Stratégie čistenia a archivácie pre QuickBooks

Rozhodnutie, kedy a ako chcete vyčistiť alebo archivovať súbor spoločnosti QuickBooks, je väčšinou vecou zdravého rozumu. Vašou prvou úvahou by malo byť, či vôbec potrebujete zhustiť firemný spis.

Ak QuickBooks stále beží primeranou rýchlosťou, ak nemáte pocit, že sa zbláznite kvôli mnohým nepoužitým položkám v zoznamoch, alebo ak sa dátový súbor nezvýšil obludne (väčší ako 100 MB alebo tak), možno nebudete musieť kondenzovať. Upratovaním v mnohých prípadoch nedosiahnete žiadny úžitok. A tým, že neupratujete, máte stále na dosah ruky kompletné podrobné finančné záznamy.

Spustenie operácie čistenia nemusí nevyhnutne zmenšiť veľkosť dátového súboru QuickBooks. Preto, ak skutočne potrebujete menší dátový súbor, mali by ste najskôr spustiť operáciu čistenia a potom uložiť a obnoviť prenosný dátový súbor QuickBooks.

Tu je ďalší rozumný názor na čistenie a archiváciu súborov spoločnosti QuickBooks: Mali by ste vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks. V skutočnosti vytvorte archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks na konci roka, keď vy alebo vaša CPA vykonáte posledné úpravy roka.

Je to skvelý nápad vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks, ktorý sa používa na prípravu vášho daňového priznania a akýchkoľvek finančných výkazov, pretože vždy môžete neskôr vysvetliť nejaké číslo v priznaní alebo finančnom výkaze pohľadom na archívnu kópiu súboru s údajmi. .

Jedným z problémov pri používaní QuickBooks je, že ľudia môžu úmyselne alebo neúmyselne zmeniť staré transakcie. To znamená, že niekto môže, bohužiaľ, zmeniť transakcie v dátovom súbore QuickBooks v predchádzajúcom roku. Keď k tejto zmene dôjde, niekto, kto si neskôr pozrie dátový súbor QuickBooks, nemusí byť schopný vysvetliť číslo v daňovom priznaní alebo finančnom výkaze.

Ak sa napríklad niekto vráti späť a zmení transakciu v predchádzajúcom roku a táto transakcia sa použije na výpočet celkových výnosov za rok, už nemôžete použiť údaje QuickBooks na vysvetlenie čísel vo vašom daňovom priznaní a vo vašich finančných výkazoch pre celkovú sumu. príjem.

Našťastie, ak máte archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks – dátového súboru QuickBooks, ktorý poskytol čísla do vášho daňového priznania a finančných výkazov – môžete vždy vidieť, ktoré transakcie QuickBooks podporujú konkrétne číslo daňového priznania alebo číslo finančného výkazu.

Ak ste stále zmätení v tomto bode - a je to trochu zložité - opýtajte sa svojho daňového poradcu alebo svojho CPA na problém. Môže vám vysvetliť nebezpečenstvo zmeny údajov QuickBooks, ktoré boli použité na prípravu priznania alebo finančného výkazu po tom, čo bolo toto priznanie pripravené, alebo po zverejnení a distribúcii týchto finančných výkazov.