Správa projektov v QuickBooks Online

Funkcia QuickBooks Online Projects vám pomáha organizovať na jednom centralizovanom mieste všetky časti – teda súvisiace transakcie, strávený čas a potrebné správy – ktoré tvoria... no, projekt. A zostavy zahrnuté vo funkcii Projekty vám pomôžu určiť ziskovosť každého projektu a udržať si prehľad o nevyfakturovanom čase a výdavkoch, ako aj o nevyfakturovanom čase.

Ak používate QBO Plus v Kanade, Spojenom kráľovstve, Spojených štátoch alebo Austrálii, môžete využiť funkciu Projekty. V súčasnosti je funkcia v režime „ukážky“ – čo znamená, že je dostupná iba v QuickBooks Online Labs. Ak chcete túto funkciu zapnúť, postupujte takto:

Kliknite na Gear a potom na QuickBooks Labs.
QuickBooks Labs nájdete v spodnej časti stĺpca Vaša spoločnosť.

QBO zobrazí túto stránku.

Stránka QuickBooks Labs.

Kliknutím na tlačidlo Vypnúť vedľa položky Sledovať svoje projekty zapnite funkciu Projekty.

Tlačidlo Off sa zmení na On a zobrazí sa správa, ktorá vám povie, že QBO aktivoval doplnok Projects.

Kliknutím na Hotovo sa vrátite do vašej spoločnosti QBO.

Na navigačnej table sa zobrazí nová možnosť Projekty. Keď kliknete na možnosť, QBO vás vyzve, aby ste nastavili svoj prvý projekt.

Nová stránka Projekty v QBO.

Kliknite na Pridať svoj prvý projekt a začnite používať funkciu Projekty. Na pravej strane obrazovky sa zobrazí panel; na paneli zadajte názov projektu, čo môže byť čokoľvek, čo chcete, a malo by to byť niečo, čo ľahko spoznáte. Dodajte tiež zákazníkovi spojenému s projektom a ak chcete, akékoľvek poznámky o projekte. Keď skončíte, kliknite na Uložiť a QBO zobrazí správu, ktorá vám oznámi, že nastavila projekt. Keď kliknete na OK, aby ste správu zrušili, zobrazí sa stránka podobná tejto.

Stránka Prehľad s podrobnosťami o projekte.

Terminológia tu môže byť trochu mätúca; vyššie, pozeráte sa na stránku Prehľad, kde nájdete podrobnosti o projekte. Na tejto stránke sa zobrazuje zoznam správ súvisiacich s informáciami o projekte, ktoré si môžete pozrieť a ktoré by mohli byť lepšie nazvané „Správy o projekte“ namiesto „Prehľad“. Na stránke Transakcie (kliknite na odkaz vedľa Prehľad) sú uvedené všetky transakcie spojené s projektom. Ak v tomto bode kliknete na Projekty na navigačnej lište, stránka zobrazí zoznam projektov, ktoré ste vytvorili; kliknutím na ľubovoľný projekt zobrazíte stránku zobrazenú nižšie.

Aj keď pri vytváraní projektu vyberiete zákazníka, QBO nenačíta existujúce transakcie pre zákazníka na stránku Projekty. Novovytvorené projekty nemajú žiadne transakcie — a preto je logicky stránka Transakcie prázdna a zostavy neobsahujú žiadne informácie.

Ak uvažujete o zmene mena zákazníka pri existujúcich transakciách, aby ste tieto transakcie vtiahli do projektu, buďte opatrní. Zmena zákazníka môže mať dôsledky prostredníctvom QBO. Napríklad, ak sa pokúsite zmeniť zákazníka priradeného k platobnej transakcii, ktorú ste uložili, QBO vás upozorní, že pred zmenou mena zákazníka musíte odstrániť transakciu z vkladu. A to pokazí váš vklad, pokiaľ nezabudnete znova pridať platbu k vkladu. Veci sa môžu veľmi rýchlo skomplikovať.

Uistite sa, že ste pri vytváraní transakcie vybrali projekt z rozbaľovacieho zoznamu Zákazník namiesto zákazníka.

Na obrázku nižšie sa vytvára transakcia faktúry pre projekt. A máte nové miesto, kde začať, keď chcete pridať transakciu do projektu; hoci môžete začať z ponuky Vytvoriť alebo z Predaja na navigačnej lište, môžete tiež kliknúť na tlačidlo Pridať do projektu po kliknutí na Projekty na navigačnej lište. Upozorňujeme, že na stránke Projekty nemôžete vytvoriť potvrdenie o predaji; použite ponuku Vytvoriť alebo stránku Predaj.

Vytvorenie faktúry za projekt.

Akonáhle váš projekt zhromaždí transakcie, správy budú mať zmysel. Prehľad Zoznam transakcií štandardne zobrazuje presne to, čo by ste očakávali: všetky transakcie priradené k projektu.

Správa o ziskovosti projektu je v podstate správou o zisku a strate projektu; nižšie vidíte ukážku.

Vzorová správa o ziskovosti projektu.

Prehľad Nefakturovaný čas a výdavky zobrazuje čas pridelený projektu, ale ešte nevyfakturovaný, a prehľad Nefakturovateľný čas zobrazuje čas zaznamenaný v projekte, ktorý nemôžete vyúčtovať projektu.

Funkcia Projekt vám tiež poskytuje spôsoby „likvidácie“ projektu. Ak začiarknete položku Projekt na navigačnom paneli a potom kliknete na tlačidlo Možnosti pre konkrétny projekt, môžete sa rozhodnúť označiť projekt ako dokončený, označiť projekt ako zrušený alebo projekt odstrániť. Všimnite si, že nemôžete vymazať žiadny projekt, ku ktorému sú priradené transakcie; musíte projekt označiť ako ukončený alebo zrušený.