Tipy na prácu s pravidlami MYOB a bankovými kanálmi

Jednou zo skvelých vecí na MYOB AccountRight je, že si môžete nastaviť bankové pravidlá na automatické prideľovanie transakcií. Tu je niekoľko tipov, ako vytvoriť pravidlá, ktoré vždy fungujú správne.

• Udržujte podmienky pravidiel čo najjednoduchšie. Napríklad, nedávna platba vášmu mechanikovi príde ako „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Iste, môžete vytvoriť pravidlo, ktoré povie MYOB, aby priradil akúkoľvek transakciu s presne týmito slovami do nákladov na motorové vozidlo, ale namiesto toho si nájdite chvíľu na zjednodušenie podmienok pravidla. Napríklad vytvorte pravidlo, ktoré povie MYOB, aby priradil akúkoľvek transakciu so slovami 'BAY AUTOMOTIVE' do nákladov na motorové vozidlo. Týmto spôsobom, ak nabudúce zaplatíte kreditnou kartou a nie EFTPOS, alebo ak mechanik zmení svoje obchodné zariadenie tak, že text výpisu z účtu ukazuje inak, pravidlo s väčšou pravdepodobnosťou zostane správne.

• Udržujte názvy pravidiel informatívne a ľahko identifikovateľné. MYOB predvolene používa ako názov pravidla celý popis z textu na vašom bankovom výpise. Pomocou vyššie uvedeného príkladu sa názov pravidla zmení na „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Neakceptujte toto predvolené nastavenie, ale namiesto toho vždy upravte názvy pravidiel, aby ste ich v budúcnosti ľahšie našli. Napríklad dobrý názov pravidla pre túto transakciu je pravdepodobne 'Bay Automotive Vehicle Repairs', keďže tento názov zahŕňa príslušný text bankového výpisu, ako aj typ výdavku.

• Pri vytváraní pravidla vždy prejdite na Rozšírené možnosti a v pravom dolnom rohu zadajte meno dodávateľa alebo odberateľa. Hoci výber karty nie je povinný, pamätajte na to, že pokiaľ nevyberiete kartu, nebudete môcť v budúcnosti vyhľadať všetky transakcie pre tohto zákazníka alebo dodávateľa. Táto absencia podrobnej histórie transakcií môže byť skutočnou bolesťou, preto si nájdite čas navyše na pridanie týchto informácií zakaždým, keď vytvoríte nové pravidlo.

  Pri používaní internetového bankovníctva na elektronické platby dodávateľom si dobre premyslite, ako sa popis zobrazí na vašom bankovom výpise. Opýtajte sa sami seba, budete schopní vytvoriť pravidlo na základe tohto popisu? Odpoveď na túto otázku závisí od vašej banky a od toho, či sa meno príjemcu vždy objaví na vašom výpise. Jedným z tipov je uložiť si údaje o dodávateľovi a popisy platieb vo svojom internetovom bankovníctve, aby sa zakaždým objavil presne ten istý text. Týmto spôsobom môžete vytvoriť pravidlo založené na tomto konkrétnom texte.

• Dávajte si pozor na duplicitné pravidlá. Z času na čas si prejdite zoznam pravidiel a znova skontrolujte, ako ste nastavili svoje podmienky. Ak vidíte dve pravidlá, ktoré majú rovnaké podmienky, odstráňte jedno z pravidiel alebo zmeňte podmienky pravidla.

• Získajte MYOB na automatické rozdelenie osobných percent. Pri výdavkoch, ktoré pravidelne delíte medzi služobné a osobné (napríklad možno vždy prideľujete 75 percent benzínu podnikovým a 25 percent osobným), použite rozšírené možnosti na vytvorenie pravidla, ktoré toto rozdelenie vykoná automaticky.

• Keď sa nachádzate v okne Bankové kanály, pred kliknutím na tlačidlo Schváliť vždy umiestnite kurzor myši na ikonu Použiť pravidlo. Týmto spôsobom MYOB zobrazí, na ktorý účet bude transakcia priradená a vy môžete skontrolovať, či pravidlo funguje správne.

• Nevytvárajte pravidlo s podmienkou, že každá transakcia obsahujúca slovo „BP“ bude priradená k benzínu. Prečo nie? Pretože ak tak urobíte, každá transakcia BPAY, bez ohľadu na to, či ide o elektrinu, telefón alebo daň, bude pridelená benzínu, jednoducho preto, že „BPAY“ obsahuje písmená „BP“.

• Ak máte veľký objem transakcií, zvážte pri vytváraní pravidla zadanie názvu pravidla v poli Memo. Ak napríklad vytvoríte pravidlo s podmienkou, že každá transakcia obsahujúca slová „Katoomba Au“ sa pridelí opravám motorových vozidiel (pretože Katoomba Au v tomto prípade znamená Katoomba Automotive“), jedným trikom je prejsť na Pokročilé možnosti a ako poznámku k tomuto pravidlu napíšte „Transakcia vytvorená pomocou pravidla Katoomba Automotive Rule“. Týmto spôsobom, ak kontrolujete transakcie na konci štvrťroka alebo na konci roka a zistíte, že transakcie boli pridelené nesprávne, viete, ktoré pravidlo spôsobilo, že sa veci pokazili.

Pri správnom použití môžu bankové pravidlá ušetriť až 90 percent času zadávania údajov a prakticky eliminovať potrebu časovo náročného bankového odsúhlasovania.