, ktorí radi robia rozpočet, sa zvyčajne zameriavajú na nepriaznivé odchýlky. Hoci nepriaznivé odchýlky často identifikujú problémy, ktoré je potrebné napraviť, priaznivé odchýlky sú niekedy zaujímavejšie a užitočnejšie na pitie.

Predpokladajme, že máte firmu, v ktorej očakávate, že predajcovia budú generovať tržby 25 000 USD mesačne. Ak Julia generuje tržby 75 000 dolárov mesačne, je to sakramentsky zaujímavé. Julia pravdepodobne niečo vie alebo má schopnosti alebo prístup, ktorý ostatní predajcovia nemajú. Možno s trochou šťastia dokážete prísť na to, prečo sa Júlii darí tak dobre – a potom využiť tieto nové poznatky na to, aby vaši ďalší predajcovia predávali každý mesiac viac vecí.

• Kľúčové rozpočtové čísla, ktoré treba sledovať, sú často veľmi malé. Hoci rozpočet podľa QuickBooks môže mať stovky čísel, môžete byť schopní spravovať svoje podnikanie v pohode, keď sa pozriete len na niekoľko čísel. Možno vo vašom podnikaní všetko závisí od predaja. Ak predaj skutočne riadi všetko ostatné – vaše výdavky a, samozrejme, všetky vaše zisky – možno nemáte veľa dôvodov sledovať sumu, ktorú každý mesiac miniete na telefónny účet alebo poštovné.

Ak dokážete rozdeliť svoj finančný plán na niekoľko čísel, ktoré musíte sledovať, môžete si výrazne zjednodušiť zostavovanie rozpočtu a finančné analýzy. Jediné, čo musíte urobiť, je identifikovať kľúčové finančné štatistiky, ktoré je potrebné sledovať – a potom ich pravidelne sledovať.

Finančné ukazovatele sú často veľmi užitočnými nástrojmi na sledovanie finančnej výkonnosti firmy. Mnoho majiteľov firiem úspešne riadi svoje podnikanie bez formálneho rozpočtu tak, že sa pozrie na dve alebo tri položky vrátane nákladov na predaný tovar a percenta hrubej marže. Náklady na predaný tovar zahŕňajú náklady na predávané produkty alebo položky. Percento hrubej marže je percento z predaja, ktoré zostane po zaplatení nákladov na predaný tovar.