Stanovenie pravidiel v QuickBooks Online na prijímanie transakcií

QuickBooks Online sa pokúša naučiť sa vaše návyky pri kontrole stiahnutých transakcií; procesu môžete pomôcť stanovením pravidiel, ktoré má QBO dodržiavať. Keď nastavíte pravidlá, urýchlite proces kontroly, pretože efektívne poviete QBO vopred, ako zaobchádzať s určitými typmi transakcií.

Ako fungujú pravidlá

Predpokladajme napríklad, že na čerpacích staniciach Shell nakupujete benzín pre autá na služobné použitie a vždy platíte kreditnou kartou, ktorú ste pripojili k finančnej inštitúcii v QBO. V skutočnosti chcete kategorizovať všetky transakcie na staniciach Shell do svojho účtu nákladov na palivo.

Kategóriu môžete manuálne priradiť k jednej z týchto transakcií a počkať, kým sa QBO „naučí“ vaše preferencie, alebo môžete nastaviť pravidlo, podľa ktorého sa bude QBO riadiť. Keď vytvoríte pravidlo, špecifikujete informácie, ako sú účty a typy transakcií (prijaté alebo vyplatené peniaze), na ktoré sa má pravidlo vzťahovať.

Môžete vytvoriť pravidlo, ktoré ovplyvní všetky účty, alebo pravidlo, ktoré ovplyvní konkrétne účty.

Potom identifikujete kritériá, ktoré by mali jednotlivé transakcie spĺňať predtým, ako QBO pri transakciách začne konať. Nakoniec určíte, aké informácie má QBO priradiť transakciám, ktoré spĺňajú kritériá. Môžete napríklad zadať typ transakcie a kategóriu.

Pravidlá, ktoré vytvoríte, môžu fungovať jedným z dvoch spôsobov:

• QBO môže použiť vaše pravidlo na navrhovanie zmien stiahnutých transakcií, ktoré potom skontrolujete a schválite. Alebo
• Môžete si zvoliť, aby QBO automaticky aplikovalo pravidlo na všetky transakcie, ktoré podľa neho vyhovujú podmienkam pravidla, a pridať tieto transakcie do QBO.

Keď použijete prvý prístup, QBO identifikuje na karte Na kontrolu na stránke Banka a kreditné karty transakcie, pre ktoré nájde a očakáva uplatnenie pravidla. Tieto transakcie môžete identifikovať, pretože v stĺpci Kategória alebo Zhoda sa zobrazuje ikona pravidla.

QBO používa rôzne ikony na identifikáciu transakcií, ktoré zodpovedajú pravidlám, ale ešte neboli pridané do vašej spoločnosti, a transakcií pridaných automaticky pravidlami.

Druhý prístup sa môže zdať riskantný, ale v skutočnosti nie je. Aj keď QBO automaticky aplikuje pravidlo, stále môžete vykonávať zmeny v transakciách, ktoré QBO automaticky akceptuje.

Vytvorenie pravidla

Rovnakým postupom nastavíte oba typy pravidla – ten, ktorý navrhuje zmeny a musíte ich skontrolovať, a ten, ktorý automaticky pridáva transakcie na základe pravidla. Je len jeden krok, kde robíte veci inak.

Vyberte Transakcie → Bankovníctvo.

Zobrazí sa stránka Banka a kreditné karty.

Na pravej strane stránky kliknite na šípku nadol vedľa tlačidla Aktualizovať a vyberte položku Spravovať pravidlá.

QBO zobrazí stránku Pravidlá.

Kliknite na tlačidlo Nové pravidlo v pravom hornom rohu stránky Pravidlá.

QBO zobrazí dialógové okno Pravidlo.

Priraďte pravidlu názov – taký, ktorý bude pre vás zmysluplný.

Zistite, či sa pravidlo vzťahuje na peniaze prichádzajúce do QBO alebo peniaze tečúce z QuickBooks a vyberte účty, na ktoré chcete, aby sa pravidlo vzťahovalo.

Použite sekciu „Keď sa transakcia stretne“ na nastavenie kritérií, ktoré by mal QBO použiť pri skúmaní stiahnutých transakcií, aby určil, či na ne uplatniť pravidlo.

Pomocou tlačidla Pridať riadok môžete nastaviť viacero kritérií a môžete určiť, že transakcia by mala spĺňať všetky alebo niektoré z kritérií. Zadanie „všetko“ je prísnejšie a QBO je pri uplatňovaní pravidla selektívnejší.

Prvý zoznam v sekcii vám umožňuje určiť, či má QBO porovnávať popis transakcie, text banky alebo sumu transakcie s vami nastavenou podmienkou. Pre tých, ktorí sa pýtajú, sa Popis (popis transakcie) vzťahuje na text, ktorý sa zobrazuje v stĺpci Popis na stránke Banka a kreditné karty. Voľba Text banky odkazuje na popis bankového detailu, ktorý banka sťahuje; ak kliknete na niektorú stiahnutú transakciu, môžete si pozrieť popis Bankového detailu. Popis Bankového detailu sa zobrazí v ľavej dolnej časti upravovaných transakcií.

V spodnej časti dialógového okna Pravidlo nastavte informácie, ktoré má QBO použiť na transakcie, ktoré spĺňajú kritériá pravidla. Môžete vybrať jednu alebo viacero z nasledujúcich možností:

• Vyberte typ transakcie, ktorý má QBO priradiť k transakcii.
• Vyberte príjemcu platby a jednu alebo viac kategórií, ktoré sa majú použiť na transakcie, ktoré spĺňajú podmienky pravidla.
• Voliteľne pridajte poznámku ku každej transakcii, ktorá spĺňa podmienky pravidla.
• Začiarknite políčko Automaticky pridať do mojich kníh, ak chcete, aby QBO automaticky pridával transakcie, ktoré spĺňajú podmienky pravidla, do vašej spoločnosti.

  Toto je „iný“ krok, ako nájdete v úvode týchto krokov. Ak začiarknete toto políčko, nemusíte schvaľovať transakcie, na ktoré QBO uplatňuje toto pravidlo. Automaticky pridané transakcie však môžete kedykoľvek zmeniť.

Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Po vytvorení pravidla môžete použiť stĺpec Akcie na stránke Pravidlá na jeho skopírovanie (aby ste nemuseli vytvárať podobné pravidlá od začiatku) a na odstránenie pravidiel, ktoré už nechcete. A ak potrebujete upraviť pravidlo, kliknutím na tlačidlo Upraviť v stĺpci Akcie znova otvorte dialógové okno Pravidlo a vykonajte zmeny.

Účtovníci, môžete pomôcť svojim klientom a ušetriť čas, ak exportujete a importujete pravidlá medzi spoločnosťami QBO.