Time Single Activities to Bill for Time in QuickBooks 2014

Riadkové položky, ktoré sa zobrazujú na faktúre, sú väčšinou položky, ktoré opíšete v zozname Položiek a potom ich vyčíslite priamo vo faktúre. V niektorých podnikoch poskytujúcich služby však môžete skutočne predávať veľa jednotiek tej istej položky. Ak chcete zaznamenať servisné aktivity tak, ako sa vyskytnú, vyberte príkaz Zákazníci→Zadať čas→Čas/Zadať jednu aktivitu.

QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity.

Ak chcete načasovať alebo zaznamenať jednu aktivitu, zaznamenajte dátum aktivity do poľa Dátum. Pomocou poľa Meno identifikujte osobu vykonávajúcu službu. V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka alebo úlohu, pre ktorú sa služba vykonáva.

Vyberte príslušnú položku služby z rozbaľovacieho zoznamu Položka služby a (ak sledujete zamestnanca) príslušnú mzdovú položku z rozbaľovacieho zoznamu Položka mzdy. Ak sledujete triedy, predvídateľne môžete na klasifikáciu aktivity použiť aj rozbaľovací zoznam Trieda.

Použite pole Poznámky na zaznamenanie stručného a vhodného popisu služby. Tento popis je uvedený na faktúre, preto si dobre rozmyslite, čo píšete.

Po opísaní alebo poskytnutí týchto všeobecných informácií o službe máte dva spôsoby, ako zaznamenať čas strávený v službe:

• Zaznamenať čas manuálne: Čas strávený aktivitou môžete zaznamenať manuálne pomocou poľa Trvanie na zadanie času. Ak ste strávili napríklad 10 minút, zadajte do poľa Trvanie 0:10. Ak ste strávili 3 hodiny a 40 minút, zadajte 3:40 do poľa Trvanie.

• Nechajte QuickBooks zaznamenávať čas: Môžete tiež nechať QuickBooks zaznamenávať čas, ktorý ste strávili aktivitou. Stačí kliknúť na tlačidlo Štart v poli Trvanie pri spustení aktivity a kliknúť na tlačidlo Zastaviť, keď aktivitu zastavíte. Ak chcete časovač pozastaviť (napríklad počas telefonovania), kliknite na tlačidlo Pozastaviť.

Po opísaní aktivity, ktorú vykonávate v okne Čas/Zadať jednu aktivitu, kliknutím na tlačidlo Uložiť a nové alebo Uložiť a zatvoriť uložte informácie o aktivite.

Skontrolujte, či je začiarknuté políčko Fakturovateľné (v pravom hornom rohu okna Čas/Zadať jednu aktivitu). Začiarknutím políčka Fakturovateľné poviete QuickBooks, že si má tento záznam o fakturovateľnej aktivite ponechať na neskoršie zahrnutie do faktúry.

Pomocou tlačidiel Predchádzajúci a Ďalší, ktoré sa zobrazujú v hornej časti okna Čas/Zadať jednu aktivitu, môžete listovať tam a späť vašimi záznamami o načasovaní aktivity. Všimnite si tiež, že je k dispozícii aj tlačidlo Pravopis. Kliknite na tlačidlo Pravopis, aby ste skontrolovali pravopis v popise poznámok, ktorý zadávate – čo je dobrý nápad, pretože tieto informácie sa neskôr objavia na faktúre.

Ak chcete do faktúry pridať fakturovateľný čas a náklady, vytvorte faktúru obvyklým spôsobom. Po identifikácii zákazníka (a ak ste zadali čas pre zákazníka) a ak ste pre zákazníka sledovali čas alebo náklady, QuickBooks zobrazí okno so správou s otázkou, či chcete účtovať nejaký čas alebo náklady. .

Ak označíte „áno“, QuickBooks zobrazí dialógové okno Choose Billable Time and Costs.

Karta Čas v dialógovom okne Výber fakturovateľného času a nákladov zobrazuje každý z časov, ktoré ste u zákazníka zaznamenali. Ak chcete pridať tieto časy do faktúry, kliknite na stĺpec Použiť pre čas. (Stĺpec Použiť je stĺpec úplne vľavo a zobrazuje značku začiarknutia.)

Alebo ak chcete vybrať všetky časy, kliknite na tlačidlo Vybrať všetko. Potom kliknite na tlačidlo OK. QuickBooks pridá každý z týchto fakturovateľných časov do faktúry ako samostatné riadky. Nasledujúci obrázok ukazuje, ako sa informácie o fakturovanom čase zobrazujú v okne Vytvoriť faktúry.