Tipy na správu súborov QuickBooks 2019

Dobre, nemusíte si robiť starosti s dátovými súbormi, do ktorých QuickBooks 2019 ukladá vaše finančné informácie. QuickBooks robí takmer všetku špinavú prácu. To znamená, že máte niekoľko domácich úloh, o ktoré sa musíte postarať.

Zálohovanie QuickBooks je (nie to) ťažké

Hlavným pravidlom je, že zálohujete vždy, keď pracujete na niečom, čo by ste nechceli prerobiť. Niektorí ľudia si myslia, že týždenná práca je zanedbateľná; iní si myslia, že mesačná práca je zanedbateľná.

Tu je to, čo táto autorka robí, aby zálohovala svoje súbory. Po zadaní údajov za týždeň zálohuje každý týždeň. Potom si vloží disk (môžete použiť akýkoľvek vymeniteľný disk, ako je USB flash disk alebo zapisovateľné CD) do kufríka, aby v prípade, že sa stane niečo strašné (napríklad meteor zasiahne kancelársku budovu), nestratila oboje. počítač a záložný disk s údajmi.

Znie to ako celkom dobrý systém, čo? V skutočnosti má táto stratégia svoje problémy:

• Keďže zálohuje týždenne, možno bude musieť znova zadať až týždenné údaje, ak sa počítač ku koncu týždňa zrúti. Ak máte veľké objemy transakcií – ak napríklad pripravujete stovky faktúr alebo píšete stovky šekov každý týždeň – pravdepodobne budete chcieť zálohovať častejšie, možno každý deň.
• Druhý problém s mojou stratégiou je možný len z diaľky, ale stále stojí za zmienku: Ak sa niečo zlé stane súborom QuickBooks uloženým na pevnom disku počítača, ako aj súborom uloženým na záložnej jednotke flash, CD-R, CD-RW alebo nejaké iné odnímateľné zariadenie na ukladanie dát, bola by hore povestným potokom bez pádla. (Vymeniteľný disk s väčšou pravdepodobnosťou zlyhá ako pevný disk a ľahšie sa stratí.) Ak skutočne nastane tento najhorší scenár, bude musieť začať od začiatku roka od začiatku.

Niektorí ľudia, ktorí sú nábožensky opatrní, dávajú do obehu tri sady záložných diskov, aby znížili pravdepodobnosť, že dôjde k tejto nehode. Pravidelne tiež presúvajú jednu kópiu mimo pracoviska, napríklad do bezpečnostnej schránky. V tomto scenári vždy pri zálohovaní údajov prepíšete najstaršiu sadu záložných diskov.

Povedzme, že každý týždeň zálohujete svoje dáta a váš pevný disk sa nielen zrúti, ale prepukne aj do ohnivej gule stúpajúcej vysoko do noci. Ak chcete obnoviť svoje súbory, použite najnovšiu sadu záloh – jeden týždeň staré, max. Ak s týmito súbormi nie je niečo v poriadku, použijete ďalšiu – poslednú sadu – starú dva týždne. Ak s týmito súbormi nie je niečo v poriadku , použijete poslednú sadu – tri týždne starú. Týmto spôsobom máte tri šance, ako získať súpravu, ktorá bude fungovať – pekný kúsok zabezpečenia za cenu niekoľkých diskov alebo úložných zariadení navyše.

Dve posledné poznámky týkajúce sa stratégií a taktiky zálohovania:

• QuickBooks dodáva online zálohovací nástroj, ktorý môžete použiť aj na zníženie rizika straty údajov v prípade straty záložnej kópie. Ak sa skutočne zaujímate o bezpečnosť údajov a máte ďalších 100 až 200 USD ročne, možno budete chcieť pravidelne (denne?) využívať službu zálohovania online QuickBooks.
• Možno budete môcť skombinovať zálohu dát QuickBooks s inou metódou zálohovania. Táto metóda môže byť ďalšou manuálnou možnosťou, pri ktorej kopírujete súbory na vymeniteľné úložné zariadenie, ako je to, ktoré používa. Alebo môžete použiť iný online zálohovací systém, ako je Carbonite , ktorý používa automatický systém na zabezpečenie všetkých vašich údajov.

Zálohovanie rýchlym a špinavým spôsobom

Si zaneprázdnený. Nemáte čas šaškovať. Chcete urobiť len prijateľnú prácu zálohovania a rozhodli ste sa, ako často to plánujete robiť. Znie to ako vaša situácia? Potom postupujte podľa týchto krokov:

1. Vložte prázdny disk do príslušnej jednotky alebo pripojte pamäťové zariadenie USB.

Zálohovať môžete na akýkoľvek vymeniteľný disk vrátane pamäťových zariadení flash, prenosných pevných diskov a zapisovateľných diskov CD. Uvedomte si však, že Intuit (tvorcom QuickBooks) odporúča, aby vám nebude používať QuickBooks príkaz backup presunúť záložného súboru na CD. Namiesto toho sa odporúča zálohovať súbor na pevný disk a potom pomocou príkazu Windows file-copy napáliť súbor na disk. Tento obídený prístup má tendenciu riešiť niektoré problémy so zápisom na CD, s ktorými sa ľudia stretávajú pri priamom zálohovaní na CD z QuickBooks.

Sakra, mala by uznať, že môžete zálohovať na akýkoľvek pevný disk, ako je pevný disk alebo sieťový disk, ale výhodou vymeniteľného disku je, že ho môžete uložiť na iné miesto. Ako kompromis môžete použiť sieťový disk. Zvyčajne nechcete používať svoj pevný disk (hoci je to lepšie ako nič), pretože jednou z katastrof, ktoré by mohli postihnúť vaše dáta QuickBooks, je zlyhanie pevného disku.

Môžete tiež zálohovať svoje súbory QuickBooks do online úložného priestoru.

2. Ak ukladáte údaje pre viac ako jednu spoločnosť, uistite sa, že spoločnosť, ktorej údaje chcete zálohovať, je aktívnou spoločnosťou.

Chcete zálohovať správnu spoločnosť. Ak chcete zistiť, či je aktívna správna spoločnosť, pozrite sa na záhlavie okna aplikácie QuickBooks, v ktorom je uvedená aktívna spoločnosť. (Ak si nepamätáte nastavenie viacerých súborov, nezúfajte. Pravdepodobne máte iba jeden súbor – zvyčajný prípad.)

Ak používate QuickBooks v režime pre viacerých používateľov, musíte pred zálohovaním súboru prepnúť do režimu jedného používateľa. Ak to chcete urobiť, vyberte Súbor → Prepnúť do režimu jedného používateľa.

3. Ak chcete spustiť operáciu zálohovania, vyberte Súbor → Spoločnosť zálohovania → Vytvoriť lokálnu zálohu.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Create Backup.

Dialógové okno Vytvoriť zálohu.

4. Povedzte QuickBooks, kde chcete zálohovať dátový súbor QuickBooks.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Create Backup (Vytvoriť zálohu), ktoré je zobrazené, špecifikujte umiestnenie zálohy výberom prepínača Online Backup alebo Local Backup.

Ak chcete zálohovať súbor QuickBooks lokálne, vyberte možnosť Local Backup.

5. Popíšte, ako by mal QuickBooks zálohovať váš dátový súbor .

Dialógové okno Možnosti zálohovania.

Keď je stále zobrazené prvé dialógové okno Vytvoriť zálohu, kliknite na tlačidlo Možnosti. QuickBooks zobrazí dialógové okno Možnosti zálohovania, kde určíte, ako a kedy bude QuickBooks zálohovať váš dátový súbor:

• Vyberte predvolené umiestnenie. Zadajte, kde sa má záložný súbor nachádzať. Môžete to urobiť buď zadaním cesty k záložnému priečinku do poľa Povedzte nám, kam sa majú uložiť záložné kópie (ťažší spôsob), alebo kliknutím na tlačidlo Prehľadávať a potom pomocou dialógového okna Prehľadávať priečinok, ktoré systém Windows zobrazí, vyberte predvolené umiestnenie zálohy.
• Dolaďte operáciu zálohovania. Dialógové okno Možnosti zálohovania poskytuje niekoľko začiarkavacích políčok, ktoré môžete použiť na doladenie starej operácie zálohovania QuickBooks. Začiarkavacie políčko s názvom Pridať dátum a čas zálohy k názvu súboru, ak je vybraté, robí presne to, čo hovorí. Začiarkavacie políčko s názvom Obmedziť počet záložných kópií v tomto priečinku na [X] hovorí spoločnosti QuickBooks, aby obmedzila počet záložných kópií vášho súboru QuickBooks, ktorý ukladá v priečinku zálohy. Predvolený počet uchovávaných záložných kópií sú tri, čo by malo byť v poriadku.
• Zadajte pravidlo pripomenutia zálohy. Môžete začiarknuť políčko s názvom Pripomenúť mi zálohovať, keď zatvorím súbor spoločnosti každý [X] -krát, aby ste aplikácii QuickBooks prikázali, aby vám často pripomínala zálohovanie. V predvolenom nastavení vám QuickBooks pripomína každé štvrté zatvorenie dátového súboru, ale môžete nahradiť hodnotu v textovom poli a určiť inú frekvenciu pripomenutia zálohovania.
• Vyberte možnosť overenia údajov. QuickBooks poskytuje tri možnosti overenia údajov: Kompletné overenie (bezpečné, ale pomalé), Rýchlejšie overenie (rýchle, ale nie také dôkladné) a Žiadne overenie (teraz vám ušetrí trochu času s rizikom veľkých problémov neskôr). Možnosť Kompletné overenie je to, čo QuickBooks a ja odporúčame.

Keď skončíte s dialógovým oknom Možnosti zálohovania, kliknite na tlačidlo OK a potom kliknite na tlačidlo Ďalej. QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Create Backup.

Druhé dialógové okno Vytvoriť zálohu.

6. Určite, kedy má QuickBooks zálohovať váš dátový súbor.

Druhé dialógové okno Sprievodca zálohovaním poskytuje tlačidlá možností, ktoré môžete použiť na naplánovanie zálohovania. Ak chcete označiť, že chcete zálohovať na mieste, vyberte prepínač Save It Now.

Poznámka: Veľmi, a myslím veľa, keď ste prvýkrát zálohovať súbor QuickBooks pomocou tvorbou zálohy príkaz QuickBooks nebude vás požiadať, kedy mali zálohovať dátový súbor. Iba zálohuje dátový súbor, pričom tento krok preskočí.

7. Potvrďte umiestnenie a názov záložného súboru.

Keď sa zobrazí druhé dialógové okno Sprievodca zálohovaním, kliknite na tlačidlo Ďalej. QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť záložnú kópiu. Ak ste úspešne dokončili krok 5, už ste zadali vhodné umiestnenie priečinka pre záložný súbor. Pre istotu potvrďte, že názov súboru a umiestnenie priečinka zobrazené v dialógovom okne Uložiť záložnú kópiu sú správne. Ak umiestnenie priečinka nie je správne, vyberte nové umiestnenie priečinka z rozbaľovacej ponuky Uložiť do. Ak názov súboru nie je správny, upravte názov zobrazený v textovom poli Názov súboru.

Dialógové okno Uložiť záložnú kópiu.

8. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Aplikácia QuickBooks zálohuje váš dátový súbor a zobrazí okno so správou, ktorá vám oznámi, že zálohovala váš súbor. Správa tiež obsahuje názov súboru zálohy a umiestnenie priečinka.

Zálohovanie súborov QuickBook online

Svoje dáta si môžete rýchlo a jednoducho zálohovať online. Ak tak urobíte, už si nemusíte pamätať, že je potrebné zálohovať a prenášať ich mimo lokality. Ak sa chcete dozvedieť viac o online zálohovaní, vyberte Súbor→ Vytvoriť zálohu a potom kliknite na odkaz Ďalšie informácie o online zálohovaní QuickBooks.

Služba Online Backup je sakramentsky dobrý nápad, ak máte rýchle internetové pripojenie, ale táto služba stojí trochu peňazí. V závislosti od úrovne služby zaplatíte minimálne 100 až 200 USD ročne, no službu si môžete nastaviť tak, aby QuickBooks automaticky pravidelne zálohoval vaše dáta a dokonca aj ďalšie dôležité súbory.

Dva posledné body o používaní možnosti zálohovania online QuickBooks:

• Len pre poriadok, musíte sa starať o bezpečnosť. (Viac o bezpečnostných opatreniach si môžete prečítať na webovej stránke QuickBooks, ale vaše údaje sú online rovnako bezpečné ako vo vašej kancelárii.)
• Väčšina ľudí by mala používať službu Online zálohovanie mimo lokality za ceny, ktoré Intuit ponúka, sa javí ako skutočne vynikajúca ponuka pre každú firmu, v ktorej sú dôležité dátové súbory QuickBooks.

Obnovenie zálohovaných údajov QuickBooks

Čo sa stane, ak stratíte všetky svoje údaje QuickBooks? V prvom rade vás povzbudzujem, aby ste sa cítili samoľúbo. Dajte si šálku kávy. Opri sa o stoličku. Chváľte sa pár minút. Ty, môj priateľ, nemáš problém. Postupovali ste podľa pokynov.

Dobre, môžete mať jeden alebo dva problémy, ale pravdepodobne za to môžete viniť PC gremlinov. Ak katastrofa, ktorá spôsobila stratu údajov, zničila aj ostatné časti vášho počítača, možno budete musieť preinštalovať QuickBooks. Možno budete musieť preinštalovať všetok váš ďalší softvér.

Keď sa dostatočne zasmejete (a znova poskladáte svoj počítač, ak to bolo príčinou katastrofy), opatrne vykonajte nasledujúce kroky, aby ste obnovili svoje údaje QuickBooks:

1. Získajte záložné súbory.

Nájdite zálohu, ktorú ste vytvorili, a vložte ju do príslušnej jednotky (pre disk) alebo portu USB (pre pamäťovú jednotku alebo externý zdroj). Ak pracujete s externým diskom, urobte niečo špeciálne, čo potrebujete na prístup k tomuto zariadeniu, napríklad zapnite napájanie externého disku.

2. Spustite QuickBooks a vyberte Súbor → Otvoriť alebo obnoviť spoločnosť.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Open or Restore Company.

Dialógové okno Otvoriť alebo obnoviť spoločnosť.

3. Označte, že chcete obnoviť záložnú kópiu dátového súboru QuickBooks; potom kliknite na Ďalej.

Ako to robíte, je jasné, že? Vyberte prepínač Obnoviť záložnú kópiu.

4. Povedzte QuickBooks, či ste zálohovali lokálne alebo online; potom kliknite na Ďalej.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Open or Restore Company (nezobrazené).

5. Vyberte tlačidlo voľby Local Backup, aby ste označili, že ste vytvorili lokálnu zálohu, a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.

6. Identifikujte záložný súbor, ktorý chcete použiť; potom kliknite na Otvoriť.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Open Backup Copy. Ak poznáte názov a umiestnenie spoločnosti, môžete tieto informácie zadať do príslušných polí. Ak tieto informácie nepoznáte, použite rozbaľovaciu ponuku Hľadať v na identifikáciu jednotky, ktorá obsahuje súbor, ktorý chcete zálohovať; potom vyberte záložný súbor, ktorý chcete obnoviť, a kliknite na Otvoriť. QuickBooks zobrazí dialógové okno Open or Restore Company (nezobrazené), ktoré vám povie, že ďalší krok (kde zadáte miesto obnovenia) je sakramentsky dôležitý.

Dialógové okno Otvoriť záložnú kópiu.

7. Zadajte, kde sa bude nachádzať obnovený súbor; potom znova kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť súbor spoločnosti ako. Pomocou textového poľa Názov súboru a rozbaľovacej ponuky Uložiť v tu identifikujte súbor, ktorý chcete nahradiť.

Dialógové okno Uložiť súbor spoločnosti ako.

Ak poznáte názov a umiestnenie spoločnosti, môžete tieto informácie zadať do poskytnutých textových polí. Ak tieto informácie nepoznáte, použite rozbaľovaciu ponuku Uložiť do, aby ste sa uistili, že ste obnovený súbor umiestnili do správneho priečinka na správnom disku.

8. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ak súbor, ktorý sa pokúšate obnoviť, už existuje, zobrazí sa okno s upozornením.

9. Kliknite na Áno, ak chcete súbor prepísať a nahradiť súborom uloženým na záložnom disku, alebo kliknite na Nie, ak chcete zachovať pôvodnú kópiu.

QuickBooks vás môže požiadať o heslo, aby si overil, že máte oprávnenie správcu na obnovenie súboru. Potom, ak všetko prebehne v poriadku, uvidíte okno so správou, ktoré to hovorí. Zhlboka si vydýchnite úľavou a poďakujte.

Pri obnove súboru nahradíte aktuálnu verziu súboru záložnou verziou uloženou na záložnom médiu. Neobnovujte súbor pre zábavu. Obnovte súbor iba v prípade, ak je aktuálna verzia vyhodená do koša a chcete začať odznova pomocou verzie uloženej na záložnom disku.

Musíte znova zadať všetko, čo ste zadali od vytvorenia záložnej kópie. Si naštvaný. S trochou šťastia to nie je tak dlho, čo ste zálohovali.

Použitie kópie účtovníka

Keď už som pri téme upratovania, ktoré môžete robiť so súbormi QuickBooks, spomeniem funkciu Kopírovanie účtovníka.

Na začiatok poviem, že táto funkcia sa mi veľmi nepáči. Podľa mojich skúseností – a moja firma slúži stovkám malých podnikov používajúcich QuickBooks – kópia účtovníka v praxi nefunguje tak dobre. Ale možno to budete chcieť aj tak vyskúšať.

Kópia účtovníka umožňuje vášmu účtovníkovi vykonať úpravy v špeciálnej kópii vášho dátového súboru QuickBooks, zatiaľ čo vy budete pokračovať v zadávaní denných transakcií do hlavného súboru. Keď váš účtovník vráti aktualizovaný súbor, môžete zmeny zlúčiť späť do hlavného súboru.

Ak chcete použiť funkciu Kopírovať účtovníka, vyberte Súbor → Vytvoriť kópiu. Vyberte možnosť Kopírovať účtovníka a potom postupujte podľa pokynov na obrazovke. Zmeny účtovníka môžete importovať neskôr. Ak potrebujete pomoc s touto funkciou, obráťte sa na svojho účtovníka.

Nikdy by ste nemali inovovať na novšiu verziu QuickBooks, kým váš účtovník stále pracuje s kópiou účtovníka. Prinajmenšom by ste to nemali robiť, ak plánujete použiť zmeny účtovníka. Ak sa používa aktívna kópia účtovníka, vaša obrazovka bude túto skutočnosť uvádzať úplne hore, vedľa názvu spoločnosti.

Práca s prenosnými súbormi

QuickBooks obsahuje funkciu prenosných súborov. Prenosný súbor je menšia, kondenzovaná verzie súboru QuickBooks dát. Prenosný súbor je v skutočnosti dostatočne malý, takže ho pravdepodobne môžete poslať e-mailom svojmu účtovníkovi, sestre v Portlande alebo mne.

Ak chcete vytvoriť prenosný súbor, vyberte Súbor → Vytvoriť kópiu. Keď QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Uložiť kópiu alebo zálohu, vyberte tlačidlo voľby Portable Company File, kliknite na tlačidlo Ďalej a potom postupujte podľa pokynov na obrazovke. Proces, mimochodom, pripomína proces zálohovania. Považujem za veľmi jednoduché uložiť súbor na plochu. Potom ho môžete jednoducho pripojiť k e-mailu a odoslať. Keď druhá strana prijme súbor, môžete svoju kópiu presunúť do koša. Váš skutočný súbor zostane nedotknutý. (Na prenos cez väčšinu e-mailových služieb musí mať prenosný súbor zvyčajne 10 MB alebo menej.)

Ak chcete otvoriť prenosný súbor, osoba (môže to byť váš účtovník, vaša sestra v Portlande alebo ja) by mala vybrať Súbor → Otvoriť alebo obnoviť spoločnosť. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Open or Restore Company, táto iná osoba len určí súbor, ktorý chce otvoriť ako prenosný súbor, a potom postupuje podľa pokynov na obrazovke.

Použitie Audit Trail

Z nejakého zvláštneho dôvodu sa vo svete účtovníctva po Bernie Madoffovi ľudia oveľa viac zaujímajú o funkciu QuickBooks Audit Trail. Kvôli tomuto obnovenému záujmu mi dovoľte podeliť sa o tri veci, ktoré potrebujete vedieť o používaní funkcie QuickBooks Audit Trail:

• Audit trail je jednoducho zoznam zmien. QuickBooks Audit Trail – čo je jednoduchá správa, ktorá uvádza zmeny v dátovom súbore QuickBooks – vám umožňuje zistiť, kto čo zmenil.
• V najnovších verziách QuickBooks nemôžete vypnúť funkciu Audit Trail. Preto sa každá zmena, ktorú vykonáte (alebo ktorú urobí niekto iný vo vašej kancelárii) v QuickBooks, zaznamená.
• Správu Audit Trail si môžete vytlačiť výberom Reports → Accountant & Taxes → Audit Trail.

Použitie záverečného hesla

QuickBooks nevyžaduje, aby ste – alebo vám dokonca umožnili – „uzavrieť“ mesiace a roky, ako to robili staré manuálne účtovné systémy. (Keď ste „uzatvorili“ staré účtovné obdobie, v skutočnosti ste vynulovali účty výnosov a nákladov a potom ste previedli čistú sumu na účty vlastného imania vlastníka.)

QuickBooks vám však umožňuje použiť dátum uzávierky a heslo. Dátum uzávierky akosi bráni niekomu zadávať transakcie skôr, ako je zadaný dátum. Ak napríklad nastavíte heslo na uzavretie, niekto musí zadať toto heslo pred zadaním transakcie alebo zmenou transakcie s dátumom pred dátumom uzávierky. Ak nenastavíte heslo na ukončenie, niekto, kto sa pokúša zadať alebo zmeniť transakciu s dátumom pred uzávierkou, bude upozornený, ale táto osoba môže záznam vytvoriť alebo zmeniť.

Ak chcete nastaviť dátum uzávierky, vyberte Upraviť → Predvoľby, kliknite na ikonu Účtovníctvo, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom kliknite na tlačidlo Nastaviť dátum/heslo, aby QuickBooks zobrazilo dialógové okno Nastaviť dátum uzávierky a heslo. Do textového poľa Dátum uzávierky zadáte dátum uzávierky (pravdepodobne koniec posledného ukončeného roka) a potom zadáte heslo (dvakrát): do textového poľa Heslo k dátumu uzávierky a do textového poľa Potvrdenie hesla. Poznámka: Začiarknite políčko s názvom Vylúčiť odhady, predajné objednávky a nákupné objednávky z obmedzení dátumu uzávierky, aby ste v rámci uzávierky nestratili prístup k týmto transakciám.

Dialógové okno Nastaviť dátum uzávierky a heslo.

Nenastavujte dátum uzávierky a heslo pre súbor QuickBooks, ktorý chcete poslať svojmu účtovníkovi, aby mohol pripraviť vaše daňové priznanie. Váš daňový účtovník bude pravdepodobne musieť vykonať zmeny vo vašom súbore QuickBooks, aby synchronizoval veci medzi vašimi záznamami a daňovým priznaním. Predchádzajúci rok chcete „uzamknúť“ až po dokončení daňového priznania.