Time Single Activities to Bill for Time in QuickBooks 2013

Načasovanie alebo zaznamenávanie jednotlivých aktivít je jednou z dvoch metód, ktoré QuickBooks 2013 dodáva na sledovanie stráveného času, ktorý bude účtovaný na faktúre ako položka. Ak chcete zaznamenať servisné aktivity tak, ako sa vyskytnú, vyberte príkaz Zákazníci→Zadať čas→Čas/Zadať jednu aktivitu.

QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity.

Ak chcete načasovať alebo zaznamenať jednu aktivitu, zaznamenajte dátum aktivity do poľa Dátum. Pomocou poľa Meno identifikujte osobu vykonávajúcu službu. V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka alebo úlohu, pre ktorú sa služba vykonáva.

Vyberte príslušnú položku služby z rozbaľovacieho zoznamu Položka služby a (ak sledujete zamestnanca) príslušnú mzdovú položku z rozbaľovacieho zoznamu Položka mzdy. Ak sledujete triedy, predvídateľne môžete na klasifikáciu aktivity použiť aj rozbaľovací zoznam Trieda.

Pole Poznámky by sa malo použiť na zaznamenanie stručného vhodného popisu služby. Tento popis je uvedený na faktúre, preto si dobre rozmyslite, čo píšete.

Po opísaní alebo poskytnutí týchto všeobecných informácií o službe máte dva spôsoby, ako zaznamenať čas strávený v službe:

• Manuálne zaznamenávanie času. Čas strávený aktivitou môžete manuálne zaznamenať pomocou poľa Trvanie na zadanie času. Ak ste strávili napríklad 10 minút, zadajte do poľa Trvanie 0:10. Ak ste strávili 3 hodiny a 40 minút, zadajte 3:40 do poľa Trvanie.

• Nechajte QuickBooks zaznamenávať čas. Môžete tiež nechať QuickBooks zaznamenávať čas, ktorý ste strávili aktivitou. Stačí kliknúť na tlačidlo Štart v poli Trvanie pri spustení aktivity a kliknúť na tlačidlo Zastaviť, keď aktivitu zastavíte. Ak chcete časovač pozastaviť (napríklad počas telefonovania), kliknite na tlačidlo Pozastaviť.

Po opísaní aktivity, ktorú vykonávate v okne Čas/Zadať jednu aktivitu, kliknutím na tlačidlo Uložiť a nové alebo Uložiť a zatvoriť uložte informácie o aktivite.

Skontrolujte, či je začiarknuté políčko Fakturovateľné. Začiarkavacie políčko Fakturovateľné sa zobrazí v pravom hornom rohu okna Čas/Zadať jednu aktivitu. Začiarknutím políčka Fakturovateľné poviete QuickBooks, že si má tento záznam o fakturovateľnej aktivite ponechať na neskoršie zahrnutie do faktúry.

Pomocou tlačidiel Predchádzajúci a Ďalší, ktoré sa zobrazujú v hornej časti okna Čas/Zadať jednu aktivitu, môžete listovať tam a späť vašimi záznamami o načasovaní aktivity. Všimnite si tiež, že tlačidlo Pravopis je dostupné aj v okne Čas/Zadať jednu aktivitu.

Môžete preto kliknúť na tlačidlo Pravopis a skontrolovať pravopis v popise poznámok, ktorý zadávate – čo je dobrý nápad, pretože tieto informácie sa neskôr objavia na faktúre.

QuickBooks tiež umožňuje vašim zamestnancom priamo zadávať svoj čas. Ak chcete získať informácie o tom, ako táto webová služba funguje, vyberte príkaz Zákazníci→Zadať čas→Povoliť zamestnancom zadať svoj čas.